Damit wir deine Steuererklärungen für dich erstellen können, benötigen wir deine Buchhaltungsdaten für die Zeit vor deinem Start bei smarta.
Dieser HelpCenter Artikel ist für alle, die ihre Buchhaltung mit einer anderen Steuerkanzlei oder einem Buchhaltungsprogramm erledigt haben und die Daten selber einreichen möchten.
Angaben in der Datenabfrage
Um zu dem Dokumentenupload (Punkt 3) zu gelangen musst du in der Datenabfrage in dem Fragebogen zu Buchhaltung je nachdem wie du deine Buchhaltung gemacht hast (Punkt 1 bzw. Punkt 2) folgende Angaben machen:
Punkt 1) Vorbuchhaltung bei einer anderen Steuerkanzlei:
Punkt 2) Vorbuchhaltung mit einem Buchhaltungsprogramm:
Punkt 3) Freistellung von Dokumentenuploadfeld (nach Punkt 1 & 2)
Wir bitten dich, alle Unterlagen in dem entsprechenden Feld beim Dokumentenupload hochzuladen.
Welche Unterlagen wir benötigen, beschreiben wir im Folgenden.
DATEV Export als CSV Datei
Ein DATEV Export im CSV Format wird von den meisten Buchhaltungsprogrammen zur Verfügung gestellt. Bei dem Export kannst du auswählen, ob der Export mit Belegen oder ohne Belege erfolgen soll. Wir benötigen den Export mit Belegen.
Kontoauszüge mit deinen geschäftlichen Transaktionen
Nach dem Zufluss-/Abfluss-Prinzip sind Einnahmen/Ausgaben dem Kalenderjahr steuerlich zuzuordnen, in denen sie zugeflossen sind bzw. geleistet wurden. Aus diesem Grund benötigen wir die Kontenauszüge, damit wir die entsprechenden Einnahmen/Ausgaben mit den Belegen abgleichen und in dem richtigen Jahr bei der Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung berücksichtigen können.
Rechnungen zu deinen Einnahmen
Damit wir deine Einnahmen korrekt verbuchen können, benötigen wir zu jeder Einnahme die passende Rechnung.
1) Warum richtige Rechnungen so wichtig sind
Fehlerhaft ausgestellte Rechnungen betreffen in der Regel die Umsatzsteuer – nicht die Einkommen- oder Gewerbesteuer.
Besonders kritisch sind Eingangsrechnungen:
Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung kannst du die Vorsteuer geltend machen.
Betriebsausgaben sind auch ohne korrekte Rechnung absetzbar – jedoch nur ohne Umsatzsteuerabzug.
2) Was zählt als Rechnung? (§ 14 UStG)
Jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, gilt als Rechnung – unabhängig von der Bezeichnung.
Beispiele: Rechnung, Kassenbon, Gutschrift oder Vertrag.
3) Pflichtangaben laut § 14 Abs. 4 UStG
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
Rechnungsdatum
Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung
Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
Tipp: Die USt-ID schützt besser vor ungewolltem Datenzugriff als die Steuernummer.
4) Zur Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer muss eindeutig, einmalig und fortlaufend sein.
Lücken in der Nummerierung können vom Finanzamt als nicht gemeldete Umsätze gewertet werden.
5) Weitere Hinweise
Rechnungsdatum: möglichst im selben Monat wie die erbrachte Leistung.
Kleinunternehmerregelung: keine Umsatzsteuer ausweisen, Pflichtangaben gelten dennoch.
Rechnungen ins EU-Ausland: steuerfrei nur mit korrekter USt-ID und Vermerk zur Steuerschuldnerschaft des Empfängers.
6) Fazit
Ordnungsgemäße Rechnungen sichern dir den Vorsteuerabzug, verhindern Konflikte mit Kunden und schützen dich vor Problemen mit dem Finanzamt.
Ausländische Kunden: Rechnung schreiben ins Ausland, Reverse-Charge-Verfahren, ZM Meldung
Zudem ist ein kompakter Überblick über die steuerlichen Grundlagen grenzüberschreitender Leistungen erforderlich – mit Fokus auf Umsatzsteuer, das Reverse-Charge-Verfahren sowie die Pflichtangaben auf Rechnungen an Kunden in EU- und Drittstaaten.
1) Was gilt als „Ausland“?
Im Umsatzsteuerrecht wird unterschieden zwischen:
Inland (Deutschland)
EU-Ausland (alle anderen EU-Mitgliedstaaten)
Drittland (Nicht-EU-Staaten wie Schweiz, USA, Australien)
Ein ausländisches Unternehmen hat keinen Sitz, keine Betriebsstätte oder Geschäftsleitung in Deutschland.
2) B2C oder B2B – worauf es ankommt
B2C (Privatkundschaft):
Ort der Leistung ist dein Unternehmenssitz
Du stellst eine Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer
B2B (Unternehmen):
Ort der Leistung ist der Sitz des Kunden
Ohne Sonderregelung müsstest du dich dort steuerlich registrieren und die Umsatzsteuer abführen
3) Reverse-Charge-Verfahren – die Lösung für B2B-Leistungen
Damit du nicht in jedem EU-Land eine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen musst, gilt für grenzüberschreitende Dienstleistungen zwischen Unternehmen das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren.
Das bedeutet:
Du stellst eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer
Dein ausländischer Kunde schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land
Der Kunde meldet und zieht die Steuer in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung
4) So stellst du eine korrekte Reverse-Charge-Rechnung aus
Pflichtbestandteile:
Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer)
Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren, z. B.:
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG“
„Reverse charge – VAT to be accounted for by the recipient“
Deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
Einfacher Hinweis: Ohne gültige USt-IdNr. des Kunden greift das Reverse-Charge-Verfahren nicht.
5) Gut zu wissen
Für B2C-Leistungen an Kunden im Ausland gilt deutsches Steuerrecht, da der Leistungsort in Deutschland liegt.
Für B2B-Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland ist der Leistungsort im Ausland – Reverse Charge ermöglicht hier eine einfache Lösung.
Drittland-Leistungen (z. B. USA): ebenfalls meist umsatzsteuerfrei, aber mit abweichenden Nachweispflichten
6) Fazit
Wer international tätig ist, muss wissen:
Wer ist mein Kunde (B2C oder B2B)?
Wo befindet sich der Ort der Leistung?
Wie funktioniert die korrekte Rechnungsstellung bei grenzüberschreitenden Leistungen?
Eine korrekte Rechnung schützt vor Ärger mit Kunden und Finanzbehörden – und sichert den Vorsteuerabzug auf Kundenseite.
Belege bei Ausgaben
Auch für deine Ausgaben benötigen wir die entsprechenden Nachweise. Ohne einen Beleg können wir die Ausgabe nicht als Betriebsausgabe geltend machen.
Eine Ausnahme besteht bei regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben mit gleichem Rechnungsbetrag (z.B. Mietzahlungen für dein Büro). Hier reicht es, wenn wir einmal eine Rechnung erhalten.
Anlagenverzeichnis
Bei dem Anlagenverzeichnis handelt es sich um eine Aufstellung aller betrieblich genutzten Wirtschaftsgüter. Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten über EUR 800 (netto) können in der Regel nicht im Jahr der Anschaffung, sondern müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Hinweis: Mit dem Wachstumschancengesetzt soll die Die GWG-Grenze auf EUR 1.000 (netto) angehoben werden (mit Wirkung zum 01.01.2024).
Weiterhin müssen alle Zugange und Entnahmen von Wirtschaftsgütern in dem Anlagenverzeichnis aufgeführt und dokumentiert werden.
Damit wir mögliche Abschreibungen im Jahresabschluss berücksichtigen können, benötigen wir dein Anlagenverzeichnis aus dem vorherigen Veranlagungszeitraum.
Für mehr Informationen schaue dir gerne das folgende Video an:
Anlagevermögen & Abschreibungen - Alles was Selbständige wissen sollten | AfA-Tabellen
1) Einleitung: Was sind Anlagegüter & warum Abschreibung?
Definition: Anlagegüter (Fixed Assets) sind langlebige Wirtschaftsgüter–z. B. Computer, Möbel, Fahrzeuge.
Wichtigkeit der Abschreibung (AfA): Verteilung der Anschaffungskosten über Nutzungsdauer → steuerlich relevant.
2) AfA-Tabellen nutzen
Gesetzlich definierte Nutzungsdauern für verschiedene Güter, abrufbar über online “AfA‑Tabellen” (z. B. vom BMF).
Typische Nutzungsdauern:
Büroausstattung: 13 Jahre
Fahrzeuge: 6 Jahre
Computer/Handys: 3–5 Jahre (vor 2021)
Kamera/Videoequipment: 7 Jahre
Ganz einfach: „[Anschaffung] + AfA“ googeln → passende Nutzungsdauer.
3) Abschreibung in der Praxis
Beispiel: 1.000 € Büroausstattung, Nutzungsdauer 5 Jahre → 200 € jährlich als Betriebsausgabe.
Außerplanmäßige Abschreibung möglich bei: Diebstahl, Defekt, technischer Überholung.
4) Gesetzliche Sonderregelung: Computer & Software (ab 2021)
Ab 2021: Sofortabschreibung für Computer, Tablets und Software unabhängig vom Kaufpreis.
Grund: Technische Veralterung → Ziel: zeitgerechte steuerliche Anerkennung.
5) Worauf Selbstständige achten sollten
Prüfe AfA-Tabelle → richtige Nutzungsdauer wählen.
Abschreibung linear verteilen (oder außerplanmäßig); Computer sofort absetzen.
Dokumentiere Datum, Kosten & Dauer.
Bei Schäden oder Wertverlust: außerplanmäßige Abschreibung prüfen.
6) Fazit
Smartes Kostenmanagement: Abschreibungen verteilen Steuerentlastung über Jahre.
Tools nutzen: Buchhaltungssoftware unterstützt bei AfA & Nachweis.
Beratung lohnt sich, ggf. gemeinsam mit einem Steuerberater passende Strategien entwickeln.
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