Mit Smart Calendar kannst du deinen Kalender mit softgarden verbinden, Verfügbarkeiten von Kollegen prüfen und Kalendereinladungen direkt aus dem System erstellen.

Weitere Informationen zu Smart Calendar findest du im softgarden Marketplace.

Inhalt dieses Artikels:

Du kannst die Kalenderintegration ganz einfach über den Softgarden Marketplace als Administrator kostenfrei aktivieren.

1. Navigiere im Bereich „Marketplace“ zum Reiter „E-Mail und Kalender“, wähle den Eintrag „Smart Calendar“ aus und klicke darauf. (Alternativ steht dir auch eine Suchfunktion zur Verfügung.)

2. Klicke in der nun angezeigten Maske auf den Eintrag „Integration aktivieren“.

3. Wähle aus, ob die Smart Calendar-Funktion ausschließlich für den Hauptmandanten oder – sofern gebucht – auch für bestehende Tochtermandanten (Tochterunternehmen) aktiviert werden soll. Setze anschließend das Häkchen zur Bestätigung der Bedingungen und Konditionen und klicke abschließend auf den Button „Integration aktivieren“.

Anschließend steht die Smart Calendar-Funktion allen Kollegen zur Verfügung und kann bei Bedarf von dir eigenständig aktiviert werden.

Folgende Kalenderanbieter werden derzeit unterstützt:

1. Um deinen Kalender zu verbinden, klicke oben rechts auf „Dein Konto“ → „Kalender“ und wähle im Untermenü „Kalender-Konten“ aus.

2. Nach dem Klick auf einen der Anbieter wirst du zu unserem Partner Cronofy weitergeleitet und befindest dich somit außerhalb von softgarden. Anschließend meldest du dich bei Deinem Kalenderanbieter an. Es kann erforderlich sein, dass du eine Berechtigungsfreigabe durch einen unternehmensinternen Administrator benötigst, damit dein Kalender erfolgreich verbunden werden kann.

Nach dem erfolgreichen Login wirst du zurück in das softgarden-System geleitet. Dein verbundener Kalender erscheint nun in der Liste der verknüpften Kalender. Du hast die Möglichkeit, weitere Kalender hinzuzufügen, die in die Verfügbarkeitsberechnung einbezogen werden.

Unter „Primärer Kalender“ wähle bitte den Kalender aus, der für Intervieweinladungen und Terminerstellungen verwendet werden soll.

Details zur Fehlerbehebung bei der Verbindung mit den unterstützten Kalendersystemen findest du in der Support-Dokumentation: https://docs.cronofy.com/calendar-users/
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Du kannst grundlegende Verfügbarkeiten auf Wochenbasis für deine Interviewplanung hinterlegen. Blockiere zum Beispiel deine Mittagspause oder andere feste Termine auf Wochenbasis, während denen du keinesfalls für andere als verfügbar erscheinen möchtest.

Du kannst auch die Kalender einschränken, die für die Verfügbarkeitsprüfung herangezogen werden. Wähle dazu einfach im Dropdown-Menü die gewünschten Kalender aus.

Sobald du die Einrichtung abgeschlossen hast, erscheint ein neuer Reiter im Dialog für die Interviewplanung.

Sollte dieser Reiter nicht erscheinen, prüfe bitte, ob dein Kalender verbunden ist. Stelle außerdem sicher, dass Smart Calendar für dein System aktiviert wurde.

Mit Smart Calendar kannst du deinen Kandidaten über das System eine Termineinladung schicken.

Details zur Einrichtung und zum Vorgehen findest du hier: Smart Calendar - Einen Termin vereinbaren

Mit Smart Calendar kannst du deinen Kandidaten mehrere Terminvorschläge unterbreiten. Das erleichtert die Koordination und erspart dir das Hin-und-Her in der Kommunikation.

Details zum Vorschlagen von Terminen findest du hier: Smart Calendar - Mehrere Termine vorschlagen

Für die Kalenderintegration in softgarden nutzen wir unseren Partner Cronofy.
Es werden ausschließlich die Server von Cronofy in Deutschland genutzt.

Weitere Informationen zu Cronofy findest du hier: