Sieh Dir als Einstieg unser Erklärvideo zur Schulungsverwaltung an:
1. Schulungsverwaltung auf Mitarbeiterebene anzeigen
Im Mitarbeiterprofil findest Du den Reiter Schulungsverwaltung
Unter SCHULUNGEN hast Du Zugriff auf alle laufenden, geplanten oder abgeschlossenen Schulungen – und jetzt auch auf Zertifikate sowie das Schulungsbudget des Mitarbeiters
Hinweis:
Das Budget wird als verwendetes Budget ab dem Startdatum der Schulung angezeigt. Beispiel: Startet die Schulung im 03/27, wird das Budget vom Schulungsbudget 2027 abgezogen.
Ein Mitarbeiter kann nur einer Budgetrichtlinie zugewiesen sein. Sobald Du den Mitarbeiter einem zweiten Budget hinzufügst, wird er aus der vorherigen Richtlinie entfernt.
Wenn ein Mitarbeiter sein Budget überschreitet, wird ein negativer Saldo angezeigt, die Schulung wird jedoch aktuell nicht blockiert.
2. Verwalte und erstelle Schulungsbudgets
Gehe zu Mitarbeiterprofil > Schulungsverwaltung > Schulungsbudget
Klicke auf Zum Budget
oder gehe über Schulungsverwaltung > Einstellungen > Budgets
Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol am Ende der Zeile, um ein bestehendes Budget zu bearbeiten oder zu löschen oder Mitarbeiter hinzuzufügen
Klicke sonst auf den blauen Link x Mitarbeiter unter Zugewiesene Mitarbeiter, um Mitarbeiter zu diesem bestehenden Budget hinzuzufügen.
2. Erstelle neues Budget
Klicke auf NEUES BUDGET HINZUFÜGEN
Fülle alle erforderlichen Informationen aus
Wenn Du das Schulungsbudget nach Geldbetrag verwaltest, ist das jährliche Schulungsbudget ein Pflichtfeld
Wenn Du die Verwaltung nach Anzahl der Schulungen wählst, musst Du ein jährliches Schulungslimit mit der erlaubten Anzahl an Schulungen angeben.
3. Individuelles Budget für einen Mitarbeiter erstellen
Wenn ein Mitarbeiter einer Budgetrichtlinie zugewiesen ist, Du sein Budget aber für einen bestimmten Zeitraum anpassen musst, kannst Du im Mitarbeiterprofil ein individuelles Budget erstellen. Dieses wird automatisch als zusätzliche Budgetrichtlinie in den Training-Budget-Einstellungen hinzugefügt.
Gehe zum Mitarbeiterprofil > Training Tracker > Schulungsbudget
Klicke auf Budget bearbeiten
Bearbeite den Betrag oder andere Budgetdetails
Klicke auf Ja, neu zuweisen
4. Details der Schulungen ansehen
Gehe zu Schulungsverwaltung > Katalog
Klicke auf eine Schulung
Unter Allgemeine Informationen kannst Du den Zeitplan, die Dauer, die Teilnehmer und das Zertifikat sehen
Unter Teilnehmer siehst Du alle eingeschriebenen Mitarbeiter. Von dort kannst Du die Teilnehmer ebenfalls verwalten
Unten links kannst Du die Schulung auch bearbeiten und löschen.
5. Details und Inhalte einer Schulung bearbeiten
Gehe zu Schulungsverwaltung > Katalog
Finde die jeweilige Schulung und klicke auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile
Klicke auf Schulung bearbeiten
Finde den Abschnitt, den Du im vertikalen Menü bearbeiten möchtest z.B. eine Kategorie unter Allgemeinen Informationen.
Nimm Änderungen vor und klicke auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN
6. Teilnehmer einer Schulung verwalten
Gehe zu Schulungsverwaltung > Katalog
Finde die jeweilige Schulung und klicke auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile
Klicke auf Mitarbeiter verwalten
Mitarbeiter zuweisen/hinzufügen
ODER
Gehe zu Schulungsverwaltung > Katalog
Klicke auf eine Schulung
Finde Teilnehmer im vertikalen Menü
Klicke auf Teilnehmer verwalten
Mitarbeiter hinzufügen
Verwende die Suchleiste, um einen Mitarbeiter mit Namen zu finden, oder nutze Filter, um Mitarbeiter mit bestimmten Attributen anzuzeigen, z. B. an einem bestimmten Standort, in einem Team oder mit einem Vorgesetzten.
Verfügbare Mitarbeiter werden in der linken Spalte angezeigt. Klicke (+), um sie zur Schulung hinzuzufügen.
In der rechten Spalte siehst Du alle AUSGEWÄHLTEN MITARBEITER. Du kannst Teilnehmer mit dem Papierkorb-Symbol entfernen.
Klicke auf WEITER, wenn Deine Auswahl vollständig ist.
7. Schulung für Teilnehmer beenden
Gehe zu Schulungsverwaltung > Katalog
Klicke auf eine Schulung
Um eine Schulung für alle Teilnehmer zu beenden, klicke auf den grünen Button SCHULUNG BEENDEN
Um eine Schulung für einzelne Teilnehmer zu beenden:
Finde Teilnehmer im vertikalen Menü
Finde den jeweiligen Mitarbeiter und klicke auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile
Klicke auf Schulung für Teilnehmer beenden
Klicke auf BESTÄTIGEN
Hinweis:
Schulungen können für Teilnehmer nur beendet werden, wenn sie in Bearbeitung sind. Zukünftig anstehende Schulungen können nicht beendet werden.
8. Schulung beenden, die ein Zertifikat vergibt
Hinweis:
Wenn Du eine Schulung beendest, die am Ende ein Zertifikat vergibt, stelle sicher, dass Du das ausgestellte Zertifikat bereits vorliegen hast, da Du es im Prozess des Beendens hochladen musst.
Nachdem Du auf Schulung für Teilnehmer beenden geklickt hast, siehst Du dieses Pop-up-Fenster:
Klicke auf BESTÄTIGEN
Du wirst weitergeleitet, um die Zertifikatsdatei hochzuladen
Ziehe die Datei in das Pop-up-Fenster oder wähle sie von Deinem Computer aus
Wähle einen Namen (Pflichtfeld) und ein Ablaufdatum (Pflichtfeld) für das Zertifikat
Optional kannst Du Tags für dieses Dokument verwenden
Klicke auf HOCHLADEN
9. Status von Schulungen einsehen (Admin)
Gehe zu Schulungsverwaltung > Katalog > Schulung auswählen > Teilnehmer
Finde die Spalte STATUS, um zu sehen, ob die Schulung geplant, in Bearbeitung, überfällig oder abgeschlossen ist
Wenn die Schulung ein Zertifikat vergibt, siehst Du neben der Statusspalte eine Spalte ZERTIFIKAT
Wenn die Schulung abgeschlossen ist und ein Zertifikat vergeben wurde, kannst Du es hier unter ZERTIFIKAT ansehen und herunterladen
10. Status einer abgeschlossenen Schulung einsehen (Mitarbeiter)
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11. Eine Schulung löschen
Gehe zu Schulungsverwaltung > Katalog
Finde die entsprechende Schulung und klicke auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile
Klicke auf Löschen
Klicke auf Ja, löschen
