Mit Smart Calendar kannst Du Deinen Kalender mit Softgarden verbinden, Verfügbarkeiten von Kollegen prüfen und Kalendereinladungen direkt aus dem System erstellen.

Weitere Informationen zu Smart Calendar findest Du im softgarden Marketplace.

Inhalt dieses Artikels:

Für die Einrichtung ist ein initiales Setup erforderlich. Details dazu findest Du hier: Smart Calendar - Kalender verbinden

Sobald Du die Einrichtung abgeschlossen hast, erscheint ein neuer Reiter im Dialog für die Interviewplanung.

Sollte dieser Reiter nicht erscheinen, prüfe bitte, ob Dein Kalender verbunden ist. Stelle außerdem sicher, dass Smart Calendar für Dein System aktiviert wurde.

1. Im ersten Schritt ändere bitte den Bewerbungsstatus von der aktuell angezeigten Auswahl zu „Interview“ und wähle den entsprechenden Eintrag durch einen Klick aus (je nach Deinem hinterlegten Workflow).

2. Wähle hier nun den ersten Eintrag "Smart Calendar" aus.

3. Füge weitere Teilnehmer aus Deinem Team hinzu und lege den Standort, die Dauer sowie die Art des Termins fest.

Um ein Video-Interview zu erstellen, wähle einfach einen der verbundenen Anbieter aus. Weitere Anbieter kannst Du über Dein Profil hinzufügen.

Mehr Informationen dazu findest Du hier: Smart Kalender - Video-Anbieter verbinden

4. Anschließend wähle in der Kalenderansicht einen verfügbaren Termin (blau hinterlegt) aus. Die Verfügbarkeit basiert auf Deinen Verfügbarkeitsregeln sowie Deinem Live-Kalender. Falls Du weitere Teilnehmer hinzugefügt hast, die ebenfalls ihren Kalender verbunden haben, ergibt sich die Verfügbarkeit aus der Kombination Deiner Regeln und Termine.

Anschließend sendest Du wie gewohnt eine Einladungsmail an den Bewerber. Deine gewohnten Vorlagen für die Interviewvereinbarung stehen Dir selbstverständlich zur Verfügung.

Zusätzlich bieten wir spezielle E-Mail-Vorlagen für Videointerviews an, die das Macro [smart-calendar-video-link] enthalten und automatisch den Link zum Videointerview generieren.

Wichtig: Das Macro muss aus der Macro-Liste ausgewählt werden und darf nicht als Text in eine E-Mail-Vorlagekopiert werden.

Mit dem Absenden der Intervieweinladung wird ein Kalendereintrag in Deinem Kalender erstellt. Alle ausgewählten Teilnehmer werden zu diesem Event hinzugefügt und erhalten eine Einladung aus Deinem Kalendersystem.

Im Falle eines Videointerviews werden die Einwahlinformationen automatisch in Deinen Kalender übernommen.

Der Bewerber erhält mit der Einladungsmail eine Kalendereinladung, die von unterstützten E-Mail-Programmen verarbeitet werden kann.

Die Rückmeldungen aller Teilnehmer sowie des Bewerbers werden in Softgarden stets aktuell angezeigt. Die gewohnten Statusaktionen im Rahmen der Interviewplanung bleiben erhalten.

Status: Warte auf Antwort

Status: Anstehendes Interview

Status: Interview Einladung wurde abgelehnt

Wenn Du den Termin aus dem Softgarden-System absagst, wird er in Deinem Kalender gelöscht. Die beteiligten Teilnehmer werden von Deinem Kalendersystem über die Absage informiert.

Der Bewerber kann auf Wunsch per Mail über die Absage informiert werden. Mit der Absage erhält der Bewerber auch eine Löschanfrage für den Kalendereintrag.

Mit Smart Calendar kannst Du Deinen Kandidaten mehrere Terminvorschläge unterbreiten. Dies erleichtert die Koordination und erspart Dir das Hin-und-Her in der Kommunikation.

Mehr Informationen dazu findest Du hier: Smart Calendar - Mehrere Termine vorschlagen

Für die Kalenderintegration in Softgarden nutzen wir unseren Partner Cronofy. Es werden ausschließlich die Server von Cronofy in Deutschland genutzt.

Weitere Informationen zu Cronofy findest Du hier: