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Configurazioni PDF

Guida alla configurazione dei documenti PDF in Eturnity: branding con logo e colori, pagine personalizzate e modelli di documenti.

Panoramica: Configurazione PDF in Eturnity

Le funzionalità di configurazione PDF in Eturnity consentono agli amministratori di personalizzare completamente tutti i documenti PDF generati per adattarli all'identità aziendale e accelerare significativamente la creazione di documenti. Queste funzionalità sono suddivise in tre aree principali, tutte accessibili tramite Impostazioni (angolo in alto a destra):

  • Branding: Configurazione del logo e di tre colori principali per tutti i documenti PDF

  • Pagine personalizzate: Carica le tue pagine PDF come condizioni generali o informazioni aziendali

  • Modelli di documenti: Creazione di modelli riutilizzabili con pagine preselezionate per diversi tipi di progetto

Queste tre funzionalità lavorano insieme per creare documenti professionali e coerenti con il marchio riducendo al contempo il tempo di creazione dei documenti.

Prerequisiti

Per utilizzare le impostazioni di configurazione PDF, hai bisogno di:

  • Diritti di amministratore: Solo gli utenti con ruolo di Amministratore possono accedere a queste impostazioni

  • Licenza attiva: Una licenza Eturnity completa (non disponibile nelle licenze Partner)

  • Per il Branding: file logo PNG (max. 1 MB, altezza minima 70 pixel)

  • Per le pagine personalizzate: file PDF (max. 70 MB per file)

1. Configurazione Branding

L'area Branding ti consente di definire il logo aziendale e tre colori del marchio che vengono utilizzati automaticamente in tutti i documenti PDF.

Accesso alle impostazioni Branding

  1. Fai clic su Impostazioni nell'angolo in alto a destra di Eturnity Expert

  2. Seleziona Configurazioni PDF > Branding dal menu laterale

Creazione di un nuovo Branding

  1. Fai clic sul branding nell'elenco dei branding

  2. Inserisci un nome del branding significativo

  3. Configura i tre colori del documento:

    • Colore principale di risalto (Color 1): Utilizzato per testo enfatizzato, sottotitoli e piè di pagina

    • Colore secondario (Color 2): Utilizzato per grafici e infografiche

    • Colore sfondo (Color 3): Colore aggiuntivo quando due colori non sono sufficienti

  4. Inserisci il codice HEX per ogni colore (ad es. #FF5733). L'anteprima del colore visualizza immediatamente il colore

  5. Carica il tuo logo aziendale:

    • Trascina il file PNG nell'area di caricamento, oppure fai clic su Seleziona file

    • Il logo deve essere in formato PNG, con sfondo trasparente e un'altezza minima di 70 pixel

    • Dimensione massima del file: 1 MB

  6. Fai clic su Salva nell'angolo in alto a destra

2. Pagine personalizzate

Con le pagine personalizzate, puoi caricare i tuoi documenti PDF e integrarli nelle tue offerte. Questo è ideale per contenuti statici come condizioni generali, informazioni aziendali, condizioni di garanzia o specifiche tecniche. Gli amministratori possono caricare e gestire autonomamente questi contenuti.

Accesso alle impostazioni Pagine

  1. Fai clic su Impostazioni nell'angolo in alto a destra

  2. Seleziona Configurazioni PDF > Pagine personalizzate

  3. Vedrai una tabella con tutte le pagine personalizzate esistenti

Creazione di una nuova pagina personalizzata

Crea prima un file PDF con il contenuto desiderato, quindi caricalo:

  1. Fai clic su Aggiungi pagina

  2. Inserisci un nome della pagina (max. 50 caratteri) che verrà visualizzato nella configurazione del documento

  3. Seleziona la lingua della pagina dal menu a discesa (tedesco, francese, italiano, ecc.). Questo garantisce che la pagina sia disponibile solo per i documenti nella lingua corrispondente

  4. Seleziona le tecnologie per le quali questa pagina è rilevante:

    • Fotovoltaico

    • Sistema di accumulo

    • E-Mobility

    • Gestione dell'energia

    • Sistema di riscaldamento

    • Tecnologia libera

  5. Carica il tuo file PDF:

    • Trascina il file PDF nell'area di caricamento, oppure fai clic su Seleziona file

    • Formato supportato: PDF

    • Dimensione massima del file: 70 MB

  6. Fai clic su Salva

La nuova pagina sarà quindi disponibile nella libreria delle pagine personalizzate. Per farla apparire automaticamente nei documenti generati, aggiungila a un modello di documento adeguato (vedi sezione 3).

Modificare o sostituire una pagina personalizzata

Tramite l'icona di modifica puoi adattare successivamente il nome della pagina, la lingua e le tecnologie assegnate di una pagina personalizzata esistente. Il file PDF caricato non può invece essere sostituito in questo modo.

  1. Nella tabella sotto Configurazioni PDF > Pagine personalizzate, seleziona la pagina esistente

  2. Fai clic sull'icona di modifica nella riga della pagina esistente

  3. Adatta il nome della pagina, la lingua o le tecnologie

  4. Fai clic su Salva

Nota: Se cambi la lingua, la pagina viene rimossa da tutti i modelli di documenti che non corrispondono alla nuova lingua.

Se il contenuto di una pagina personalizzata cambia (ad es. una versione aggiornata delle condizioni generali), crea invece una nuova pagina personalizzata con il file PDF aggiornato (vedi sopra) e aggiungila nei modelli di documenti interessati al posto della vecchia pagina. Successivamente, elimina la pagina obsoleta tramite l'icona del cestino nella tabella delle pagine personalizzate, in modo che non venga utilizzata per errore.

3. Modelli di documenti

I modelli di documenti sono compilazioni di pagine preconfigurate che puoi caricare nei progetti con un solo clic. Invece di selezionare e organizzare individualmente le pagine per ogni progetto, puoi creare un modello che contiene tutte le pagine necessarie nell'ordine corretto.

Quando utilizzare i modelli di documenti?

I modelli di documenti sono particolarmente preziosi quando:

  • Servi diversi tipi di clienti (ad es. clienti residenziali vs. clienti commerciali con diverse esigenze informative)

  • Offri diverse combinazioni di tecnologie (ad es. solo PV, PV+Batteria, PV+E-Mobility)

  • Desideri rappresentare le fasi del progetto (ad es. Offerta iniziale, Offerta dettagliata, Offerta finale)

  • Desideri garantire la standardizzazione nel team (tutto il personale utilizza la stessa struttura di documento)

  • Desideri fornire automaticamente contenuti legali come le condizioni generali in ogni offerta

Risparmio di tempo: Un modello di documento ben configurato riduce il tempo di creazione dei documenti

Creazione di un modello di documento

Un nuovo modello di documento riutilizzabile si crea direttamente nelle impostazioni — non all'interno di un progetto:

  1. Fai clic su Impostazioni nell'angolo in alto a destra

  2. Seleziona Configurazioni PDF > Modelli di documenti

  3. Fai clic su Aggiungi nuovo modello

  4. Assegna al modello un nome significativo (ad es. "Offerta dettagliata") e seleziona la lingua

  5. Tramite Aggiungi pagina, aggiungi le pagine standard desiderate dal catalogo (ad es. visualizzazioni 3D, analisi economica, panoramica dei componenti, analisi CO2) e, se necessario, le tue pagine personalizzate (ad es. condizioni generali)

  6. Organizza le pagine nell'ordine desiderato tramite trascinamento, ad esempio con le note legali alla fine del documento

  7. Salva il modello

Nella stessa tabella sotto Configurazioni PDF > Modelli di documenti puoi aprire e modificare, duplicare o eliminare i modelli esistenti.

Applicare un modello di documento in un progetto

All'interno di un progetto, nell'area Documenti scegli quale dei modelli creati nelle impostazioni utilizzare per quel singolo progetto. In questo modo non viene creato un nuovo modello riutilizzabile: la scelta vale solo per il progetto corrente:

  1. Apri il progetto e naviga alla scheda Documenti

  2. Seleziona Tipo di documento: Offerta

  3. Fai clic su Aggiungi modello di documento per selezionare un modello esistente e riprenderne le pagine (tramite Aggiungi) oppure sostituire la compilazione di pagine attuale (tramite Sostituisci)

  4. Adatta la compilazione di pagine se necessario: usa Aggiungi pagina per aggiungere singole pagine dal catalogo, e il trascinamento per modificarne l'ordine

  5. Salva le modifiche

Nota: Questa modifica vale solo per il progetto corrente. Se desideri che la stessa compilazione di pagine sia disponibile anche nei progetti futuri, crea o aggiorna invece il modello di documento corrispondente in Impostazioni > Configurazioni PDF > Modelli di documenti.

In alternativa, puoi aggiungere una pagina personalizzata solo per questo progetto tramite Aggiungi pagina, senza utilizzare o modificare un modello di documento.

Migliori pratiche per i modelli di documenti

Per ottenere il massimo beneficio dai modelli di documenti, raccomandiamo:

  • Denominazione chiara: Usa nomi descrittivi come "PV Standard Residenziale", "PV+Batteria Commerciale", "E-Mobility Pacchetto Completo"

  • 3-5 modelli principali: Non creare troppi modelli; 3-5 modelli ben progettati coprono la maggior parte degli scenari

  • Revisione regolare: Verifica trimestralmente se i tuoi modelli sono ancora attuali e adattali se necessario

  • Allineamento del team: Definisci con il tuo team quali modelli devono essere utilizzati per quali tipi di progetto

  • Struttura modulare: Inizia con una struttura di base e aggiungi pagine specifiche per tecnologia, piuttosto che creare un modello separato per ogni combinazione

Interazione delle tre funzionalità

La vera forza della configurazione PDF si manifesta nell'interazione di tutte e tre le aree:

  1. Branding definisce l'aspetto visivo (logo + colori)

  2. Pagine personalizzate forniscono contenuti specifici dell'azienda

  3. Modelli di documenti combinano pagine standard e pagine personalizzate in strutture riutilizzabili

Evitare errori comuni

  • Codici HEX mancanti: I colori del branding devono essere inseriti come codici HEX (ad es. #FF5733), non come RGB o nomi di colori

  • File logo troppo grandi: Comprimi i logo prima del caricamento a meno di 1 MB con almeno 70 pixel di altezza

  • Lingua della pagina PDF errata: Assicurati che la lingua della pagina personalizzata corrisponda alla lingua del documento, altrimenti la pagina non verrà visualizzata

  • Troppi modelli di documenti: Meno è meglio – 3-5 modelli ben progettati sono più efficaci di 20 varianti simili

  • Mappatura della tecnologia mancante: Le pagine personalizzate vengono visualizzate solo nei progetti con le tecnologie assegnate

  • Pagine obsolete nei modelli: Se sostituisci una pagina personalizzata con una nuova versione (ad es. condizioni generali aggiornate), aggiungi la nuova pagina in tutti i modelli di documenti interessati ed elimina la vecchia pagina — altrimenti le nuove offerte continueranno a utilizzare contenuti obsoleti

Risultati attesi

Dopo la configurazione completa delle impostazioni PDF, beneficerai di:

  • Risparmio di tempo nella creazione di documenti attraverso l'uso di modelli

  • 100% di coerenza del marchio su tutti i documenti PDF

  • Impressione professionale con i clienti attraverso offerte personalizzate con il tuo marchio

  • Tasso di errore ridotto attraverso strutture di documenti standardizzate

  • Flessibilità per adattamenti specifici per campagne o prodotti

  • Scalabilità per team in crescita con qualità dei documenti coerente

Hai bisogno di aiuto? Per domande sulla configurazione PDF o se hai bisogno di personalizzazioni avanzate (ad es. layout individuale per le tue condizioni generali, nuovi design di pagine o automazioni speciali), contatta support@eturnity.com

Prossimi passi

Dopo il salvataggio, verifica un documento di prova per assicurarti che la pagina personalizzata appaia nella lingua desiderata, per le tecnologie corrette e nella posizione prevista. Se hai bisogno di ulteriori pagine PDF, puoi ripetere la stessa procedura per informazioni aziendali, condizioni di garanzia o specifiche tecniche.

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