Warum der Wechsel zur Regelbesteuerung wichtig ist
Überschreitest du mit deinem Gesamtumsatz die Grenze von 22.000 € (gültig bis Ende 2024), wirst du ab dem kommenden Jahr umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, du musst ab sofort Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen.
Updates 2025: Wechsel zur Regelbesteuerung
Als Kleinunternehmer*in bist du in der Regel von der Umsatzsteuer befreit – solange dein Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet. Doch was passiert, wenn dein Business wächst oder du freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln möchtest?
Ab 2025 gelten neue Schwellenwerte:
➡️ 25.000 € im Vorjahr
➡️ 100.000 € im laufenden Jahr
Mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung musst du auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Wichtig: Der Wechsel bindet dich für fünf Jahre.
Wir zeigen dir, was sich ändert, welche Schritte du gehen musst – und wie du ganz einfach auf der sicheren Seite bleibst.
Was musst du tun?
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen (falls noch nicht geschehen).
Umsatzsteuer erheben und auf Rechnungen ausweisen: Je nach Kundenstandort musst du die Umsatzsteuer berechnen.
Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen: Achte darauf, ein Lastschriftmandat beim Finanzamt zu hinterlegen oder regelmäßig unsere E-Mails zu prüfen.
Hinweis: Wir von smarta Steuerberatung informieren das Finanzamt über den Wechsel und übernehmen gerne deine Umsatzsteuervoranmeldungen.
Wann musst du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen?
Ab dem 1. Januar des neuen Jahres musst du Umsatzsteuer auf Leistungen erheben, die ab diesem Datum erbracht werden.
Wichtig: Für Umsätze des laufenden Jahres musst du noch keine Umsatzsteuer berechnen, auch wenn die Rechnungen erst im neuen Jahr bezahlt werden.
Rechnungsangaben: Was gehört auf eine Rechnung?
Rechnungsangaben sind gesetzlich vorgeschriebene Informationen, die auf einer Rechnung enthalten sein müssen. Sie dienen der Identifikation der Rechnung und erleichtern die Zahlungsabwicklung sowie die Buchhaltung.
Welche Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein?
Deine Rechnung muss folgende Informationen enthalten:
Vollständiger Name und Adresse von dir & deiner Kundin/deinem Kunden
USt-IdNr. oder Steuernummer des Unternehmens
Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art der Leistung
Datum der Lieferung oder Leistung
Nettobetrag, USt-Satz (meist 19 %) und Steuerbetrag
Hinweis bei Gutschrift: „Gutschrift“, Steuernummer des Unternehmens
Warum sind Rechnungsangaben wichtig?
Rechnungsangaben erfüllen mehrere zentrale Funktionen:
Sie sorgen für eine eindeutige Identifikation der Rechnung.
Sie erleichtern die Buchhaltung und Steuererklärung.
Sie gewährleisten eine reibungslose Zahlungsabwicklung.
Sie sind gesetzlich vorgeschrieben und schützen vor steuerlichen Problemen.
Fazit: Eine vollständige und korrekte Rechnung ist entscheidend für deine Steuererklärung und eine reibungslose Zahlung. Achte darauf, alle gesetzlichen Vorgaben nach § 14 UStG zu erfüllen, um steuerliche Probleme zu vermeiden.
Berechnung der Umsatzsteuer
Formel zur Berechnung der Umsatzsteuer bei 19%:
Nettobetrag x 1,19 = Bruttobetrag
Was sind Umsatzsteuervoranmeldungen?
Bei der Regelbesteuerung führst du die eingenommene Umsatzsteuer monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt ab.
In den Umsatzsteuervoranmeldungen listest du:
Die Summe der eingenommenen Umsatzsteuer
Die Summe der an andere Unternehmen gezahlten Vorsteuer
Die Differenz zahlst du ans Finanzamt oder bekommst sie erstattet.
Vorteil: Du bist vorsteuerabzugsberechtigt, das heißt, du kannst die gezahlte Umsatzsteuer für betriebliche Ausgaben zurückholen.
Hinweis: Wir übernehmen die Erstellung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung für dich. Zahlungen müssen innerhalb von 3 Tagen an das Finanzamt geleistet werden, es sei denn, du erteilst ein Lastschriftmandat. Erstattungen erfolgen in der Regel innerhalb von 1 bis 3 Wochen.
Umsatzsteuerregelungen je nach Kundenart
Kundenart | USt erheben/ ausweisen | Weitere Infos |
Unternehmer in Deutschland | ✅ | Ab dem neuen Jahr |
Unternehmer im EU-Ausland | ⛔
| Beide USt-IDs angeben + Hinweis auf Rechnung: Reverse Charge Leistung |
Unternehmer aus Drittland | ⛔ | Rechnungshinweis: Im Inland nicht steuerbare Leistung (Steuerberatung vor Ort sprechen) |
Privatperson in Deutschland | ✅ | Ab dem neuen Jahr |
Privatperson im EU-Ausland | ✅ | Steuerberatung in Deutschland & ggf. vor Ort sprechen |
Privatperson im Drittland | ✅ | Steuerberatung in Deutschland & ggf. vor Ort sprechen |
Leistungen im EU-Ausland:
USt-ID erforderlich: Wenn du Geschäfte mit Unternehmen außerhalb Deutschlands machst, benötigst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID), die dein Unternehmen in der EU kennzeichnet. Beantrage sie beim Bundeszentralamt für Steuern.
Innergemeinschaftliche sonstige Leistungen: Bei Geschäften zwischen Unternehmen mit USt-ID innerhalb der EU wird keine Umsatzsteuer erhoben. Stattdessen wird die Reverse Charge Regelung angewendet. Beide USt-IDs müssen auf der Rechnung angegeben werden.
Fehlende USt-ID: Fehlt die USt-ID auf der Rechnung, musst du deutsche Umsatzsteuer zahlen.
Privatkunden: Bei Verkäufen an Privatpersonen innerhalb der EU ist keine USt-ID erforderlich. Du musst die Umsatzsteuer in Deutschland berechnen.
Online-Handel: Ab 10.000 € Umsatz im EU-Ausland musst du eine OSS-Meldung abgeben. Registriere dich beim Bundeszentralamt für Steuern.
Leistungen außerhalb der EU:
Bei Dienstleistungen an Unternehmer im Drittland fällt keine Umsatzsteuer an. Auf deiner Rechnung weist du daher keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gibst du den Hinweis „Im Inland nicht steuerbare Leistung“ an.
Wichtig: Bei Privatkunden im Drittland ist es ratsam, Steuerberatung in Anspruch zu nehmen, da die steuerliche Behandlung im Empfängerland unterschiedlich sein kann.
Fazit: Regelbesteuerung – Chancen und Pflichten
Der Wechsel zur Regelbesteuerung bringt administrative Änderungen, bietet jedoch auch Vorteile wie das Vorsteuerabzugsrecht. Das bedeutet, du kannst dir die gezahlte Umsatzsteuer für betriebliche Ausgaben zurückholen.
Je nach Situation musst du die Leistung möglicherweise im Ansässigkeitsstaat deines Kunden oder deiner Kundin versteuern. In diesem Fall ist es ratsam, dies mit einem Steuerberater*in oder mit deinem Kunden/deiner Kundin zu klären.
Wir unterstützen dich bei allen Schritten – von der Anmeldung bis zur Voranmeldung der Umsatzsteuer. Melde dich gerne bei uns, wenn du Fragen hast!
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Schreib uns jederzeit an kontakt-team@smarta-steuern.de oder buche dir hier ein Beratungsgespräch – wir sind für dich da!
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