Översikt
Servicehantering är en av de mest kritiska delarna i ett uthyrningsbolag.
Med Hyrmas nya logik med automatisk status har servicehanteringen gått från manuell administration till ett strukturerat, spårbart arbetsflöde.
I det tidigare arbetssättet hanterades maskinens status manuellt. Det innebar att:
Status kunde skrivas över av misstag
Historik gick förlorad
Det var svårt att veta vad som faktiskt hade hänt
Kommentarer användes som “minneslappar” istället för strukturerad dokumentation
Med den nya logiken ersätts manuella statusar av en dynamiskt beräknad status.
När en maskins status sätts till Automatisk styrs dess tillgänglighet helt av dess Planerade Händelser – exempelvis:
Service
Besiktning
Reparation
Maskinens status är alltså inte längre ett fält som någon manuellt ändrar – den är resultatet av faktiska planerade aktiviteter i systemet.
Detta säkerställer:
Spårbarhet
Förutsägbarhet
Tydlig prioritering
Färgkoder
För att skapa omedelbar visuell tydlighet används ett färgkodat system:
🟢 Grön – Tillgänglig
Inga blockerande händelser.
🟡 Gul – Varning
Aktiveras när en service eller besiktning når sitt startdatum.
Maskinen är fortfarande uthyrningsbar, men kräver uppmärksamhet.
🔴 Röd – Uthyrningsspärr
Aktiveras när:
En service/besiktning når sitt slutdatum utan att vara slutförd
En reparation / service markeras som blockerande
Den röda statusen innebär en faktisk uthyrningsspärr. Maskinen kan då inte hyras ut förrän händelsen är hanterad.
Arbetsflöde
Den nya servicehanteringen är uppbyggd kring ett tydligt flöde:
1: En planerad händelse skapas (service, reparation, besiktning)
När en händelse skapas väljer ni datum eller period för när händelsen ska utföras.
Vill ni att händelsen är återkommande kan man ställa in det på antingen månader eller dagar, samt om man vill att den återkommande händelsen ska planeras på samma datum eller från datumet när händelsen utförs.
Vidare väljer man om händelsen ska blockera uthyrning (reparation/service) skriver namn och beskrivning.
2: Maskinens status uppdateras automatiskt baserat på datum och typ:
När en händelse är skapad så uppdateras färgkoden för maskinen.
I exemplet nedan får vi gul färg (varning) eftersom vi befinner oss inom perioden för den planerade händelsen.
3: Planerad händelsen slutförs:
När den planerade händelsen slutförs så skapas en historisk händelse och färgkoden för individen uppdateras. I exemplet nedan har det även skapats en planerad händelse om 1 år eftersom jag valde att upprepa händelsen var 12:e månad.
Synlighet i Hyrma
För att underlätta navigeringen i Hyrma har vi adderat färgade ikoner på de mest centrala vyerna. Ni kan exempelvis se ikonerna på:
Uthyrningsöversikten
Avtalsraderna
I individlistan
Om man håller muspekaren över någon av dessa ikoner kan man också snabbt se planerade händelser och därmed få en förklaring till färgen.
Man behöver alltså inte navigera till den separata servicevyn för att förstå tillgängligheten – informationen är integrerad i det dagliga arbetet.