Mit Smart Calendar kannst Du Deinen Kalender mit Softgarden verbinden, Verfügbarkeiten von Kollegen prüfen und Kalendereinladungen direkt aus dem System erstellen.

Weitere Informationen zu Smart Calendar findest Du im softgarden Marketplace.

Inhalt dieses Artikels:

Für die Einrichtung ist ein initiales Setup erforderlich. Details dazu findest Du hier: Smart Calendar - Kalender verbinden

Sobald Du die Einrichtung abgeschlossen hast, erscheint ein neuer Reiter im Dialog für die Interviewplanung.

Sollte dieser Reiter nicht erscheinen, prüfe bitte, ob Dein Kalender verbunden ist. Stelle außerdem sicher, dass Smart Calendar für Dein System aktiviert wurde.

Mit Smart Calendar kannst Du Deinen Kandidaten über das System eine Termineinladung schicken. Details zur Einrichtung und zum Vorgehen findest Du hier: Smart Calendar - Einen Termin vereinbaren

Mit Smart Calendar kannst Du Deinen Kandidaten mehrere Terminvorschläge machen. Das erleichtert die Koordination und erspart Dir das lästige Hin und Her in der Kommunikation.

Wähle dazu einfach mehrere Termine in der Wochenansicht aus. Du kannst beliebig viele Terminvorschläge auswählen – bis zu maximal 4 Wochen in die Zukunft.

Nach einem Klick auf den Eintrag „Nachricht →“ kannst Du eine hinterlegte E-Mail-Vorlage verwenden, die einen Link enthält. Über diesen Link können Bewerber eigenständig einen der angebotenen Termine auswählen.

Der Link wird über das Macro [smart-calendar-scheduling-link] generiert und lässt sich problemlos in Deine angepassten Mail-Vorlagen übernehmen.

Wichtig: Das Macro muss aus der Macro-Liste ausgewählt werden und darf nicht als Text in die E-Mail-Vorlage kopiert werden.

Nach dem Versand der Einladung ändert sich die Statusanzeige und zeigt Dir die verfügbaren Terminvorschläge.

Die Anzahl der verfügbaren Termine wird kontinuierlich aktualisiert und passt sich automatisch an, sobald sich Deine Verfügbarkeit ändert.

Der Bewerber erhält mit der Einladungsmail einen Link, über den er eigenständig einen Termin auswählen kann.

Nach der Bestätigung eines Termins erhält der Bewerber eine weitere E-Mail mit den Termindetails sowie einer Kalendereinladung. Du kannst diese Bestätigung im Mail-Self-Service im Einstellungsbereich „Individualisierung“ → „Automatisierte E-Mails“ unter „Smart Calendar: Interview-Bestätigung“ einsehen und anpassen.

Der Status im System aktualisiert sich entsprechend, wie im Falle eines einzelnen Termins: Smart Calendar - Kalender verbinden

Sollten sich Deine Verfügbarkeiten geändert haben und keine freigegebenen Termine mehr frei sein, aktualisiert sich automatisch die Sicht des Kandidaten.

Für Dich wird dieser Status ebenfalls transparent im System ersichtlich.

In diesem Fall kannst Du einfach weitere Terminvorschläge freigeben. Der Link für den Kandidaten ändert sich hierbei nicht und bleibt weiterhin erreichbar.

Für die Kalenderintegration in Softgarden nutzen wir unseren Partner Cronofy. Es werden ausschließlich die Server von Cronofy in Deutschland genutzt.

Weitere Informationen zu Cronofy findest Du hier: