Om de efficiëntie van uw Vertuoza-software te maximaliseren, is het essentieel om deze vanaf het begin correct te configureren. Dit artikel begeleidt u door de belangrijkste stappen om de software effectief en op maat in te stellen.
1. Controleer en vul uw gebruikersprofiel aan
Het gebruikersprofiel is uw identiteit binnen de software. Om hier toegang toe te krijgen, klikt u op uw naam linksonder in het scherm en selecteert u vervolgens "Profiel".
Eenmaal op uw profielpagina kunt u:
✏️ Controleer en bijwerken uw persoonlijke informatie en de specifieke instellingen van uw gebruikersaccount.
📷 Voeg een profielfoto toe om andere gebruikers in staat te stellen u gemakkelijker te herkennen tijdens interacties in de software.
✉️ Configureer uw e-mailhandtekening om uw e-mails op een professionele manier af te sluiten, uw contactgegevens weer te geven en uw merkimago te versterken. Voeg gewenste elementen toe zoals uw naam, voornaam, bedrijfscontactgegevens en eventueel een logo.
❗ Vergeet niet om de wijzigingen op te slaan voordat u de pagina verlaat.
2. Vul de informatie van uw bedrijf aan
Deze sectie in de instellingen stelt u in staat om alle officiële gegevens met betrekking tot uw bedrijf in te voeren en te wijzigen. Om toegang te krijgen, gaat u naar ⚙️ Instellingen > Algemeen > Bedrijf.
Het is essentieel om correct in te vullen:
📄 De contactgegevens en het LOGO van uw bedrijf omdat deze worden gebruikt in alle documenten die door de software worden gegenereerd (offertes, facturen, etc.).
📎 De algemene verkoopvoorwaarden (AVV) omdat dit document automatisch als bijlage aan uw e-mails wordt toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat uw klanten op de hoogte zijn van uw verkoopbeleid, wat misverstanden kan voorkomen en het vertrouwen kan versterken.
🕑 Het schema van uw bedrijf stelt u in staat om standaard het schema van uw personeel (werknemers en zelfstandigen) vooraf in te vullen.
❗ Vergeet niet om de wijzigingen op te slaan voordat u de pagina verlaat.
3. Pas uw documenten aan
In Vertuoza heeft u de mogelijkheid om de documenten die u naar uw klanten stuurt aan te passen om een consistente en professionele uitstraling van uw bedrijf te garanderen. Om toegang te krijgen, gaat u naar ⚙️ Instellingen > Sjabloon > Documenten.
U kunt:
🎨 De kleuren naar keuze instellen om consistentie met uw merkimago te behouden via Sjablonen > Documenten > Kleuren.
📄 Aangepaste sjablonen maken op basis van de behoeften van uw bedrijf.
📌 De sjablonen instellen die standaard worden aangeboden voor uw verschillende documenten.
❗ Vergeet niet om de wijzigingen op te slaan voordat u de pagina verlaat.