Deze handleiding helpt u te begrijpen hoe u zoekwoorden in monitoringsprofielen kunt optimaliseren om ervoor te zorgen dat u relevante matches ontvangt. Door uw zoekwoorden te verfijnen, kunt u irrelevante matches verminderen en de efficiëntie van uw monitoringsproces verbeteren.
Opmerking: In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u al een abonnementspakket heeft dat de optie omvat om een monitoring profiel aan te maken en dat u verschillende zoekwoorden heeft toegevoegd om op aanbestedingsmatches te richten.
Indien u een Advanced profile heeft, moet u eventueel contact opnemen met de Supportafdeling om uw zoekwoorden te updaten.
Te veel irrelevante matches
Monitoringprofielen matchen aanbestedingen met de criteria die u heeft ingesteld, waaronder Zoekwoorden. Als uw zoekwoorden te breed, te specifiek of niet nauwkeurig genoeg zijn, kunnen ze resultaten opleveren die niet volledig bij uw behoeften passen. Dit kan de volgende oorzaken hebben:
Termen die meerdere betekenissen hebben of van toepassing zijn op verschillende sectoren, kunnen leiden tot resultaten die buiten uw beoogde bereik vallen.
Woorden met onduidelijke of algemene betekenissen kunnen leiden tot resultaten die niet aansluiten bij uw focus.
Te nichegerichte zoekwoorden kunnen ervoor zorgen dat u kansen mist of dat er minder matches worden gevonden.
Onnauwkeurige Zoekwoorden Identificeren
Volg de volgende stappen om zoekwoorden te identificeren die irrelevante resultaten opleveren:
Bekijk de meldingen die u heeft ontvangen en open het monitoringresultaat op Mercell .
Check de Matchende Informatie rechtsonder op de overzichtspagina van de aankondiging.
Noteer kansen die niet bij uw beoogde focus passen en vergelijk hun Matchende Informatie met uw zoekwoorden.
Identificeer de zoekwoorden die waarschijnlijk deze matches genereren.
Is het zoekwoord te algemeen of te vaag?
Sluit het zoekwoord aan bij uw industrie en doelgroepbehoeften?
Kan het zoekwoord meerdere betekenissen hebben (bijvoorbeeld ‘consulting’ kan management, IT of andere soorten betekenen)?
Stappen om zoekwoorden te optimaliseren
Log in op uw account.
Klik rechtsboven op de pagina op uw naam en selecteer Monitoringsprofielen in het dropdown-menu.
Ga naar het betreffende monitoringprofiel om de zoekwoorden te wijzigen.
Vergelijk de lijst met eerder geïdentificeerde irrelevante matches. Als u merkt dat hetzelfde zoekwoord herhaaldelijk voorkomt in irrelevante matches, kan dit erop wijzen dat het zoekwoord te breed is.
Bewerk of Verwijder alle zoekwoorden die u als problematisch heeft geïdentificeerd en vervang ze door specifiekere termen.
Voeg alternatieve termen of zinnen toe die uw behoeften beter beschrijven.
Als het zoekwoord te veel resultaten oplevert, kunt u meer zoekwoorden toevoegen door op + Zoekwoord toevoegen te klikken.
Hiervoor is de operator EN nodig om het tweede zoekwoord met het eerste te combineren. Zo krijgt u alleen resultaten waarbij zowel ‘Zoekwoord A’ als ‘Zoekwoord B’ in de publicatie voorkomen.
Als dit nog steeds te veel resultaten oplevert, kunt u de zoekopdracht verder verfijnen door de instelling Match binnen te wijzigen in Titel in plaats van Alles selecteren om de resultaten te beperken.
Klik voor een nauwkeurigere configuratie van zoekwoorden op Geavanceerde opties weergeven. Daar kunt u uw instellingen verfijnen met behulp van: matchtypen, matching operatoren, gekoppelde zoekwoorden en CPV-codes, plus andere geavanceerde filters. Lees de uitgebreide instructies in Haal meer uit uw Monitoring Profiel.
Gemiste relevante kansen
Het missen van relevante aanbestedingen is vaak het gevolg van het gebruik van één enkel, te beperkt zoekgebied. Gebruik de volgende technieken om de dekking te maximaliseren:
1. De hiërarchie van leveringsregio’s begrijpen en correct gebruiken
Meerdere niveaus selecteren: Selecteer voor uw primaire werkgebied de specifieke lokale leveringsregio’s, zoals provincies of districten, waar u gevestigd bent en/of gemakkelijk kunt leveren.
Breid strategisch uit: Houd voor toekomstige groei of grotere projecten ook rekening met de bredere leveringsregio's (zoals grotere regionale of provinciale gebieden) die uw primaire lokale leveringsgebieden omvatten en omringen.
Als u een zeer specifieke lokale leveringsregio selecteert, worden aanbestedingen die voor de overkoepelende regio worden gepubliceerd, niet automatisch meegenomen. Zorg ervoor dat u zowel de specifieke lokale leveringsregio’s die u bedient als eventuele relevante, bredere leveringsregio’s op een hoger niveau afzonderlijk selecteert, als u bereid bent dat grotere gebied te bedienen.
2. Meerdere monitoringprofielen maken
Gebruik geen één groot profiel. Maak in plaats daarvan aparte, gerichte profielen op basis van verschillende strategische doelen:
Kernmarktprofiel: Specifieke lokale leveringsregio’s + uw belangrijkste CPV-codes + typische contractwaardes. (Zeer relevant)
Groeimarktprofiel: Bredere leveringsregio’s + bredere of secundaire CPV-codes + hogere contractwaardes. (Hoge dekking)
Nabijheidsprofiel: Lokale leveringsregio's net over de administratieve grenzen (in aangrenzende bredere leveringsregio's) waar u nog steeds realistisch kunt leveren.
Tips voor het vinden van een balans tussen relevantie en dekking
Het belangrijkste is om filters te maken die een beheersbaar aantal zeer relevante waarschuwingen genereren, zodat uw team zich kan concentreren op het bieden.
Strategie | Doel | Hoe te Implementeren |
Prioriteit geven aan leveringsregio's | Relevantie | Selecteer alleen leveringsregio’s waar u het contract op realistische, winstgevende en concurrerende wijze kunt uitvoeren. Vermijd regio's die te ver weg liggen en alleen op uw verlanglijstje staan. |
Uitsluitingsfilters gebruiken | Relevantie | Als u een bredere leveringsregio selecteert voor dekking, maar weet dat u een van de specifieke lokale leveringsgebieden, bijvoorbeeld een afgelegen eiland, niet kunt bedienen, gebruik dan een NOT IN-uitsluitingsfilter voor die lokale leveringsregio. |
Filter op contractwaarde | Relevantie | Gebruik filters om aanbestedingen te elimineren die te klein zijn (niet de moeite waard om op te bieden) of te groot (die de financiële of operationele capaciteit van uw bedrijf overschrijden). |
Maak een “bufferzone” | Dekking | Voeg lokale leveringsregio’s toe die direct grenzen aan uw kerngebied. Dit zijn vaak gemakkelijk bereikbare locaties die inkopers soms ten onrechte met de verkeerde regionale code labelen. |
Regelmatig controleren en optimaliseren | Balans | Neem elke 3 tot 6 maanden de tijd om uw filterresultaten te bekijken. Als u te veel irrelevante resultaten krijgt, is uw dekking te breed. Als u weet dat concurrenten in uw omgeving aanbestedingen binnenhalen die u niet ziet, zijn uw filters te beperkt. Pas uw leveringsregio’s en CPV-codes dienovereenkomstig aan. |
Na uw wijzigingen kunt u ook een voorbeeld bekijken van het soort matches dat uw monitoringprofiel op basis van de geselecteerde zoekwoorden genereert. Zo ziet u direct of een nieuw zoekwoord of een combinatie van zoekwoorden relevante resultaten uit de lijst met beschikbare aanbestedingen oplevert. Raadpleeg voor gedetailleerde instructies Matches uit uw Monitoring Profiel bekijken.
Als de problemen blijven bestaan, herhaal dan het proces om de zoekwoorden verder te verfijnen. Overweeg om:
· Bredere termen toe te voegen om de zichtbaarheid te vergroten
· Controleer of de zoekwoorden niet verkeerd zijn gespeld
· Controleer of de zoekwoorden niet verkeerd zijn geconfigureerd
Door uw zoekwoorden regelmatig te controleren en bij te werken, blijven uw matches nauwkeurig, relevant en afgestemd op uw doelen.
Article Ref: 060120260922