Wanneer u samenwerkt met architecten of bij aanbestedingen moet u soms een extern document (meting, prijslijst...) direct importeren om een offerte in Vertuoza te genereren. Dit is mogelijk onder twee voorwaarden:
dat het formaat van het bronbestand in Excel is
dat het bestand voor import overeenkomt met het formaat dat Vertuoza verwacht
Wanneer importeer je een offerte vanuit Excel?
Het moment waarop u het bestand in Vertuoza importeert, kan variëren afhankelijk van de situatie.
In het geval van een aanbesteding waarbij het sjabloon van de prijslijst is opgelegd, is het vaak interessanter om prijsverlagingen en heen-en-weer-verkeer direct op de originele prijslijst te beheren, en om pas wanneer de aanbesteding is gewonnen, het bestand klaar te maken en te importeren in Vertuoza.
Wanneer u meer vrijheid heeft over het formaat (als u bijvoorbeeld het originele bestand aan een architect levert), kunt u een standaard offerte voorbereiden die het Vertuoza-formaat volgt om deze te importeren en direct in Vertuoza te wijzigen.
Hoe importeer je een offerte in Vertuoza?
Het bestand voorbereiden
Het bronbestand in Excel moet worden voorbereid om correct te worden geïmporteerd in Vertuoza.
Verwijder informatie anders dan prijsregels (logo, naam, adres...)
Hernoem de kolommen om overeen te komen met het Vertuoza-formaat:
Artikel voor het artikelnummer (Bijv: 1, 1.1, 1.2...)
Omschrijving voor de naam van de post (Bijv: Interne thermische bekleding)
Eenheid (Bijv: m2)
Hoeveelheid (Bijv: 54)
Type Markt: (Bijv: Vaste hoeveelheid, Vermoedelijke hoeveelheid)
Eenheidsprijs (Bijv: 35€)
Totale prijs(Bijv: 1890€)
Opmerkingen - Verschijnt onder de post in lichter en lichtjes verschoven (Bijv: Materialen in overeenstemming met EU-normen)
*verplichte kolom
Let op:
Als de totale prijs niet is ingevuld, wordt de regel als optie ingesteld
Als de hoeveelheden niet zijn ingevuld, wordt de regel als titel ingesteld
Tip:
Voeg voordat u het bestand importeert een kolom Formaat toe in de eerste kolom. Deze kolom geeft het type regel aan. Dit is vooral handig als uw offerte is gestructureerd met titels, ondertitels, teksten, enz.
Om het type regel aan te geven, voegt u de overeenkomstige code toe:
T: titelregel
O: ondertitel
VP: Vrije post
Het is niet nodig om het totaal te laten staan, het wordt automatisch berekend.
Helemaal onderaan de pagina vindt u een voorbeeld terug die aangeeft welke structuur men moet gebruiken. "Template import offerte.xlsx"
De Excel-offerte importeren in Vertuoza
!! Zorg ervoor dat u Excel offerte import hebt aangevinkt in Instellingen > Eigenschappen > Offerte en Verrekeningen > Import Excel !!
Ga naar het linkermenu, Offertes > Offerte
Klik op Nieuw
Kies Vanuit een Excel
Kies uw voorbereid excelbestand
Geef het nummer van het werkblad op waar de offerte zich bevindt (idealiter 1)
Klik op Importeren
Op dit punt moet Vertuoza automatisch detecteren welke kolom van uw bestand overeenkomt met welke informatie. U kunt controleren en aanpassen door de letter van de kolom van uw bestand in te voeren tegenover de Titel. Als u een niet-vereist kolomtype niet hebt gebruikt (Bijv: type markt), kunt u het leeg laten.
Bevestig deze stap
Controleer de samenvatting. U kunt onnodige regels verwijderen als die er zijn door ze uit te vinken.
Klik op Bevestig deze stap
U komt dan op de bewerkbare offerte in Vertuoza. Gefeliciteerd! U kunt nu de algemene informatie invullen (link), de regeltypes aanpassen, toevoegen, de prijzen wijzigen, de marges (link)...
De offerte wordt vervolgens beheerd op dezelfde manier als alle documenten.
Verder gaan:
>> Verzend een e-mail vanuit Vertuoza
>> Structuur van het platform