Nach Ihrer Entscheidung können Sie in Mercell Ausschreibung ein formelles Entscheidungsdokument erstellen. Wenn Sie die Bieterunternehmen über Ihre Entscheidung informieren, fügt Mercell Ausschreibung das Entscheidungsdokument automatisch bei. Sie können es entfernen, wenn es für eine bestimmte empfangende Person nicht erforderlich ist, oder weitere Dokumente ergänzen. Dazu gehört beispielsweise die vom System erstellte Vergleichstabelle, die nicht automatisch angehängt wird.
So können Sie Ihre Kommunikation anpassen und sicherstellen, dass die richtigen Dokumente an die jeweiligen Bieterunternehmen gesendet werden. Alle Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail. Sie können nachverfolgen, wann diese eingegangen sind und geöffnet wurden.
So erstellen Sie einen Zuschlag …
Öffnen Sie im linken Menü den Abschnitt „Zuschläge“.
Wählen Sie anhand der Vergleichstabelle und Ihrer Analyse das erfolgreiche Angebot aus.
Erstellen Sie anhand der Systemanweisungen ein formelles Entscheidungsdokument.
Prüfen Sie das Dokument auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Verwenden Sie „+ Neue Zuschlagsentscheidung“, um den teilnehmenden Bieterunternehmen eine individuell angepasste Entscheidung zu senden. Sie müssen zunächst eine Vorlage auswählen, können sie aber nach „Speichern und fortfahren“ bearbeiten.
Als Nächstes versenden Sie auf derselben Registerkarte die Benachrichtigung über die Zuschlagsentscheidung. Dieser Schritt wird hier in einem eigenen Artikel erläutert.
Absender/Empfänger
Bei der Erstellung einer Benachrichtigung können Sie zunächst folgende Angaben ändern und auswählen:
Name der absendenden Person
E-Mail-Adresse der absendenden Person
Empfänger
Personen, die ein Angebot eingereicht haben
Von der Entscheidung betroffene Bieterunternehmen
Bieterunternehmen mit Zuschlag
Empfänger hinzufügen
Inhalt der Benachrichtigung
Das Entscheidungsformular enthält automatisch das neu erstellte oder importierte Beschaffungsentscheidungsdokument.
Klicken Sie auf die Dateiverknüpfungen, um Dateien zu öffnen.
Klicken Sie auf das Häkchensymbol hinter einer Datei, um diese zu löschen.
Über „Anhang hinzufügen“ können Sie beliebig viele eigene Dokumente ergänzen, beispielsweise Hinweise zum Nachprüfungsverfahren.
Um eine Vergleichstabelle als PDF anzuhängen, klicken Sie auf die gewünschte Vergleichsansicht.
Sie können die von Ihnen im Vergleich erstellte Ansicht als Anhang auswählen.
E-Mail-Betreff: Das System erzeugt automatisch Titel und Kennung der Auftragsbekanntmachung.
Begleittext: Sie können einen gespeicherten Text importieren oder Ihren eigenen Text über „Speichern“ in die gespeicherten Texte übernehmen.
Standardinhalt der Nachricht: Das System fügt diese Informationen in den Begleittext der Benachrichtigung ein.
Weitere Optionen
Mit „Zuschlag bearbeiten“ kehren Sie zur Bearbeitung der Entscheidung zurück.
Mit „Speichern“ speichern Sie die Benachrichtigung und können sie später weiterbearbeiten.
„Speichern und Benachrichtigung senden“ versendet die Benachrichtigung an die ausgewählten Personen.
Benachrichtigung versendet
Nach dem Versand können Sie die Benachrichtigung und die Entscheidung anzeigen:
Auf der Registerkarte „Entscheidungen“ über die Menüoption „Inhalt der Benachrichtigung“
Auf der Registerkarte „Dokumente“ im Abschnitt „Entscheidungsdokumente“
Article Ref: 140820251035 / 140820251025