1. A quoi sert la synchronisation comptable?
Cette fonctionnalité permet de synchroniser les écritures comptables des factures de vente et des factures d'achat et d'éviter ainsi le double encodage.
Cette intégration gratuite permet d'effectuer des transferts selon la période demandée:
Les factures clients: Depuis Vertuoza vers le logiciel comptable
Les factures fournisseurs: Depuis Vertuoza vers le logiciel comptable et du logiciel comptable vers Vertuoza
2. Comment configurer une synchronisation comptable ?
2.1 Connexion entre les deux logiciels
- Vous pouvez aller dans Vertuoza dans vos Paramètres < Synchronisation Comptable < Connexion.
- Vous sélectionnez votre logiciel comptable et vous allez en bas de la page sur "Lier mon compte" ou "Vos informations comptables". Une vidéo vous montre aussi les étapes.
Il existe 📡 Deux types d’intégration :
Logiciels en ligne avec connexion directe via API.
ACD
Cegid Loop
Exact Online
Horus
Odoo
Pennylane
Voir vidéo:
Logiciels qui nécessitent un agent local installé sur le serveur/ordinateur :
BOB50
Sage 100
Winbooks
Pour chaque logiciel vous trouverez une documentation sur les prochaines étapes >>ici<<.
2.2. Paramétrage comptable
Une fois la connexion établie, vous pouvez rentrer les informations comptables nécessaires dans la page de connexion. Ces informations sont récupérables depuis votre logiciel comptable:
Codes TVA : Pour chaque TVA utilisée dans vos factures, vous devez ajouter le code TVA correspondant. Ce code provient de votre logiciel comptable.
Comptes généraux: Ajouter les comptes généraux utilisés dans votre logiciel comptable.
Liaison des comptes généraux aux types de composants: Il existe plusieurs liaisons possibles
par types de composants : C'est le minimum obligatoire.
par composant
par ligne de facture
Journaux comptables
Plan analytique:
L'utilisation de plan analytique dans votre logiciel de comptabilité permet, par exemple, de répartir les achats et les ventes par chantier.
Si vous activez l'utilisation des plans analytiques, Vertuoza va créer les chantiers comme analytique dans votre logiciel comptable.
Vous pourrez donc analyser vos factures par chantier.
Attention: si vous avez déjà des analytiques créés dans votre logiciel comptable pour des chantiers de Vertuoza, il est obligatoire d'indiquer l'identifiant de cet analytique dans le champ "identifiant comptable" de votre chantier (voir Gestion > Chantier).
Attention: si vous avez déjà des clients ou des fournisseurs créés dans votre logiciel comptable et si ceux-ci sont aussi dans Vertuoza, il est obligatoire d'indiquer leur identifiant dans la champ "identifiant comptable" dans votre ficher contact/entreprise.ID contact/entreprise:
Pour éviter des doublons de contact (client, fournisseur) entre les deux logiciels et lier correctement les écritures comptables à ceux-ci
Petite vidéo pour vous aider:
3. Questions fréquentes
Pourquoi le bouton “Lier mon compte” est grisé ?
Le bouton “Lier mon compte” est grisé car vous avez déjà commencé votre liaison de compte et vous avez déjà cliqué sur ce bouton. Vous pouvez simplement utiliser le bouton “Vos informations comptables” pour retourner où vous en étiez dans votre configuration de la synchronisation comptable.
Où trouver l'agent local à installer pour les logiciels comptables concernés ?
Lors de la configuration de la synchronisation comptable chez notre partenaire CHIFT, le téléchargement de l'exécutable vous sera automatiquement proposé à la fin de votre configuration dans le cas où il faut installer un exécutable.
La documentation se trouve ici: >>ici<<.
Où trouver les codes TVA ?
Pour Winbooks Classic et Bob50, les codes TVA se trouvent assez facilement dans le logiciel comptable.
Pour Odoo, il faut aller dans la fiche d’une TVA que l’on souhaite utiliser et regarder dans l’URL de la page. Dans l’URL il y a “?id=” suivi d’un chiffre et c’est ce chiffre qu'il faut mettre dans Vertuoza comme code TVA.
Pour les autres logiciels, veuillez contacter le support après avoir fait votre liaison de compte de votre logiciel comptable.
Quelle est la différence entre synchronisation comptable et synchronisation des paiements ?
La synchronisation comptable permet de synchroniser les informations sur les factures clients et fournisseurs entre Vertuoza et le logiciel de comptabilité de votre entreprise.
La synchronisation des paiements est liée aux logiciels de relevé bancaire. Cette fonctionnalité dans Vertuoza permet de récupérer les extraits de compte sous forme de paiements. On peut ainsi assigner un paiement à une facture dans Vertuoza et donc changer le statut de paiement d’une facture.
Comment lancer une synchronisation comptable ?
Quels sont les différents types de notification pour la synchronisation comptable ?
"Le service de synchronisation comptable n'est pas disponible pour le moment."
→ Veuillez contacter le support.
"Aucun service permettant la synchronisation comptable n'a été trouvé"
→ Veuillez refaire la procédure de liaison de compte, ainsi que l'installation du logiciel sur l'ordinateur contenant votre logiciel comptable."
"Le nom de dossier comptable entré dans le paramétrage n'existe pas dans la comptabilité ou l'exécutable installé sur l'ordinateur/serveur contenant le logiciel comptable n'a pas accès à un fichier/dossier".
Celle-ci peut signifier 2 choses:
Soit le champ “Nom du dossier” dans la paramétrage CHIFT ne correspond pas à celui dans votre comptabilité.
Soit l’exécutable qui a dû être installé sur le serveur/ordinateur qui contient le logiciel comptable n’a pas accès à un fichier. Dans ce cas-ci, contactez le support.
"Votre liaison à Exact Online a expiré, veuillez refaire la procédure de liaison de compte."
→ Celle-ci signifie que la session entre Exact Online et Vertuoza a expiré. Il faut donc refaire la procédure de liaison de compte. Cette session expire au bout de quelques semaines sans utilisation de la synchronisation comptable. C’est une sécurité mise en place par Exact Online.
“Un client avec les mêmes informations existe déjà dans la comptabilité” OU “Un fournisseur avec les mêmes informations existe déjà dans la comptabilité”
Cette erreur signifie que, lors de la création du client/fournisseur de la facture dans la comptabilité, le même client/fournisseur existe déjà. Donc, il faut que vous preniez l’identifiant comptable du client/fournisseur présent dans votre comptabilité et que vous veniez le mettre dans la fiche contact dans le champ “Identifiant comptable”.
Pour Horus et Exact Online, cet identifiant ne peut pas être trouvé facilement, vous devez contacter le support.
Pour Odoo, l’identifiant se trouve dans l’URL de la fiche client/fournisseur de votre comptabilité. Il y a dans l’URL “id=1” donc le mot “id” suivi d’un chiffre (et UNIQUEMENT un chiffre) et c’est ce chiffre qu'il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, tout est accessible dans votre comptabilité sous le nom de “Code” généralement.
“L'identifiant externe du chantier n'existe pas dans la comptabilité”
Cette erreur survient lorsque l’identifiant comptable qui est encodé dans Vertuoza n’est pas le bon.
Pour Horus et Exact Online, cet identifiant ne peut pas être trouvé facilement. Il faut contacter le support.
Pour Odoo, l’ID se trouve dans l’URL de la fiche du chantier de votre comptabilité. Il y a dans l’URL “id=1” donc id suivi d’un chiffre (et UNIQUEMENT un chiffre) et c’est ce chiffre qu'il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, tout est accessible dans votre comptabilité sous le nom de “Code” généralement.
“Le système d'analytique n'est pas activé dans la comptabilité”
Cette erreur survient lorsque vous avez coché “Oui” dans les paramètres de la synchro compta dans Vertuoza pour l’utilisation des Analytics mais qu’en réalité les Analytics ne sont pas activés dans votre comptabilité.
Donc, il faut que vous sachiez si vous voulez utiliser le système d’Analytic. Si oui, vous devez allr vérifier dans votre comptabilité que c’est bien actif, bien cocher dans Vertuoza “Oui” pour les analytics.
À quoi correspond le rapport de synchronisation comptable ?
Le rapport de synchro a pour but de savoir quelles factures sont passées, lesquelles ne sont pas passées et surtout pourquoi elles ne sont pas passées lors de la synchronisation comptable.
C’est un fichier Excel qui reprend toutes les factures qui sont censées être envoyées dans la comptabilité. La colonne “Statut” permet de dire si la facture est passée (🟢) ou non (🔴).
Le rapport est valable QUE pour les factures qui sont ENVOYÉES dans la comptabilité.
Dans le rapport de synchronisation comptable, quelles sont les solutions aux différents problèmes relevés ?
Le numéro de TVA du client n'est pas au bon format” OU “Le numéro de TVA du fournisseur n'est pas au bon format”
Cette erreur signifie que le format du numéro de TVA du client/fournisseur de la facture n’est pas au bon format. Le format attendu est le suivant:
BE0745687696
→ Préfixe du pays + numéro de TVA SANS points ni espace ni slash ni autre !
PS: Cette erreur peut survenir lorsque le champ TVA est vide dans la fiche contact/entreprise alors que le contact est une société. En effet, le numéro de TVA est obligatoire pour les contacts qui sont une entreprise.
Le montant dans Vertuoza et dans le logiciel comptable n’est pas le même, pourquoi ?
Il faut savoir que Vertuoza envoie le montant de la facture avec tous les chiffres après la virgule mais les logiciels comptables gèrent les virgules différemment. Certains arrondissent et ne gardent que 2 chiffres après la virgule, d’autres tronquent, etc. Donc, on peut arriver à des petites différences de cents.
Toutefois, il peut arriver que le montant diffère fortement. Dans ce cas, veuillez contacter le support.
Où trouver les identifiants des journaux comptables dans ma comptabilité ?
Pour Winbooks Classic et Bob 50, il faut prendre la valeur du champ “Code”.
Pour Odoo, dans la fiche du journal, dans l’URL, il y a “?id=” suivi d’un chiffre et c’est ce chiffre-là qu’il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, veuillez contacter le support.
Où trouver les identifiants analytics dans ma comptabilité ?
Pour Winbooks Classic et Bob 50, il faut prendre la valeur du champ “Code” dans les fichiers analytics chantier et les fiches de vos clients/fournisseurs.
Pour Odoo, dans la fiche du chantier ou du client/fournisseur, dans l’URL, il y a “?id=” suivi d’un chiffre et c’est ce chiffre-là qu’il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, veuillez contacter le support.