Configurer le mapping des clients et fournisseurs lors de la synchronisation comptable
Lors de la synchronisation avec votre logiciel comptable, Vertuoza identifie automatiquement vos clients et fournisseurs grâce à une logique en cascade. Comprendre ce mécanisme vous aide à éviter les doublons et à accélérer vos synchronisations.
Comment fonctionne le mapping
À chaque synchronisation, Vertuoza suit cet ordre pour identifier un contact :
Vérification de l'ID de synchronisation — Si un ID est déjà enregistré sur la fiche contact, le système vérifie qu'il existe toujours dans le logiciel comptable. Si oui, il l'utilise directement.
Recherche par nom — Si aucun ID valide n'est trouvé, le système recherche le contact par son nom (nom d'entreprise, ou nom + prénom pour un particulier). Si le contact est trouvé, son ID est récupéré et sauvegardé pour les prochaines synchronisations.
Création automatique — Si aucun résultat par nom, un nouvel enregistrement est créé dans le logiciel comptable et son ID est enregistré.
⚠️ Pour les entrées manuelles (sans fiche Vertuoza), il n'y a pas d'ID initial : le système passe directement à la recherche par nom. L'ID obtenu est alors stocké dans une table intermédiaire, non visible dans l'interface.
Où sont enregistrés les ID
Contacts et entreprises Vertuoza : l'ID est enregistré directement sur leur fiche.
Entrées manuelles : l'ID est stocké dans une table intermédiaire (non accessible aux utilisateurs).
Bonnes pratiques pour éviter les doublons
Renseignez les ID de synchronisation directement sur les fiches contacts/entreprises dans Vertuoza. Cela accélère la synchronisation et évite la création de doublons.
Assurez-vous que les noms dans Vertuoza correspondent exactement à ceux du logiciel comptable (respectez la casse, les espaces et les caractères spéciaux).
Problèmes fréquents
Q : Un doublon a été créé dans mon logiciel comptable. Pourquoi ?
R : Cela se produit si le nom dans Vertuoza ne correspond pas exactement à celui du logiciel comptable (différence de casse, espace en trop, caractère spécial), ou si l'ID enregistré a été supprimé côté comptable.
Q : Comment éviter que cela se reproduise ?
R : Renseignez l'ID de synchronisation directement sur la fiche du contact dans Vertuoza. Le système n'aura plus besoin de rechercher par nom.
✅ Une fois les ID correctement renseignés sur vos fiches, vos synchronisations sont plus rapides et vos données comptables restent cohérentes, sans doublons.