Verbinde deinen Lexware Office Account mit deinem smarta Profil, damit smarta deine Belege direkt aus Lexware Office abrufen kann.
Dabei ist wichtig zu wissen:
Es werden ausschließlich Belege aus Lexware Office übernommen – keine Bank- oder Kontotransaktionen.
Auch Notizen oder sonstige Zusatzinformationen aus Lexware werden nicht übertragen.
Übernommen werden nur Belege die in Lexware als bezahlt markiert oder einer Zahlungs zugeordnet wurden.
smarta ordnet diese Belege anschließend in deinem smarta Profil den vorhandenen Banktransaktionen zu.
Die Zuordnung der Belege zu deinen Banktransaktionen erfolgt also nicht in Lexware, sondern in smarta.
Ein automatisches Matching ist nur möglich, wenn:
der Beleg aus Lexware importiert wurde und
die zugehörige Banktransaktion bereits in smarta vorhanden ist.
Hast du in Lexware eine Bank angebunden, die in smarta nicht gekoppelt ist, können die zugehörigen Belege aktuell nicht importiert werden. Für diese Vorgänge muss in smarta eine externe Transaktion erstellt werden, um den Beleg dennoch zuordnen zu können.
Wie du eine Bank in smarta hinzufügen kannst, erfährst du hier.
Lexware Office Integration einrichten
Wenn du deinen Lexware Office Account mit deinem smarta Profil verknüpfen möchtest, benötigst du die Lexware Office Version XL.
Nur in dieser Version steht dir die Public API zur Verfügung, über die die Anbindung funktioniert.
Tipp: Rabatt auf Lexware Office XL sichern
Über diesen Link erhältst du 75 % Rabatt für 3 Monate beim Upgrade:
Einfach anklicken, anmelden und das vergünstigte Upgrade durchführen.
Schritt 1: API-Schlüssel in Lexware Office erstellen
Melde dich in deinem Lexware Office Account an.
Gehe zur Public API Verwaltung über folgenden Link:
Klicke auf den grünen Button „API-Schlüssel erstellen“.
Wähle, ob du einen Schlüssel mit allen Berechtigungen oder mit individuellen Berechtigungen erstellen möchtest.
Für die Verbindung mit smarta empfehlen wir die Option alle Berechtigungen.
Vergib eine Bezeichnung, z. B. „smarta Integration“ und setze das Häkchen für die Zustimmung der Nutzungsbedingungen
Klicke auf „API-Schlüssel erstellen“.
Kopiere dir den API-Schlüssel sofort und bewahre ihn sicher auf. Nach dem Schließen des Fensters kann er nicht erneut angezeigt werden.
Schritt 2: API-Schlüssel in deinem smarta Profil hinterlegen
Melde dich in der smarta WebApp an.
Klicke auf Profil und gehe in den Bereich Buchhaltungsverbindungen.
Wähle „Verbinden“, um deinen Lexware Office Account zu verbinden.
Du wirst automatisch zur Eingabemaske für den API-Schlüssel weitergeleitet.
Trage den zuvor erstellten API-Schlüssel in das Feld „Enter API Key here“ ein.
Klicke auf „Connect“.
Dein Lexware Office Account ist nun erfolgreich verbunden. Wir importieren automatisch die verfügbaren Belege für die noch nicht abgeschlossenen Steuerjahre.
Schritt 3: Steuerberater-Zugang für smarta einrichten
Damit wir dich bei Fragen zur Integration bestmöglich unterstützen und bei Bedarf Einsicht in deinen Lexware Account erhalten können, richte bitte zusätzlich einen Steuerberater-Zugang für uns ein.
So geht’s:
Öffne Lexware Office und gehe im Menü auf „Einstellungen > Benutzer“
Klicke auf „+ Steuerberater anlegen“.
Es öffnet sich ein Formular mit einem bereits vorbelegten Einladungstext.
Trage dort folgende Daten ein:
Anrede: beliebig
Name: smarta Steuerberatungsgesellschaft
E-Mail-Adresse: lexware@smarta-steuern.de
Klicke auf „Einladung versenden“.
Solange wir die Einladung noch nicht angenommen haben, erscheint sie unter „Noch nicht bestätigte Benutzer“.
Sobald wir die Einladung bestätigt haben, findest du uns unter „Steuerberater-Zugänge“.
Verbindungsstatus in deinem smarta Profil
In deinem Profil findest du unter Buchhaltungsverbindungen verschiedene Statusmeldungen, die dir den aktuellen Stand der Integration anzeigen:
Keine Verbindung
Wenn noch kein Lexware Account verbunden ist, kannst du, wenn du die Lexware Office XL Version nutzt diese über "+ Verbinden" anlegen.
Verbindung aktivieren
Dieser Status wird dir angezeigt, wenn du die Verbindung gestartet, aber noch nicht abgeschlossen hast.
Klicke einfach auf „Verbindung aktivieren“, um den Prozess fortzusetzen und zur Eingabemaske für den API-Key zu gelangen.
Aktiv (Verbindung erfolgreich)
Wenn dein Lexware Account erfolgreich verbunden ist, siehst du in deinem Profil den Status „Aktiv“ (grün). Zusätzlich erscheint ein Banner mit der Bestätigung, dass die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde.
Verbindung fehlgeschlagen
Wenn die Verbindung nicht hergestellt werden konnte, wird dies sowohl im Bereich Buchhaltungsverbindungen als auch im Banner angezeigt.
Klicke in diesem Fall auf „Support kontaktieren“, damit wir uns das Problem anschauen können.
Häufige Fragen
Welche Version von Lexware Office brauche ich?
Welche Version von Lexware Office brauche ich?
Die Anbindung funktioniert nur mit der Lexware Office Version XL.
Für welchen Zeitraum werden meine Belege übernommen?
Für welchen Zeitraum werden meine Belege übernommen?
Wir übernehmen – sofern möglich – alle Belege ab dem letzten bei uns noch offenen Steuerjahr.
Als offenes Steuerjahr gilt jedes Steuerjahr,
für das wir mit der Erstellung der Steuererklärungen beauftragt sind und
für das die Steuererklärungen noch nicht erstellt wurden.
Belege aus diesen Zeiträumen werden automatisch berücksichtigt und in unser System übernommen.
Welche Belege werden übernommen?
Welche Belege werden übernommen?
Es werden nur Belege synchronisiert, die in Lexware Office einer Transaktion zugeordnet und damit als bezahlt markiert sind.
Rechnungen, die zwar in Lexware Office erstellt, aber nicht einer Zahlung zugeordnet wurden, werden nicht übernommen.
Wie oft werden Belege übernommen?
Wie oft werden Belege übernommen?
Die Synchronisation der Belege erfolgt automatisch einmal täglich.
Wenn du heute einen Beleg hinzufügst oder änderst, wird dieser in der Regel am nächsten Tag in dein smarta Profil übernommen. Neue sowie aktualisierte Belege werden dabei automatisch erkannt, importiert und – sofern möglich – direkt einer passenden Transaktion zugeordnet.
Sollte eine automatische Zuordnung nicht möglich sein, prüft unser Team den Beleg manuell. Dadurch kann es in einzelnen Fällen zu zeitlichen Verzögerungen kommen.
Was passiert, wenn mein API-Schlüssel abläuft?
Was passiert, wenn mein API-Schlüssel abläuft?
API-Schlüssel von Lexware sind maximal 24 Monate gültig. Du kannst in der Public API Verwaltung entweder einen neuen Schlüssel anlegen oder die Laufzeit verlängern.
Du brauchst Unterstützung?
Für unsere Mandant*innen:
Schreib uns jederzeit an kontakt-team@smarta-steuern.de oder buche dir hier ein Beratungsgespräch – wir sind für dich da!
Kein Mandant*in bei smarta? Kein Problem!
Buche dir hier einen Termin für unser umfassendes Gründungspaket oder ein Beratungsgespräch, wenn du nur Fragen zu einzelnen Themen hast.
Weitere Fragen:
Kontaktiere uns per E-Mail, wenn du mehr zu unseren Beratungsleistungen oder anderen Anliegen erfahren möchtest.