Verbinding maken met het PEPPOL-netwerk
Het verzendende bedrijf moet eerst verbinding maken met het PEPPOL-netwerk via Vertuoza. Hiervoor dient het een aanvraag voor verbinding in te vullen via Instellingen > Integratie > Elektronische facturatie. Zodra de aanvraag door de cs is goedgekeurd, is het bedrijf klaar om facturen te verzenden.
Identificatie van bedrijven
Elk bedrijf wordt geïdentificeerd door een uniek PEPPOL-nummer, dat in België het formaat heeft:
0208:BTW_NUMMER(zonder de BE-prefix). Dit nummer moet worden ingevuld in de klant- of leveranciersfiche zodat het verzenden correct werkt.Verzending van de factuur
Zodra de factuur in Vertuoza is geboekt, klikt de gebruiker op “Elektronisch verzenden”. De factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de PEPPOL-operator van de ontvanger.
Controle van de ontvangst
De factuur komt alleen aan bij de ontvanger als deze is aangesloten op het PEPPOL-netwerk en beschikt over een geldig PEPPOL-nummer. In Vertuoza verandert de status van de factuur naar “Verzonden”, waarmee wordt bevestigd dat de overdracht geslaagd is. U kunt controleren of een bedrijf is aangesloten op PEPPOL via de Peppol Directory.
Belangrijk om te weten
PEPPOL ondersteunt alleen facturen tussen bedrijven (niet naar particulieren).
De ontvanger moet geregistreerd zijn op PEPPOL om de factuur te ontvangen.
Als de leverancier of klant nog niet in Vertuoza bestaat, moet deze worden aangemaakt met het juiste btw-nummer zodat het systeem de factuur correct kan identificeren.
Bij een fout kan de factuur worden aangepast, maar momenteel kan deze niet opnieuw elektronisch worden verzonden.