Voor een goede werking van de api-koppeling stelt de salarisadministratie een api-gebruikersnaam in. Deze api-gebruiker geeft toegang tot het ontvangen van de variabele gegevens uit TactiPlan. Voor het instellen van de juiste urencodes is het noodzakelijk kan het formulier worden ingevuld door de salarisadministratie.

Volg onderstaande stappen om de koppeling met Loket in gang te zetten:

Stap 1: Vraag een api-gebruikersnaam aan bij uw salarisverwerker.
U ontvangt van uw salarisverwerker een gebruikersnaam en wachtwoord die u nodig heeft bij de volgende stap.
​
Geef bij uw salarisverwerker aan dat de api-gebruiker de volgende rechten nodig heeft:

De volgende artikelen kunnen hierbij nuttig zijn voor uw salarisverwerker:

Advies: Stuur de gegevens bij voorkeur in het begin van de maand naar Loket. Op deze manier is er nog tijd wanneer de koppeling om de een of andere reden niet werkt.
​
​Stap 2: Laat de salarisverwerker het Loket-formulier invullen
Kopieer de volgende link en stuur dit naar uw contactpersoon van de salarisadministratie:
​Formulier Koppeling met Loket. Aan de hand van dit formulier kunnen de juiste looncomponenten gekoppeld worden aan de codes in Loket.
​
​Stap 3: Stel in TactiPlan de koppeling in.
Klik via de pagina 'rapportages' - tabblad 'koppeling' op de knop 'instellingen'. De onderstaande dialoog verschijnt:
​

Klik hier op 'Maak nu verbinding met Loket.nl' om via de pop-up in te loggen met de api-gebruikersnaam en het wachtwoord.

Klik op 'Login'. Het volgende scherm verschijnt:
​

Klik op 'Toestaan'.
​
​Stap 4: Stel in TactiPlan per personeelslid 'medewerker in Loket' in.
Koppel de personeelsnummers uit Loket. Dit kan via de pagina 'personeel'. Selecteer hiervoor eerst een personeelslid. Voorbeeld:
​

Kies via het dropdown-menu bij 'medewerker in Loket' de naam en het personeelsnummer. Zoek het personeelslid eventueel op via de zoekfunctie.
​

Selecteer tevens het 'contract in Loket' zodat het verloningsnummer wordt gekoppeld aan het huidige contract.
​
Is het tevens nodig om NAW-gegevens te synchroniseren? Zet dan ook het vinkje aan bij 'gesynchroniseerd'. Voor deze optie worden extra koppelingskosten gerekend. Lees hier meer over in het artikel 'Personeelslid synchroniseren'.

Stap 5: Gebruik de koppeling met Loket voor de verloning
Staat de koppeling klaar voor gebruik? Gebruik dan het Stappenplan urenverwerking om de maand af te sluiten en de gegevens door te zenden naar de salarisadministratie.
​

Is er sprake van meerdere administraties/bedrijven in Loket? Dan kan de salarisadministratie de toegang voor de api-gebruikersnaam uitbreiden naar meerdere bedrijven in Loket. Zo komt het personeel van de andere bedrijven ook door: dit kan via 'personeel' bij 'medewerker in Loket' geselecteerd worden. Tijdens het verloningsproces worden de gegevens per bedrijf doorgestuurd naar Loket. Dit verloopt automatisch zodra dit via 'personeel' goed gekoppeld staat.

Voor de ingestelde contractsoorten (vaste medewerker, oproepkracht) worden verschillende gegevens naar Loket gestuurd. Het is van belang dat de contracten goed staan ingesteld. U kunt de contracten controleren op de pagina 'personeel' - tabblad 'overzicht'.
​

Na het publiceren van de weken via 'urenregistratie' kunt u de variabele gegevens versturen.
​

Klik hiervoor alle vinkjes aan om de gegevens naar Loket te sturen. Vul het TactiPlan-wachtwoord in en klik op 'exporteren'. Het programma geeft hierna een melding over of het exporteren gelukt is.
​

In sommige gevallen, zoals bij uitdiensttreding, geeft TactiPlan na het exporteren aan dat de export mislukt is: