Con Sibill puoi categorizzare i movimenti bancari in entrata e in uscita, organizzandoli in categorie specifiche. Così puoi analizzare nel Cashflow come stai gestendo le entrate e le uscite della tua attività.
La categorizzazione avviene principalmente in modo automatico grazie all'autocategorizzazione, che riconosce i movimenti e li assegna alla categoria corretta sulla base degli esempi che le hai fornito. Puoi sempre intervenire manualmente sul singolo movimento o creare delle regole di categorizzazione per gestire casi specifici.
Quando è utile
Organizzare entrate e uscite per leggerle nel cashflow
Confrontare le spese tra periodi diversi
Automatizzare la categorizzazione di movimenti ricorrenti
Nascondere i giroconti dal cashflow per non gonfiarlo
Come organizzare le categorie
Su Sibill ci sono due livelli di categoria, che permettono di facilitare la lettura dei dati:
Macro categoria
Sotto categoria
Per creare delle categorie efficaci che rendano il cashflow di facile lettura, consigliamo di tenerne un numero ridotto (10-15 categorie). Tieni conto delle caratteristiche della tua azienda. Di seguito un modello di partenza adattabile:
Spese di gestione (affitti, utenze, oneri bancari, commercialista, consulenti, assicurazioni)
Tasse e tributi (F24, multe)
Spese del personale (stipendi dipendenti, compensi amministratori)
Software e licenze (gestionali, licenze, software)
Mutui e leasing
Fornitori tipo 1 (fornitore 1, fornitore 2, ecc.)
Fornitori tipo 2
Spese straordinarie (acquisto straordinario, ristrutturazione)
Altre uscite (rimborsi, storni, spese una tantum)
Giroconti
Puoi gestire le categorie della tua azienda in Cashflow > Categorie. Da qui crei, rinomini, modifichi il colore o elimini le categorie esistenti.
Proposte di categorizzazione
Per velocizzare la fase iniziale di setup, usa le Proposte di categorizzazione, in alto a destra nella sezione Movimenti. Mostra una lista delle parole chiave più ricorrenti per facilitare la creazione delle regole.
Clicca su Scegli categoria
Seleziona la categoria oppure creane una nuova dalla barra di ricerca
Clicca su Categorizza
Le regole create vengono visualizzate insieme alle altre nelle sezioni Regole in entrata e Regole in uscita.
Come funziona l'autocategorizzazione
L'autocategorizzazione è il modo principale con cui Sibill organizza i movimenti. È attiva di default sul tuo account e lavora in background. Puoi disattivarla in qualsiasi momento da Cashflow > Categorie > Categorizzazione automatica attiva/non attiva.
Per iniziare, crea il tuo albero delle categorie. Categorizza manualmente alcuni movimenti per ciascuna categoria creata. Questi primi esempi permettono all'algoritmo di riconoscere i pattern dei tuoi movimenti e, da quel momento, ogni movimento simile verrà categorizzato automaticamente a ogni sincronizzazione.
💡 Più esempi dai all'algoritmo, più diventa preciso. Per ottenere buoni risultati, categorizza manualmente almeno qualche movimento per ciascuna categoria che hai creato.
L'autocategorizzazione si attiva ad ogni sync e processa i movimenti degli ultimi 7 giorni. In caso di recupero storico, al primo sync successivo l'algoritmo categorizza automaticamente anche i movimenti più vecchi sulla base delle categorizzazioni che hai già fatto.
L'algoritmo impara dalle correzioni
Se vedi un movimento categorizzato in modo sbagliato, ti basta correggerlo manualmente. L'algoritmo riconosce la correzione e applica il nuovo apprendimento ai movimenti simili futuri.
Limiti dell'autocategorizzazione
L'autocategorizzazione non agisce ancora su:
Movimenti creati manualmente da te all'interno di Sibill
Movimenti caricati manualmente, ad esempio gli estratti conto delle carte di credito via CSV
L'algoritmo non distingue ancora lo stesso fornitore tra conti diversi. Se hai più POS che accreditano su conti diversi e vuoi categorie distinte per conto, gestisci il caso con una regola di categorizzazione dedicata.
Quando creare una regola di categorizzazione
Con l'autocategorizzazione attiva, le regole restano utili per casi più specifici. Crea una regola quando:
Vuoi nascondere automaticamente alcuni movimenti dal cashflow (es. giroconti)
Vuoi marcare automaticamente come da verificare alcuni movimenti (es. commissioni bancarie)
Hai un caso che l'algoritmo non gestisce bene (es. distinzione di un fornitore tra conti diversi)
Noti che l'autocategorizzazione sbaglia in modo sistematico su una tipologia di movimento
📝 Quando apri un nuovo account Sibill, alcune regole sono impostate di default. Puoi modificarle o eliminarle in qualsiasi momento.
Come creare una nuova regola
Vai a Movimenti dal menu a sinistra
In alto clicca su Regole in entrata o Regole in uscita a seconda del movimento
Clicca su Aggiungi una nuova regola in alto a destra
Compila i campi richiesti
Tipo di movimento (bonifico, commissioni, giroconto, ecc.)
Parola chiave, una o più parole presenti nel nome della controparte o nella descrizione del movimento
Conto corrente di appartenenza, se vuoi limitare la regola a un singolo conto
Categoria ed eventuale sottocategoria
Nascondi e Verifica, se vuoi nascondere il movimento o marcarlo come da verificare
Clicca su Crea la regola in basso a destra
Se vuoi applicarla anche a movimenti già categorizzati, seleziona la seconda opzione nel popup
💡 Esempio. Se hai un movimento "Mario - Bonifico affitto", scrivendo la parola chiave "Mario" la regola si applicherà a tutti i movimenti che contengono la parola Mario.
Come assegnare una categoria manualmente
La categorizzazione manuale ti serve in due momenti: per dare i primi esempi all'algoritmo e per correggere o modificare la categoria di un singolo movimento.
Vai alla sezione Movimenti
Clicca sulla categoria in corrispondenza del movimento
Dalla tendina puoi
Selezionare una categoria esistente
Creare una sottocategoria cliccando sul +
Creare una nuova categoria digitando il nome nella barra di ricerca e cliccando Crea
Categorizzazione multipla
Su Sibill puoi assegnare un movimento a diverse categorie. È utile per Ri.Ba. o distinte di pagamento multiple.
Clicca sul movimento interessato
Clicca su Assegna
Assegna le diverse categorie con distribuzione percentuale o importo
Clicca su Assegna categorie
In breve
L'autocategorizzazione è attiva di default e impara dai tuoi esempi. Crea un albero di categorie ridotto (10-15), categorizza manualmente alcuni movimenti per dare gli esempi iniziali, e usa le regole solo per casi specifici (nascondi giroconti, marca come da verificare, distinzione fornitori tra conti).