Magazyn w KPiR

W menu Magazyn możemy:

· Dodawać materiały i towary jako pozycje magazynowe,

· wprowadzić bilans otwarcia towarów na magazynie (stany magazynowe),

· zarejestrować towary (jeśli towary nie są wprowadzane poprzez fakturę zakupu),

· zarejestrować wyroby gotowe,

· wprowadzić na magazyn materiały przeznaczone do produkcji,

· wprowadzić różnice inwentaryzacyjne.

· zużycie własne materiałów – koszt firmy.

Możesz również wprowadzać bilanse otwarcia, zwiększenia i zmniejszenia stanów, na które nie ma faktury, przesunięcia międzymagazynowe oraz przygotowywać różnego rodzaju raporty powiązane ze stanem magazynowym.

Artykuły są niezbędne do wprowadzania faktur sprzedaży oraz zakupu, a także w transakcjach magazynowych. Lista artykułów może być taka sama dla faktur sprzedaży, zakupu oraz transakcji magazynowych. Jednakże możliwe jest ich filtrowanie w zależności od aktywności.

Artykuły przy wprowadzaniu faktur są wybierane według kodu. Dlatego też, system kodów artykułów musi być zdefiniowany przed rozpoczęciem pracy w programie. Dobrze przygotowana lista artykułów ułatwia wprowadzanie faktur sprzedaży i zakupu, a także transakcji magazynowych. Długość kodu artykułu nie powinna przekraczać 20 znaków.

Artykuły dzielimy na trzy grupy:

Artykuły typu usługa, produkt są używane w sytuacjach, kiedy nie jest ważny stan magazynowy ich ilości.

Artykuł typu pozycja magazynowa używany jest w celach kontroli stanu magazynowego.

Typ Podział kosztu na pozycje magazynowe (PRO) stosowany jest w momencie, gdy chcemy podwyższyć wartość towaru na magazynie o dodatkowe koszty uboczne np. transport. Na podstawie wszystkich rodzajów artykułów mogą być przygotowane raporty.

Artykuły, które są aktywne w Sprzedaż, w karcie danego artykułu, pojawią się w liście rozwijanej podczas dodawania artykułów w fakturach sprzedaży.

W ustawieniach początkowych programu istnieje kilka artykułów sprzedaży, aczkolwiek w celu ułatwienia dodawania faktur sprzedaży warto dodać artykuły odpowiadające prowadzonej przez siebie działalności.

Jeżeli faktury sprzedaży wystawiane są na różne usługi, każdy artykuł może stanowić oddzielną usługę. Ta sama kolumna przychodu może być użyta dla różnych artykułów.

Uwaga!

Jeśli produkty lub usługi podlegają pod podział wg kodów GTU załóż kartę artykułu lub usługi dla każdego artykułu z innym kodem GTU.

Oddzielnie powinny zostać dodane artykuły sprzedaży, które różnią się stawką VAT (poza pozycjami magazynowymi). Jeżeli ten sam artykuł występuje z różnymi stawkami VAT, nie wprowadzaj go podwójnie, ale na pewno będzie łatwiej jak dodasz kilka artykułów np. w podziale na usługi kraj lub usługi WDU, z różnymi stawkami VAT, aby nie pomylić się podczas wystawiania dokumentu sprzedaży.

Aby dodać artykuł sprzedaży przejdź do: Przychody > Artykuły > Nowy artykuł sprzedaży. W ten sposób otworzy się karta artykułu.

Kod – wprowadź nazwę skróconą artykułu.

Nazwa – opisuje transakcję związaną z artykułem. W razie potrzeby możliwa jest zmiana lub uzupełnienie nazwy artykułu na fakturze.

Kod EAN – jeśli znasz kod EAN danego produktu lub usługi możesz o uzupełnić.

Kod GTU – jeśli towar lub usługa podlega pod kody GTU, wybierz go tutaj.

Rodzaj – wskaż Produkt, Usługa lub Pozycja Magazynowa. Jeżeli śledzisz zmiany stanu na magazynie danego artykułu to wybierz ostatnią opcję (Pozycja magazynowa).

Aktywny w – wybierz transakcje, w których dany artykuł może być użyty.

· Sprzedaż – tylko w dokumentach sprzedaży,

· Sprzedaż + Zakupy – dokumenty sprzedaży oraz dokumenty zakupu,

· Nieaktywny – artykuł nie jest używany.

Jednostka miary – wybierz jednostkę miary dla danego artykułu. Możesz dodać własne jednostki miary przechodząc do Ustawienia > Ustawienia ogólne > Jednostki miary. Możesz również dodać brakującą jednostkę bezpośrednio na liście miar do wyboru poprzez kliknięcie Dodaj. Jest to pole obowiązkowe, należy upewnić się, iż mamy je uzupełnione.

Cena sprzedaży – jeżeli masz artykuł sprzedaży, a jego cena sprzedaży jest stała, wprowadź cenę bez VAT, tak żeby program mógł ją sugerować za każdym razem, kiedy dany artykuł jest wybierany w fakturze sprzedaży. Na fakturze sprzedaży można zmienić cenę sprzedaży w razie potrzeby. Jeżeli cena sprzedaży danego artykułu jest zmienna, nie wprowadzaj Ceny sprzedaży ani Ostatniej ceny zakupu.

Rabat % – wysokość rabatu przypisanego danemu artykułowi w procentach, dodany jako domyślny na fakturze. Wysokość rabatu % może być zmieniona na fakturze.

Kolumna w KPIR - Jeżeli rodzaj artykułu to Usługa lub Produkt, wybierz odpowiednią kolumnę KPIR dla artykułu sprzedaży. Jeżeli rodzaj artykułu to Pozycja magazynowa, wybierz również odpowiednią kolumnę KPIR.

Program wykorzystuje przypisane konta do tworzenia automatycznych wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

VAT (Value Added Tax) – stawka VAT oznacza wysokość procentową VAT, jaka będzie wykorzystana na fakturze. Jeżeli niektóre artykuły sprzedawane są zarówno w Polsce jak i w innych krajach, wybierz stawkę, która obowiązuje w Polsce, a później na fakturze zmień stawkę na 0% lub NP. w razie potrzeby. Jeżeli natomiast artykuły sprzedawane są tylko poza terytorium Polski, wybierz domyślną stawkę 0%.

Artykuły aktywne w Zakupy są wyświetlane w liście artykułów w oknie wprowadzania faktur i innych dowodów zakupu.

W ustawieniach początkowych istnieje kilka różnych rodzajów artykułów zakupu wprowadzonych już do programu. Możesz dodać nowe artykuły w razie potrzeby.

Możesz dodać artykuły zakupu poprzez wybór Wydatki > Artykuły > Nowy artykuł zakupów lub poprzez kliknięcie dodaj po rozwinięciu listy artykułów w oknie wprowadzania dokumentu zakupu.

Kod – wprowadź nazwę skróconą artykułu.

Nazwa – opisuje transakcję związaną z artykułem. W razie potrzeby możliwa jest zmiana lub uzupełnienie nazwy artykułu na fakturze.

Kod EAN – jeśli znasz kod EAN uzupełnij go.

Rodzaj – wybierz Produkt, Usługa lub Pozycja Magazynowa, lub podział kosztu na pozycję magazynową. Jeżeli śledzisz zmiany stanu na magazynie danego artykułu to wybierz ostatnią opcję (Pozycja magazynowa).

Aktywny w – wybierz transakcje, w których dany artykuł może być użyty.

· Zakupy – tylko w dokumentach zakupu,

· Sprzedaż + Zakupy – dokumenty sprzedaży oraz dokumenty zakupu,

· Nieaktywny – artykuł nie jest używany.

Jednostka miary – wybierz jednostkę miary dla danego artykułu. Możesz dodać własne jednostki miary przechodząc do Ustawienia > Ustawienia ogólne > Jednostki miary. Możesz również dodać brakującą jednostkę bezpośrednio na liście miar do wyboru poprzez kliknięcie Dodaj.

Cena zakupu – jeżeli znana jest cena zakupu to wprowadź ją bez VAT, aby program proponował ją automatycznie jako domyślną podczas wystawiania faktury.

Określ ostatnią cenę zakupu w przypadku, kiedy zakupujesz dobra lub usługi wskazane w karcie artykułu ze stałą ceną. Możesz zmienić cenę zakupu na fakturze zakupu w razie potrzeby. Jeżeli artykuł nie ma stałej ceny, pozostaw to pole puste.

Konto sprzedaży/zakupu artykułu zależy od rodzaju artykułu oraz aktywności. W programie można ustawić konta domyślne przechodząc do Ustawienia > Ustawienia finansów > Konta domyślne. W związku z tym, że możliwe jest wskazanie tylko jednego konta sprzedaży w ustawieniach domyślnych, ustawienia domyślne konta mogą nie być odpowiednie w przypadku dodania nowych kont. Dlatego też, sprawdź konta podczas przygotowywania nowych kont.

Jeżeli rodzaj artykułu to Usługa lub Produkt, wybierz odpowiednie konto kosztowe dla artykułu zakupu. Jeżeli rodzaj artykułu to Pozycja magazynowa, wybierz również konto zapasów (magazynu).

Program wykorzystuje przypisane konta do tworzenia automatycznych wpisów do księgi przychodów i rozchodów.

VAT (Value Added Tax) – stawka VAT oznacza wysokość procentową VAT, jaka będzie obliczana na fakturze. Jeżeli niektóre artykuły sprzedawane są w Polsce i w innych krajach, wybierz stawkę, która jest w Polsce, a później na fakturze zmień stawkę na zero w razie potrzeby. Jeżeli natomiast artykuły sprzedawane są tylko poza terytorium Polski, wybierz stawkę 0%.

W module Magazyn zobaczyć można artykuły, których rodzaj to pozycja magazynowa. Wprowadź artykuły o tym rodzaju poprzez Magazyn > Artykuły > Nowa pozycja magazynowa.

W przypadku pozycji magazynowych, towary te będą podlegały ilościowemu przeliczaniu. Jeżeli używać będziesz pozycji magazynowych na fakturach zakupu, będą one automatycznie zapisywane w magazynie. Jeżeli natomiast używać będziesz pozycji magazynowych w fakturach sprzedaży, to ich stan będzie się automatycznie w magazynie zmniejszał. W ten sposób tworzone są transakcje magazynowe, dzięki którym możesz generować raporty z magazynu. Po wyborze pozycji magazynowej na fakturze ukazuje się również jej stan na magazynie.

W transakcjach magazynowych stosowana jest metoda wyceny FIFO.

Kod – może składać się numerów oraz liter. Maksymalna długość kodu to 20 znaków. Jeżeli zakupujesz dobra od stałych dostawców, możesz użyć kodu nazwę dobra dostawcy jako kodu. Możesz zmienić kod danej pozycji w późniejszym czasie. To spowoduje zmianę kodu również w już wcześniej zapisanych dokumentach.

Nazwa – wprowadź nazwę artykułu. W razie potrzeby nazwa może być rozwinięta na fakturze podczas jej wprowadzania.

Kod EAN – jeśli znasz kod EAN danego produktu lub usługi możesz o uzupełnić.

Kod GTU – jeśli towar lub usługa podlega pod kody GTU, wybierz kod tutaj.

Rodzaj – domyślnym wyborem jest pozycja magazynowa. Zmiana nie jest zalecana.

Aktywny w – domyślnym wyborem jest Sprzedaż + Zakupy. Zmiana nie jest zalecana. Jeżeli chcesz usunąć artykuł z dokonywanych operacji wybierz opcję nieaktywny.

Jednostka miary – wybierz jednostkę miary dla danego artykułu. Możesz dodać własne jednostki miary przechodząc do Ustawienia > Ustawienia ogólne > Jednostki miary.

Cena sprzedaży – wprowadź cenę bez VAT. W razie potrzeby możesz zmienić cenę na fakturze.

Rabat % – wysokość rabatu przypisanego danemu artykułowi w procentach jest dodany jako domyślny na fakturze. Wysokość rabatu % może być zmieniona na fakturze.

Ostatnia cena zakupu - obliczana jest automatycznie na podstawie metody FIFO.

Cena zakupu – cena zakupu towaru.

Ilość na stanie – ilość towaru na magazynie w danym momencie. Stan może ulec zmianie.

Zarezerwowano – ilość zarezerwowanego towaru (rezerwację można zrobić w module Oferty proformy Zaliczki)

Wartość magazynowa – stan na magazynie przemnożony przez koszt towaru.

VAT (Value Added Tax) – stawka VAT oznacza wysokość procentową VAT, jaka będzie obliczana na fakturze. Jeżeli niektóre artykuły sprzedawane są w Polsce i w innych krajach, wybierz stawkę, która jest w Polsce, a później na fakturze zmień stawkę na zero w razie potrzeby. Jeżeli natomiast artykuły sprzedawane są tylko poza terytorium Polski, wybierz stawkę 0%.

Receptura wyrobu gotowego – ustal recepturę wyrobu jeśli artykuł który wprowadzasz będzie wyrobem gotowym.

Jeśli ponosisz dodatkowe koszty zakupu towarów handlowych i zgodnie z polityką rachunkowości chcesz doliczyć te koszty do ceny towaru, użyj w tym celu artykułu z odpowiednim rodzajem. Wybierz wtedy podział kosztu na pozycję magazynową.

Kod – może składać się numerów oraz liter

Nazwa – wprowadź nazwę artykułu. Np. Koszt transportu towarów

Kod EAN – jeśli znasz kod EAN danego produktu lub usługi możesz o uzupełnić.

Rodzaj – wybierz Podział kosztu na pozycję magazynową.

Aktywny w – domyślnym wyborem jest Zakupy. Zmiana nie jest zalecana.

Grupa artykułu – jeśli masz podział na grupy artykułów, możesz dodać dany artykuł do grupy danych artykułów.

Jednostka miary – wybierz jednostkę miary dla danego artykułu. Możesz dodać własne jednostki miary przechodząc do Ustawienia > Ustawienia ogólne > Jednostki miary.

Cena sprzedaży – wprowadź cenę bez VAT. W razie potrzeby możesz zmienić cenę na fakturze.

Rabat % – wysokość rabatu przypisanego danemu artykułowi w procentach jest dodany jako domyślny na fakturze. Wysokość rabatu % może być zmieniona na fakturze.

Ostatnia cena zakupu - obliczana jest automatycznie na podstawie metody FIFO.

VAT (Value Added Tax) – wybierz stawkę VAT stosowaną na dokumentach zakupu.

Utwórz fakturę, na której wybierz powyżej utworzony artykuł Podział kosztu.

W ostatniej kolumnie wiersza artykułu pojawi się opcja Podział kosztu, wybierz kwadracik znajdujący się w tej kolumnie. Otworzy się okno, w którym wybierzesz fakturę zakupu artykułu, do którego chcesz doliczyć dodatkowy koszt.

Najpierw z listy rozwijalnej powyżej linii artykułu wybierz firmę, od której uprzednio zakupione były pozycje magazynowe. Następnie w kolumnie Wybierz zaznacz fakturę, na której znajdują się pozycje magazynowe do których chcesz doliczyć dodatkowy koszt oraz wciśnij opcję Podziel koszty zgodnie z fakturą. Użyj guzika Wybierz.

Pojawiło się dodatkowe okno, w którym możesz dokonać wyboru rodzaju podziału kosztu, proporcjonalnie według ilości lub równo na wszystkie wiersze faktury. Wciśnij Zapisz, jeśli chcesz zapisać lub Usuń, jeśli nie chcesz dokonywać podziału lub wcześniej stwierdzono błąd.

Na fakturze zakupu w kolumnie Podział kosztu kwadracik zmieni kolor na niebieski, oznacza to, że koszty zostały podzielone, po wciśnięciu tego kwadracika można podejrzeć, jak podział został dokonany, oraz można usunąć podział, aby wykonać go ponownie przeprowadź proces jeszcze raz.

W menu Magazyn > Artykuły można sprawdzić czy dany koszt doliczony został poprawnie, wartość kosztu dodatkowego pojawi się w miejscu Wartość magazynowa.

Rozpoczynając pracę w programie możemy wprowadzić stan początkowy towarów i materiałów, które ewidencjonujemy w magazynie. W tym celu wprowadź bilans otwarcia stanu magazynowego w Magazyn > Transakcja magazynowa > Nowa transakcja magazynowa > Przyjęcie do magazynu. Jako datę przyjęcia do magazynu wybierz dzień po bilansie otwarcia. Na przykład, jeżeli dzień otwarcia bilansu to 31.12.2022 to dzień przyjęcia do magazynu to 01.01.2023. Dodaj wszystkie artykuły w magazynie z ilościami oraz ceną jako jedną transakcję przyjęcia do magazynu.

Aby sprawdzić i porównać bilans otwarcia magazynu wprowadzonego dokumentem przyjęcia PZ z bilansem otwarcia wprowadzonym w Ustawieniach, należy sporządzić raport z monitorowania zapasów na dzień przeliczenia magazynu. Taki raport można wygenerować w module Magazyn > Raport z monitorowania zapasów. Klikamy Otrzymaj raport.

Możesz wyróżnić dział firmy, centrum kosztów oraz projekty na dokumentach magazynowych. Działy, centra kosztów oraz projekty muszą być uprzednio zdefiniowane w menu Ustawienia > Dodatkowe paramenty.

Zakup towarów i materiałów, które mają być ewidencjonowane na magazynie, wprowadzamy w module Wydatki > Zakupy i Rachunki. Dodajemy Nowy rachunek. Uzupełniamy wszystkie wymagane pola. W kolumnie artykuł rozwijamy listę produktów i usług. Wybieramy uprzednio utworzony artykuł będący pozycją magazynową, jeśli nie ma danego artykułu na liście wtedy klikamy w dodaj. W karcie produktu w liście rozwijanej Rodzaj, wybieramy Pozycja Magazynowa. Uzupełniamy pozostałe pola i zapisujemy. Utworzony artykuł podpowie się na fakturze. Fakturę zapisujemy. Faktura zakupu jest równoznaczna z dokumentem przyjęcia na magazyn.

Ważne!

Nie ma potrzeby wykonywania dodatkowych operacji w module Magazyn. Stan w magazynie automatycznie się zwiększy.

Sprzedaż towarów i materiałów, które mają być ewidencjonowane na magazynie, wprowadzamy poprzez Przychody > Sprzedaż i wystawianie faktur. Dodajemy Nowy dokument. Uzupełniamy wszystkie wymagane pola. W kolumnie artykułu rozwijamy listę produktów i usług i wybieramy pozycję magazynową, jeśli jej nie ma dodajemy nowy produkt klikając Dodaj poniżej listy artykułów do wyboru. Kiedy użyjemy ten rodzaj artykułu na fakturze sprzedaży, towar lub materiał zostanie zdjęty ze stanu magazynowego zgodnie z metodą FIFO. Uzupełniamy pozostałe pola i zapisujemy. Fakturę zapisujemy. Faktura zakupu jest równoznaczna z dokumentem wydania z magazynu. Możemy również użyć opcji Utwórz fakturę sprzedaży na dokumencie zakupu dane o towarze i ilości uzupełnią się automatycznie.

Ważne!

Nie ma potrzeby wykonywania dodatkowych operacji w module Magazyn. Stan w magazynie automatycznie się zmniejszy.

Towary, które nie zostały sprzedane, a których nie ma już w magazynie z różnych względów, np. kradzieży, zniszczenia, wprowadza się w module Magazyn > Transakcja magazynowa > Nowa transakcja. Rodzaj: rozchód z magazynu (WZ). W kolumnie artykułu rozwijamy listę produktów i usług, gdzie wybieramy pozycję magazynową. Uzupełniamy pozostałe pola i zapisujemy.

W sytuacji, w której w ciągu tygodnia wydawana codziennie jest jakaś ilość towaru z magazynu, ale nie jest za każdym razem wystawiana faktura/klient nie chce otrzymywać codziennie nowej faktury, rozwiązania są następujące.

Niektórzy użytkownicy używają program w ten sposób, że każdego dnia wprowadzają transakcje magazynową w module Magazyn. Najczęściej jest to rozchód. Na koniec tygodnia natomiast wystawiają fakturę sprzedaży na całkowitą ilość sprzedanych towarów w danym okresie. Koszt sprzedaży zostanie zaksięgowany w momencie wydania towaru.

W takiej sytuacji należy pamiętać, żeby na fakturze nie wybierać ponownie tej samej pozycji magazynowej. Należy utworzyć nowy produkt lub usługę, np. dostawa towarów. Na fakturze zostanie zaksięgowana wartość sprzedaży wydanych wcześniej towarów.

Jeżeli po regularnym wprowadzaniu transakcji magazynowych utworzy się fakturę, na której wybrana będzie ta sama pozycja magazynowa, w ostatecznym rozrachunku dany rozchód będzie policzony dwukrotnie.

Ważne!

Dodatkowo nie trzeba i nie powinno się powielać transakcji w magazynie.

Metoda wyceny magazynu FIFO jest używana do kalkulacji kosztu netto towarów na magazynie. Aby być pewnym, że wartość magazynu jest poprawna, należy stworzyć dla każdego towaru inną pozycję magazynową, wprowadzić właściwe i poprawne dane ilościowe, za każdym razem, kiedy tworzymy faktury lub transakcje magazynowe.

Dodatkową opcją wydania towarów w trakcie miesiąca bez faktury jest funkcja faktur zbiorczych (pakiet PRO) gdzie można wystawić dowody dostawy do danego klienta a na koniec miesiąca wystawia się fakturę zbiorczą na podstawie dowodów dostawy.

Więcej w naszej instrukcji dotyczącej faktur zbiorczych.

Towary wytworzone w wyniku produkcji lub inne, które trafiły do magazynu nie w wyniku zakupu, wprowadzone są w module Magazyn. W każdej sytuacji, jeżeli nie mamy rachunku za zakup, towary zwiększające stan w magazynie wprowadzamy w tym właśnie module.

Wybieramy Magazyn > Transakcja magazynowa > Nowa transakcja magazynowa. Rodzaj: przyjęcie do magazynu (PZ). W kolumnie artykułu rozwijamy listę produktów i usług. Klikamy w dodaj. W karcie produktu w liście rozwijanej Rodzaj, wybieramy Pozycja Magazynowa. Uzupełniamy pozostałe pola. W kolumnie Ilość wpisujemy ilość sztuk przyjętych do magazynu. Miara, Cena oraz Kwota zostaną pobrane z karty artykułu, jeśli brak tych danych należy je uzupełnić na dokumencie przyjęcia. Zapisujemy.

Towary, które nie zostały sprzedane, a których nie ma już w magazynie z różnych względów, np. kradzieży, zniszczenia, wprowadza się w module Magazyn.

Wybieramy Magazyn > Transakcja magazynowa > Nowa transakcja. Rodzaj: wydanie z magazynu (WZ). W kolumnie artykułu rozwijamy listę produktów i usług. Wybieramy pozycję magazynową. Uzupełniamy pozostałe pola. W kolumnie Ilość wpisujemy ilość sztuk wydanych z magazynu. Miara, Cena oraz Kwota zostaną pobrane z karty artykułu. Zapisujemy.

Dodaj przesunięcie międzymagazynowe jako nową transakcję w menu Magazyn > Transakcje magazynowe > Nowa transakcja. Opcja przesunięcia międzymagazynowego pojawia się w momencie, kiedy utworzone są co najmniej dwa magazyny. Magazyny dodaje się przechodząc do Ustawienia > Dodatkowe parametry > Magazyny. Wybierz przesunięcie międzymagazynowe jako rodzaj operacji, określ z którego magazynu zostaje przesunięty towar i na który magazyn trafi. Dodaj towary lub materiały, które chcesz przemieścić pomiędzy magazynami.

Opcja wielu magazynów jest dostępna w pakiecie PRO.

Aby wystawić korektę faktury sprzedaży dotyczącej pozycji magazynowych musisz na liście zaksięgowanych faktur odnaleźć fakturę, którą chcesz skorygować. Program automatycznie podpowie ilość taką, jaka była na fakturze, ale ze znakiem “minus”. Jeśli chcesz skorygować tylko część ilości, zmień ilość w kolumnie wpisując liczbę z minusem. Kliknij w zaznaczony na czerwono na zdjęciu poniżej przycisk w kolumnie faktura do skorygowania. W ten sposób pokaże nam się tabela z artykułem oraz ceną zakupu. Wartość w kolumnie zwrócona ilość powinna być zgodna z nową ilością na fakturze. Zaznaczamy pełna alokacja, jeżeli wszystkie towary mają wrócić na magazyn. Zapisujemy.

Kiedy chcesz wystawić fakturę korektę do zakupu magazynowego, musisz odszukać na liście wprowadzonych do systemu faktur w menu Wydatki > Zakupy i rachunki, otworzyć dokument i kliknąć w lewym dolnym rogu Utwórz korektę. Potem określić ilość, jaką chcesz skorygować (liczba musi być ujemna) w linii artykułu, wpisz cenę, jeśli jej nie ma. Zapisz dokument.

Poprzez przygotowanie raportu lista magazynowa możesz monitorować bieżący stan towarów na magazynie lub magazynach, wszystkich razem (jeśli jest więcej niż jeden) i każdego z osobna. Wpisz datę oraz wybierz magazyn, który chcesz sprawdzić. Aby zobaczyć listę magazynową wszystkich magazynów pole wyboru magazynu zostaw puste.

Raport pokazuje stan magazynu według towarów, ilość towaru na magazynie, cenę jednostkową oraz sumuje stan na magazynie.

Pamiętaj, stan ilości towarów na koniec danego roku obrotowego musi być równy lub większy od zera.

Utworzone w menu Magazyn > Transakcje Magazynowe dokumenty magazynowe (przyjęcie, wydanie, przesunięcie międzymagazynowe) mogą być wydrukowane w trzech podstawowych formach.

Dokument bez cen – Dokument zawierający tylko ilość wydawanego towaru bez cen ewidencyjnych lub sprzedaży.

Dokument w cenach magazynowych – Dokument drukowany jest z cenami magazynowymi.

Dokument w cenach sprzedaży – Dokument drukowany jest z ceną sprzedaży.

Raport szczegółowy z przepływu towarów możemy utworzyć w menu Magazyn > Raport szczegółowy z przepływu towarów. Daje on nam wgląd w ruchy na poszczególnych magazynach i poszczególnych artykułach jak również ich ilości oraz wartości.

Aby przygotować raport, należy wybrać pozycję magazynową z listy rozwijalnej, magazyn – jeśli jest ich więcej niż jeden – oraz określić okres za jaki chcemy sprawdzić ruchy na magazynie.

Raport szczegółowy z przepływu towarów zawiera wszystkie operacje na danej pozycji magazynowej – przyjęcia i wydania z ilością oraz ceną.

Wartość netto magazynu jest przeliczana według zasady FIFO, pierwsze przyszło pierwsze wyszło. Kolumna Ilość na stanie pokazuje kalkulację ilości zgodnie z metodą FIFO. Ta kolumna pokazuje faktury zakupu oraz przyjęcia na magazyn tworzące nadwyżkę lub niedobór na magazynie.

Suma końcowa na raporcie szczegółowym z ruchów na magazynie jest równa pozostałej ilości na magazynie.

Przyjęcia oraz wydania tworzą automatycznie zapisy w ewidencji magazynowej. Raport z monitorowania zapasów pełni funkcję kontrolną, dotyczącą ilości oraz wartość pozostałego na magazynie stanu towarów i materiałów. Raport ten możemy wykonać w menu Magazyn > Raport z monitorowania zapasów.

Raport z monitorowania zapasów może być przygotowany do wszystkich kolumn KPiR.

Raport z analizy towarów na magazynie umożliwia generowanie różnego rodzaju raportów o towarach na magazynie. Możemy go utworzyć w menu Magazyn > Raport z analizy towarów na magazynie.

Wprowadź datę końcową okresu, który będzie podstawą do sporządzenia raportu, długość okresu w miesiącach oraz ilość okresów do raportu. Możesz określić również dodatkowe dane takie jak:

Data zakończenia okresu – data sporządzenia raportu.

Długość okresu (Miesiące) – ile miesięcy ma się zawrzeć w raporcie (suma) np. 1 lub 12

Ilość okresów – ile miesięcy ma zostać wprowadzone do porównania. 1 lub 12

Typ transakcji – Sprzedaż, Zakup, Przyjęcie do magazynu lub Wydanie z magazynu.

Użytkownik – wybierz e-mail osoby, która mogła sporządzić operacje w programie.

Artykuł – wybierz artykuł, dla którego chcesz sporządzić szczegółowy raport.

Klient – wybierz Klienta, dla którego chcesz sporządzić szczegółowy raport.

Magazyn – Wybierz magazyn do raportu.

Dział – jeśli są utworzone działy w twoim programie, wybierz jeden z nich, lub jeśli chcesz utworzyć raport da wszystkich działów to miejsce pozostaw puste.

Pokaż w wierszach – możesz wybrać jakie dane mają się pokazać w raporcie: Produkt, Klienta, Dostawca, Grupa artykułu lub Użytkownik.

Typ wartości – określ jakie wartości chcesz uzyskać na raporcie: Ilość, Kwota sprzedaży, Cena zakupu lub Zysk ze sprzedaży.

Przygotuj raport klikając ikonę otrzymaj raport. Następuje generacja raportu według Twoich kryteriów.

Raport może być zapisany jako plik PDF lub plik XLS. Można to zrobić klikając ikony w górnym prawym rogu ekranu. Wszystkie wybrane filtry pojawią się na górnej części wydruku raportu.

W menu magazyn możesz również sporządzić raport dotyczący obrotu towarami dla wszystkich towarów na magazynie.

Wybierz Magazyn oraz Grupę artykułu, jeśli grupy są założone, zakres dat i kliknij otrzymaj raport.

Klikając na niebieską nazwę produktu możesz zobaczyć dane szczegółowe.

Jeśli nie wszystkie dane są widoczne, możesz przesunąć paskiem dolnym w prawo, aby zobaczyć pozostałą cześć raportu. Można również dostosować rozdzielczość ekranu.

Kolejność wprowadzania dokumentów powiązanych z pozycjami magazynowymi nie jest istotna, ponieważ opcja przelicz koszt netto przelicza koszt netto pozycji magazynowych zgodnie z metodą FIFO i porządkuje kalkulację i wartości na magazynie. Operację taką możemy wykonać w menu Magazyn > Przelicz koszt netto.

Możesz wystawić fakturę sprzedaży lub zarejestrować dokument magazynowy kosztowy przed zarejestrowaniem towarów na magazynie. Ważne jest, aby przeliczyć koszt netto przed wykonaniem raportów, tak aby program mógł odnaleźć poprawne wartości towarów i skorygować zysk z faktur sprzedaży oraz przeliczyć poprawną wartość magazynu.

Wybierz datę początkową, od której koszt netto ma zostać przeliczony. Użyj opcji Przelicz koszt netto. Pojawi się komunikat o rozpoczęciu przeliczania. W zależności od ilości towarów system wykona pracę w tle i poinformuje cię o zakończonym przeliczaniu koszu netto odpowiednim komunikatem.

Możesz wybrać artykuł i określić datę rekalkulacji kosztu netto – program przelicza wartość zaczynając od tego właśnie wybranego produktu. Możesz przeliczyć koszt netto wszystkich artykułów na magazynie w tym samym czasie. W takim przypadku nie wybieraj artykułu, ale zostaw to miejsce puste. Określ tylko datę początkową kalkulacji.

Ważne!

Jeżeli zrobiłeś już końcowe zestawienia za zakończony rok, nie przeliczaj kosztu netto z datą zakończonego już roku.

Zalecamy kalkulację kosztu netto co najmniej raz w miesiącu przed wykonaniem finansowych raportów miesięcznych.

Data początkowa to pierwszy dzień miesiąca, w którym wykonujemy przeliczenie.

Faktury sprzedaży mogą być wystawiane również dla artykułów, których nie ma jeszcze na magazynie. Dowody przyjęcia na magazyn możesz wpisać później. Ważne jest, aby rozpocząć przelicz stan w magazynie przed sporządzeniem kolejnych raportów magazynowych. Przeliczenie wykonujemy w menu Magazyn > Przelicz stan w magazynie.

Przelicz stan na magazynie co najmniej raz w miesiącu przed wykonaniem miesięcznych raportów końcowych.

Inwentaryzacja – inaczej Remanent lub Spis z natury wprowadzamy w odpowiedniej wartości w menu Ewidencje > Spis z natury.

Po zapisaniu dokumentu pojawi się automatyczny wpis do KPIR w kolumnie 15.

Jeśli przygotowujesz Spis z natury na koniec roku np. 2022/12/31 pamiętaj, aby utworzyć drugi dokument z tą samą wartością na pierwszy dzień roku kolejnego 2023/01/01

Dodatkowo możesz dokonać inwentaryzacji w magazynie.

Ważne!

Przed dokonaniem inwentaryzacji należy wykonać operację przeliczenia stanu towarów na magazynie. Prosimy wybrać: Magazyn > Przelicz stan na magazynie.

Na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji sporządzamy w systemie listę stanu magazynowego. Tworzymy ją w menu Magazyn > Lista magazynowa. Wybieramy dzień, np. 31.12.2022. Klikamy Generuj raport.

Po przeprowadzeniu fizycznego spisu towarów na magazynie, należy utworzyć dokumenty dotyczące różnic inwentaryzacyjnych, jeżeli takie zostały wykazane.

Jeśli podczas inwentaryzacji stwierdzono niedobór towaru, należy utworzyć dokument różnic inwentaryzacyjnych ujemnych. Tworzymy taki dokument w menu Magazyn > Transakcja magazynowa > Nowa transakcja magazynowa. Wybieramy odpowiedni rodzaj transakcji magazynowej: Wydanie z magazynu. W opisie możemy napisać: Różnice inwentaryzacyjne.

Różnice inwentaryzacyjne dodatnie tworzymy w również w menu Magazyn > Transakcja magazynowa > Nowa transakcja magazynowa. Wybieramy odpowiedni rodzaj transakcji magazynowej: Przyjęcia do magazynu. W opisie możemy napisać: Różnice inwentaryzacyjne.

Różnice zostaną wykazane w kolumnie 10 KPIR.

W 360 Księgowość można prowadzić kilka magazynów (Pakiet PRO). Magazyn można dodać przechodząc do Ustawienia > Ustawienia pozostałe > Magazyn > Nowy magazyn. Jeżeli w działalności firmy funkcjonuje kilka magazynów, towary muszą być wprowadzone w kilku magazynach, a bilanse otwarcia zgodne z tymi magazynami.

Jeżeli w wersji darmowej programu zostały utworzone magazyny, po wykupieniu licencji będą one widoczne i będzie można dokonywać na nich operacji, nie będzie można zakładać nowych magazynów ani edytować już wprowadzonych.

Mając wykupiony Pakiet Pro możesz prowadzić kilka magazynów na raz. Magazyn możesz dodać w menu Ustawienia > Ustawienia pozostałe > Magazyny > Nowy magazyn. Aby dodać magazyn klikamy w Nowy Magazyn oraz wypełniamy kartę zapasów.

Kod – wpisz kod magazynu.

Nazwa – dodaj nazwę magazynu.

Przyjęcie do magazynu, Wydanie z magazynu oraz Przesunięcie Międzymagazynowe, Montaż wyrobów – dodaj przedrostek numeracji dokumentów magazynowych.

Kolejne przyjęcie nr -, Kolejny rozchód nr - Kolejne przesunięcie nr, kolejny numer montażu – określ kolejny numer dla dokumentów magazynowych.

W pakiecie Pro 360 Księgowość możliwe jest tworzenie grup artykułów w celach tworzenia dodatkowych raportów. Grupę artykułów można dodać w menu Ustawienia > Dodatkowe parametry > Grupy artykułów > Nowa grupa. Wybierz odpowiednią grupę artykułu w karcie artykułu.

Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości:

· napisz do nas: pomoc@360ksiegowosc.pl

· zadzwoń do nas: +22 30 75 777

· napisz na czacie

Odwiedź też naszą stronę 360 Księgowość.

Pozdrawiamy!

Zespół 360 Księgowość