1. Comment configurer une synchronisation comptable ?
2. Pourquoi le bouton “Lier mon compte” est grisé ?
Le bouton “Lier mon compte” est grisé car vous avez déjà commencé votre liaison de compte et vous avez déjà cliqué sur ce bouton. Vous pouvez simplement utiliser le bouton “Vos informations comptables” pour retourner où vous en étiez dans votre configuration de la synchronisation comptable.
3. Quels sont les logiciels comptables qui ont besoin d'installer un exécutable ?
Winbooks Classic
Sage Bob 50
Sage 100 FR
ACD
Pennylane
Cegidloop
4. Où trouver l'exécutable à installer pour les logiciels comptables concernés ?
Lors de la configuration de la synchronisation comptable chez notre partenaire CHIFT, le téléchargement de l'exécutable vous sera automatiquement proposé à la fin de votre configuration dans le cas où il faut installer un exécutable.
5. Où trouver les codes TVA ?
Pour Winbooks Classic et Bob50, les codes TVA se trouvent assez facilement dans le logiciel comptable.
Pour Odoo, il faut aller dans la fiche d’une TVA que l’on souhaite utiliser et regarder dans l’URL de la page. Dans l’URL il y a “?id=” suivi d’un chiffre et c’est ce chiffre qu'il faut mettre dans Vertuoza comme code TVA.
Pour les autres logiciels, veuillez contacter le support après avoir fait votre liaison de compte de votre logiciel comptable.
6. Quelle est la différence entre synchronisation comptable et synchronisation des paiements ?
La synchronisation comptable permet de synchroniser les informations sur les factures clients et fournisseurs entre Vertuoza et le logiciel de comptabilité de votre entreprise.
La synchronisation des paiements est liée aux logiciels de relevé bancaire. Cette fonctionnalité dans Vertuoza permet de récupérer les extraits de compte sous forme de paiements. On peut ainsi assigner un paiement à une facture dans Vertuoza et donc changer le statut de paiement d’une facture.
7. Quels sont les logiciels comptables que l’on intègre ?
Winbooks Classic
Sage Bob 50
Sage 100 FR
Odoo
Winbiz
Horus
Exact Online
8. Comment lancer une synchronisation comptable ?
9. Quels sont les différents types de notification pour la synchronisation comptable ?
"Le service de synchronisation comptable n'est pas disponible pour le moment."
→ Veuillez contacter le support.
"Aucun service permettant la synchronisation comptable n'a été trouvé. Veuillez refaire la procédure de liaison de compte, ainsi que l'installation du logiciel sur l'ordinateur contenant votre logiciel comptable."
→ Celle-ci survient dans le cas où un exécutable a dû être installé. Dans ce cas, il faut vérifier si l’exécutable a bien été installé sur l’ordinateur/serveur contenant le logiciel comptable et/ou si l’ordinateur/serveur contenant le logiciel comptable est bien allumé et pas éteint ni en veille.
"Le nom de dossier comptable entré dans le paramétrage n'existe pas dans la comptabilité ou l'exécutable installé sur l'ordinateur/serveur contenant le logiciel comptable n'a pas accès à un fichier/dossier. Veuillez contacter le support."
→ Celle-ci peut signifier 2 choses:
Soit le champ “Nom du dossier” dans la paramétrage CHIFT ne correspond pas à celui dans votre comptabilité.
Soit l’exécutable qui a dû être installé sur le serveur/ordinateur qui contient le logiciel comptable n’a pas accès à un fichier. Dans ce cas-ci, contactez le support.
"L'exécutable installé sur l'ordinateur/serveur contenant le logiciel comptable n'a pas accès à un fichier/dossier."
→ Celle-ci signifie que l’exécutable de Bob50 n’a pas accès à un fichier. Dans ce cas-ci, contactez le support.
"L'exécutable installé sur l'ordinateur/serveur contenant le logiciel comptable a été mal installé ou l'ordinateur/serveur contenant le logiciel comptable est éteint ou n'a pas accès à internet."
→ Celle-ci signifie qu’il faut installer correctement l’exécutable sur l’ordinateur/serveur contenant le logiciel comptable et/ou vérifier que l’ordinateur/serveur a bien accès à internet.
"Votre liaison à Exact Online a expiré, veuillez refaire la procédure de liaison de compte."
→ Celle-ci signifie que la session entre Exact Online et Vertuoza a expiré. Il faut donc refaire la procédure de liaison de compte. Cette session expire au bout de quelques semaines sans utilisation de la synchronisation comptable. C’est une sécurité mise en place par Exact Online.
"Une erreur est survenue lors du lancement de la synchronisation comptable. Veuillez contacter le support."
→ Contactez le support.
10. À quoi correspond le rapport de synchronisation comptable ?
Le rapport de synchro a pour but de savoir quelles factures sont passées, lesquelles ne sont pas passées et surtout pourquoi elles ne sont pas passées lors de la synchronisation comptable.
C’est un fichier Excel qui reprend toutes les factures qui sont censées être envoyées dans la comptabilité. La colonne “Statut” permet de dire si la facture est passée (🟢) ou non (🔴).
Le rapport est valable QUE pour les factures qui sont ENVOYÉES dans la comptabilité.
Voici un exemple de rapport de synchro:
11. Dans le rapport de synchronisation comptable, quelles sont les solutions aux différents problèmes relevés ?
Le numéro de TVA du client n'est pas au bon format” OU “Le numéro de TVA du fournisseur n'est pas au bon format”
Cette erreur signifie que le format du numéro de TVA du client/fournisseur de la facture n’est pas au bon format. Le format attendu est le suivant:
BE0745687696
→ Préfixe du pays + numéro de TVA SANS points ni espace ni slash ni autre !
PS: Cette erreur peut survenir lorsque le champ TVA est vide dans la fiche contact/entreprise alors que le contact est une société. En effet, le numéro de TVA est obligatoire pour les contacts qui sont une entreprise.
“L'adresse du client n'est pas correcte” OU “L'adresse du fournisseur n'est pas correcte”
Cette erreur signifie qu’il y a un souci dans l’adresse du client/fournisseur de la facture.
Vous avez peut-être inversé le code postal et la localité (ça arrive souvent), ou vous avez mal encodé l’une ou l’autre information de l’adresse.
“Un client avec les mêmes informations existe déjà dans la comptabilité” OU “Un fournisseur avec les mêmes informations existe déjà dans la comptabilité”
Cette erreur signifie que, lors de la création du client/fournisseur de la facture dans la comptabilité, le même client/fournisseur existe déjà. Donc, il faut que vous preniez l’identifiant comptable du client/fournisseur présent dans votre comptabilité et que vous veniez le mettre dans la fiche contact dans le champ “Identifiant comptable”.
“Le système d'analytique n'est pas activé dans la comptabilité”
Cette erreur survient lorsque vous avez coché “Oui” dans les paramètres de la synchro compta dans Vertuoza pour l’utilisation des Analytics mais qu’en réalité les Analytics ne sont pas activés dans votre comptabilité.
Donc, il faut que vous sachiez si vous voulez utiliser le système d’Analytic. Si oui, vous devez aller vérifier dans votre comptabilité que c’est bien actif, bien cocher dans Vertuoza “Oui” pour les analytics.
ET entrer les infos nécessaires dans le paramétrage de CHIFT
“Le numéro de la facture existe déjà dans la comptabilité”
Cette erreur survient lorsqu’une facture avec le même numéro est déjà présente dans la comptabilité. Dans ce cas-là, soit la facture est la même et donc il n'y a aucun souci, elle est déjà dans la comptabilité, soit c’est pas la même facture mais elles ont le même numéro donc là, il faut voir quelle est censée porter quel numéro.
“L'identifiant externe du client/fournisseur n'est pas correct” OU “L'identifiant externe du client/fournisseur n'existe pas dans la comptabilité”
Cette erreur survient lorsque l’identifiant comptable qui est encodé dans Vertuoza n’est pas le bon.
Pour Horus et Exact Online, cet identifiant ne peut pas être trouvé facilement, vous devez contacter le support.
Pour Odoo, l’identifiant se trouve dans l’URL de la fiche client/fournisseur de votre comptabilité. Il y a dans l’URL “id=1” donc le mot “id” suivi d’un chiffre (et UNIQUEMENT un chiffre) et c’est ce chiffre qu'il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, tout est accessible dans votre comptabilité sous le nom de “Code” généralement.
“L'identifiant externe du chantier n'existe pas dans la comptabilité”
Cette erreur survient lorsque l’identifiant comptable qui est encodé dans Vertuoza n’est pas le bon.
Pour Horus et Exact Online, cet identifiant ne peut pas être trouvé facilement. Il faut contacter le support.
Pour Odoo, l’ID se trouve dans l’URL de la fiche du chantier de votre comptabilité. Il y a dans l’URL “id=1” donc id suivi d’un chiffre (et UNIQUEMENT un chiffre) et c’est ce chiffre qu'il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, tout est accessible dans votre comptabilité sous le nom de “Code” généralement.
“Le montant de la facture est de 0”
Le montant de la facture doit être différent de 0. Donc elle peut être négative ou positive mais pas 0.
“Code TVA incorrect [code TVA concernés: ]”
Cette erreur survient lorsque les codes TVA ne sont pas les bons.
Pour Odoo, l’ID se trouve dans l’URL de la fiche de la TVA de votre comptabilité. Il y a dans l’URL “id=1” donc id suivi d’un chiffre (et UNIQUEMENT un chiffre) et c’est ce chiffre qu'il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, tout est accessible dans votre comptabilité sous le nom de “Code” généralement.
⚠️ C’est sensible à la casse et aux espaces !
“Le format du code TVA n'est pas correct” OU “Le taux de TVA ne correspond pas au code TVA”
Cette erreur survient lorsque les codes TVA ne sont pas au bon format. Il manque peut-être un espace, ou c’est simplement pas le bon code pour la TVA en question.
Pour Odoo, l’ID se trouve dans l’URL de la fiche de la TVA de votre comptabilité. Il y a dans l’URL “id=1” donc id suivi d’un chiffre (et UNIQUEMENT un chiffre) et c’est ce chiffre qu'il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, tout est accessible dans votre comptabilité sous le nom de “Code” généralement.
⚠️ C’est sensible à la casse et aux espaces !
“Le format du journal n'est pas correct”
Cette erreur survient car l’identifiant du journal qui est entré dans Vertuoza n’est pas le bon.
Pour Horus et Exact Online, cet identifiant ne peut pas être trouvé facilement. Il faut contacter le support.
Pour Odoo, l’ID se trouve dans l’URL de la fiche du journal de votre comptabilité. Il y a dans l’URL “id=1” donc id suivi d’un chiffre (et UNIQUEMENT un chiffre) et c’est ce chiffre qu'il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, tout est accessible dans votre comptabilité sous le nom de “Code” généralement ou simplement le nom du journal.
“Le compte comptable n'existe pas dans la comptabilité [Comptes concernés: ]”
Cette erreur survient lorsque le compte comptable n’existe pas dans la comptabilité. Il faut donc que vous vérifiiez bien que le compte existe bien.
”Le nom du dossier comptable n'est pas correct. “
Cette erreur survient lorsque vous avez mal encodé le nom du dossier comptable dans les paramètres de CHIFT.
Ex. :
Il faut donc que vous retourniez dans les paramètres synchro dans Vertuoza et que vous cliquiez sur “Vos informations comptable” pour aller vers CHIFT et dans le champ “Nom du dossier” modifier pour que ça soit le même que dans votre comptabilité.
“Autre *”
Il y a une erreur serveur et une investigation doit être faite pour trouver le problème.
Le problème peut venir des serveurs de CHIFT, de nos serveurs, ou du logiciel comptable.
Donc, contactez le support.
“Le plan analytic renseigné dans les paramètres n'existe pas dans la comptabilité”
L’utilisation d’analytique a été paramétrée.
MAIS dans CHIFT, le plan analytic n’est pas correct.
Il faut donc que vous mettiez le bon plan analytic dans les paramètres de CHIFT ou désactiviez l’utilisation de plan analytique dans Vertuoza.
“La date de facturation de la facture n'est pas gérée dans votre logiciel comptable. Veuillez vérifier que l'année d'exercice est bien configurée dans votre logiciel comptable”
Cela se produit lorsque l’année fiscale de la facture que l’on souhaite envoyer n’est pas encore paramétrée dans la comptabilité. Il faut donc l’activer.
12. Le montant dans Vertuoza et dans le logiciel comptable n’est pas le même, pourquoi ?
Il faut savoir que Vertuoza envoie le montant de la facture avec tous les chiffres après la virgule mais les logiciels comptables gèrent les virgules différemment. Certains arrondissent et ne gardent que 2 chiffres après la virgule, d’autres tronquent, etc. Donc, on peut arriver à des petites différences de cents.
Toutefois, il peut arriver que le montant diffère fortement. Dans ce cas, veuillez contacter le support.
13. Où trouver les identifiants des journaux comptables dans ma comptabilité ?
Pour Winbooks Classic et Bob 50, il faut prendre la valeur du champ “Code”.
Pour Odoo, dans la fiche du journal, dans l’URL, il y a “?id=” suivi d’un chiffre et c’est ce chiffre-là qu’il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, veuillez contacter le support.
14. Où trouver les identifiants analytics dans ma comptabilité ?
Pour Winbooks Classic et Bob 50, il faut prendre la valeur du champ “Code” dans les fichiers analytics chantier et les fiches de vos clients/fournisseurs.
Pour Odoo, dans la fiche du chantier ou du client/fournisseur, dans l’URL, il y a “?id=” suivi d’un chiffre et c’est ce chiffre-là qu’il faut mettre dans Vertuoza.
Pour les autres logiciels, veuillez contacter le support.