Geautomatiseerde taken stellen Vertuoza in staat om taken te verdelen op basis van specifieke gebeurtenissen. Hier zijn twee belangrijke voorbeelden:
Bij het verzenden van offertes: Dit betekent dat u Vertuoza kunt instrueren om taken te verdelen zodra een offerte is verzonden. Bijvoorbeeld, een herinneringstaak kan worden toegewezen aan een verkoper, of elke andere taak die moet worden uitgevoerd na het versturen van een offerte.
Bij het omzetten van een offerte in een werf: Wanneer een offerte wordt geaccepteerd, kunt u deze omzetten in een werf, wat de automatische verdeling van verschillende taken activeert om het werf voor te bereiden. Bijvoorbeeld:
De receptioniste kan een taak krijgen om de aanbetaling te factureren.
De werfbeheerder kan de taak krijgen om "bestellingen voor te bereiden".
De meettechnicus kan de taak krijgen om metingen op de bouwplaats te controleren.
Kortom, deze geautomatiseerde taken voorkomen herhaling van dezelfde handelingen voor dezelfde personen, waardoor het beheer van processen wordt vereenvoudigd.
Hoe Werkt Het?
*1. Triggeractie *
Selecteer de actie die automatisch de taak zal activeren. Voor taken gerelateerd aan offertes kunt u kiezen uit elementen zoals "Verzenden van de offerte" of "Omzetten van een offerte in een werf". De nauwkeurigheid hier is essentieel voor geschikte automatisering.
*2. Omschrijving *
Geef een duidelijke beschrijving van de geautomatiseerde taak. Zorg ervoor dat de beschrijving de gekozen triggeractie weerspiegelt, of het nu gaat om het verzenden van de offerte of de omzetting in een werf.
3. Type Taken
Selecteer het type taak uit de beschikbare opties, zoals administratieve taken, taken gerelateerd aan een werf, commerciële taken, enz.
*4. Tijdslimiet in Dagen *
Stel de tijdslimiet in dagen in na welke de taak automatisch moet worden gegenereerd. Dit zorgt voor een nauwkeurige tijdsopvolging op basis van de triggeractie.
*5. Toewijzing van Taak *
Identificeer de persoon of het team aan wie de geautomatiseerde taak zal worden toegewezen. Dit zorgt voor duidelijkheid in verantwoordelijkheid vanaf het begin.
6. Opmerking
Voeg opmerkingen of aanvullende details toe indien nodig. Deze informatie kan essentiële context bieden om de specifieke aard van de geautomatiseerde taak te begrijpen.
Door deze instellingen aan te passen op basis van triggeracties zoals "Verzenden van de offerte" of "Omzetten van een offerte in een werf", optimaliseert u de efficiëntie van automatisering in Vertuoza, afgestemd op uw specifieke processen.