Volg onderstaande stappen voor het afsluiten van een maand en het doorsturen van de urengegevens aan de salarisadministratie:
Verlofoverzicht
Ga naar de pagina verlof - tabblad 'overzicht' en controleer of de juiste verlof- en ziekte-uren staan ingevuld in het verlofoverzicht. Staan hier bijvoorbeeld dubbele aanvragen in? Dan kleuren de uren rood. Klik op de uren zodat zichtbaar wordt welke aanvragen overlappen en pas de periode of uren aan. Zie hiervoor ook het artikel Verlof overlapt met ziekte.
Urencontrole
Ga naar de pagina urencontrole en controleer en accordeer alle gewerkte uren van de eerste tot de laatste dag in de vorige maand. Het personeel geeft alleen de daadwerkelijk gewerkte uren op: verlof en ziekte worden op de achtergrond berekend via de afzonderlijke pagina's.
Wordt er geen gebruik gemaakt van 'urencontrole'? Controleer dan de tijden en diensten in die maand op de pagina ‘roosters’.
Urenregistratie
Ga naar de pagina urenregistratie. Sluit de weken af door de weken aan te vinken tot en met de laatste week van de afgelopen periode. Klik op de knop 'publiceren' en bevestig. Er kunnen waarschuwingen staan achter de weken, bijvoorbeeld bij verlof tijdens een ziekteperiode. Los eventuele meldingen eerst op alvorens door te gaan.
Plus-/minuren - per week
Ga naar de pagina plus-/minuren. Selecteer de (laatste) week waarvan de zondag geheel
in de vorige periode valt. Bepaal in deze week hoeveel plusuren er uitbetaald worden per
personeelslid. Plusuren in de week hierna gaan mee met de volgende periode.
Klik op ‘opslaan’. De uren zijn nu automatisch doorgezet naar de rapportage.
Plus-/minuren - per maand
Ga naar de pagina plus-/minuren. Selecteer een maand en bepaal hoeveel plusuren er uitbetaald worden per personeelslid. Klik op ‘opslaan’. De uren zijn nu automatisch doorgezet naar de rapportage.
Km-registratie
Accordeer via de pagina km-registratie de opgegeven kilometers voor een overzicht van de te vergoeden extra of zakelijke kilometers. Wordt er geen gebruik gemaakt van km-registratie? Controleer dan de gewerkte dagen (reisdagen) in de volgende stap.
Rapportages
Ga naar rapportages en selecteer een maandoverzicht met gegevens uit de vorige maand.
Klik op de 'Excel'-knop. Er wordt een bestand opgeslagen op uw computer. Dit bestand kan vervolgens bijgevoegd worden in een e-mail aan uw salarisverwerker. Wordt er een automatische koppeling gebruikt? Volg dan de onderstaande stappen:
- Ga naar rapportages - tabblad 'koppeling’ en selecteer een maand.
- Vink vervolgens de contractsoorten aan en klik op ‘exporteren’:
