Het is mogelijk om uw contacten of bedrijven te importeren vanuit een Excel-bestand.
Hiervoor moet u naar het tabblad "Contactpersonen" of "Bedrijven" gaan en rechtsboven op de blauwe knop "Acties" → "Import" klikken.
Navigatie in het scherm:
De algemene werking en navigatie zijn vergelijkbaar met andere Vertuoza-schermen:
Een zoekgebied.
De tabel met de informatie.
De actieknoppen aan de uiterste rechterkant van de tabel (plaats uw cursor op elke knop om de betekenis te kennen).
De knop "Nieuw" om een nieuw item te maken.
De Actieknop voor een import of export van de lijst
Import template
Het eerste wat u moet doen is de template downloaden door op de blauwe knop "Import template" te klikken.
Let goed op het onderscheid tussen "Contacten" en "Bedrijven" wanneer u het document downloadt, er is een template voor elk die u in elk tabblad vindt.
Open uw downloadmap op uw computer en klik op het Excel-bestand genaamd "contact_nl-NL" of "bedrijf_nl-NL" afhankelijk van het geval.
U ziet dan de verschillende kolommen die deel uitmaken van het bestand. U kunt ze handmatig invullen of kopiëren/plakken vanuit uw eigen klantenbestand. De twee kolommen met een asterisk moeten verplicht worden ingevuld:
Naam
Profiel
Voor de andere kolommen is het aan u om te beslissen welke u wel of niet wilt invullen.
Let op: voor de kolom "Land" moet u de volledige naam invullen met een hoofdletter aan het begin. Voorbeeld: België, Frankrijk, Zwitserland
Zorg ervoor dat u de wijzigingen in het document goed opslaat.
Importeren vanuit een Excel-bestand
Volg de volgende stappen om uw bestand te importeren:
Als het bestand is ingevuld, kunt u teruggaan naar Vertuoza, op het tabblad "Kies een bestand" drukken en het Excel-bestand "contact_nl-NL" of "bedrijf_nl-NL" zoeken, afhankelijk van het geval.
Geef het nummer van het Excel-blad op waarop de informatie staat (dit zal meestal op blad 1 zijn).
Klik op de blauwe knop "Importeren" om de import te starten.
De kolommen van het bestand zullen dan worden gecontroleerd, maar als u ons importtemplate goed heeft gebruikt, zal er geen probleem zijn. Klik gewoon op "Deze stap bevestigen" om naar de laatste stap van de import te gaan.
U controleert dan of alle regels correct zijn en u kunt op "Bevestigen en import goedkeuren" klikken.