Überblick
Die Bexio-Integration in Eturnity Expert ermöglicht den automatischen Datentransfer von Ihren Solarprojekten direkt in Ihr Bexio-Buchhaltungssystem. Diese Integration optimiert Ihren Arbeitsablauf, indem automatisch Kunden und Aufträge in Bexio basierend auf Ihren Expert-Projektdaten erstellt werden, wodurch manuelle Dateneingabe eliminiert und Fehler reduziert werden.
Die wichtigsten Vorteile der Bexio-Integration umfassen:
Automatische Kundenerstellung: Neue Kunden werden automatisch in Bexio basierend auf Projektinformationen hinzugefügt
Nahtlose Auftragserstellung: Die Projektstückliste wird automatisch zu Bexio-Aufträgen übertragen
Statusverwaltung: Behandeln Sie bestehende Aufträge intelligent basierend auf ihrem aktuellen Status
Hinweis: Bexio steht nur Unternehmen mit Sitz in der Schweiz zur Verfügung. Fehlt in den Einstellungen unter Integrationen (in der neuen Navigation im Abschnitt Andere) der Punkt ERP/CRM, ist die Integration nicht in Ihrer Lizenz enthalten. Bitte fordern Sie eine Testversion oder ein Upgrade in Eturnity Expert an oder kontaktieren Sie support@eturnity.com für weitere Informationen. Steht auf der Seite ERP/CRM nur Keine Systeme verfügbar, ist Bexio für Ihr Unternehmen nicht verfügbar.
Voraussetzungen
Bevor Sie die Bexio-Integration einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie haben:
Ein Unternehmen mit Sitz in der Schweiz
Eine Expert-Lizenz mit der ERP/CRM-Anbindung
Ein Bexio-Konto mit administrativem Zugang
Für jede Person, die Projekte an Bexio überträgt, eine eigene Verbindung: Die Verbindung gilt je Benutzerkonto in Expert
Projektdaten bereit für die Übertragung (abgeschlossene Projektvarianten)
Eine Komponentenbibliothek mit ordnungsgemäßen Produktinformationen
Einrichtung der Bexio-Verbindung
Um die Verbindung zwischen Eturnity Expert und Ihrem Bexio-Konto herzustellen:
Öffnen Sie Einstellungen › Integrationen › ERP/CRM (in der neuen Navigation: Einstellungen › Abschnitt Andere › ERP/CRM)
Klicken Sie auf der Karte Bexio auf Verbinden. Die Karte erscheint nur für Unternehmen in der Schweiz; fehlt sie, steht dort Keine Systeme verfügbar
Das Fenster Umleitung kündigt die Weiterleitung an; nach wenigen Sekunden öffnet sich die Anmeldeseite von Bexio
Melden Sie sich dort mit Ihren persönlichen Bexio-Anmeldedaten an
Nach der Anmeldung kehren Sie auf die Seite ERP/CRM zurück. Die Meldung Ihre Verbindung war erfolgreich. Sie können sie jetzt in Ihren Projekten verwenden. erscheint, und auf der Karte Bexio steht Aktiviert am mit dem Datum. Die Verbindung gilt nur für Ihr eigenes Benutzerkonto
Zum Trennen klicken Sie auf der Karte Bexio auf Verbindung trennen und bestätigen die Rückfrage.
Der Verbindungsprozess verwendet sichere OAuth-Authentifizierung und stellt sicher, dass Ihre Bexio-Anmeldedaten niemals in Eturnity Expert gespeichert werden.
Übertragung von Projektdaten an Bexio
Sobald Ihre Bexio-Verbindung hergestellt ist, können Sie Projektdaten mit dem folgenden Prozess übertragen:
Öffnen Sie das Projekt in Expert
Öffnen Sie im Projekt die Seite Datenexport (in der neuen Navigation in der Gruppe Integrationen). Steht dort nur Datenübertragung an ERP/CRM mit dem Hinweis Haben Sie gewusst?, ist Ihr Benutzerkonto noch nicht mit Bexio verbunden; der Link im Hinweis führt zur Seite ERP/CRM
Unter Variante ist die aktive Variante vorausgewählt; wählen Sie bei Bedarf eine andere
Klicken Sie auf Lieferantenanfrage erstellen in Bexio. Trotz der Beschriftung legt Expert in Bexio einen Kundenauftrag an
Die Übertragung läuft im Hintergrund, und Sie können weiterarbeiten. Solange sie läuft, ist die Schaltfläche in diesem Browser-Tab gesperrt. Ist die Übertragung fertig, erscheint in diesem Tab für einige Sekunden unten auf dem Bildschirm eine Meldung:
auf der Seite Datenexport mit Auftrag öffnen, bei einem Fehler mit Übertragung wiederholen
auf jeder anderen Seite mit Zu Daten exportieren; das führt zurück zur Seite Datenexport des Projekts
Haben Sie die Meldung verpasst oder in einem anderen Tab weitergearbeitet, sehen Sie das Ergebnis im Übertragungsverlauf.
Übertragungsverlauf
Nach der ersten Übertragung steht unter der Schaltfläche auf der Seite Datenexport der Übertragungsverlauf mit allen Übertragungen dieses Projekts. Die Spalte Status zeigt:
In Bearbeitung: Die Übertragung läuft noch
Erledigt: Mit Auftrag öffnen in der Spalte Aktionen öffnen Sie den Auftrag in Bexio
Bei einem Fehler die Ursache in Kurzform, und in der Spalte Aktionen steht Übertragung fehlgeschlagen. Die ganze Meldung sehen Sie, wenn Sie mit der Maus auf den Status zeigen
Automatische Kundenverwaltung
Das System behandelt die Kundenerstellung während der Übertragung intelligent:
Bestehende Kunden: Falls ein Kunde mit übereinstimmendem Namen und Adresse bereits in Bexio existiert, verwendet das System den bestehenden Kundeneintrag
Neue Kunden: Falls kein übereinstimmender Kunde gefunden wird, wird automatisch ein neuer Kunde basierend auf den Projektinformationen erstellt
Auftragserstellung: Ein neuer Auftrag wird für den Kunden basierend auf der Expert-Stückliste erstellt
Behandlung von Maßeinheiten
Das System verwaltet Maßeinheiten während der Übertragung automatisch:
Automatische Einheitenerstellung: Falls eine Einheit in Expert existiert, aber nicht in Bexio, wird das System sie automatisch in Bexio erstellen (falls Sie die notwendigen Berechtigungen haben)
Berechtigungsanforderungen: Falls Ihnen die Berechtigungen zum Erstellen von Einheiten fehlen, schlägt die Übertragung mit einer Fehlermeldung fehl
Manuelle Lösung: Wenn die Berechtigungen unzureichend sind, muss ein Admin-Benutzer die fehlenden Einheiten manuell in Bexio hinzufügen, bevor Sie das Projekt erneut übertragen
Verwaltung bestehender Aufträge
Das System behandelt bestehende Aufträge intelligent basierend auf ihrem aktuellen Status in Bexio:
Gelöschte oder stornierte Aufträge: Ein neuer Auftrag wird erstellt
Ausstehende oder teilweise abgeschlossene Aufträge: Der bestehende Auftrag wird mit neuen Informationen aktualisiert
Abgeschlossene Aufträge: Die Übertragung schlägt fehl, und im Übertragungsverlauf steht Bexio-Dokumentenstatus lässt keine Änderungen zu. Setzen Sie den Auftrag in Bexio zurück auf Offen und übertragen Sie das Projekt erneut
Erweiterte Funktionen
Unterpositionen übertragen
Sie können Unterpositionen in Ihre Übertragungen an Bexio einschließen:
Navigieren Sie zur Stückliste mit einer Sammelposition in Expert
Zeigen Sie die Details der Sammelposition an
Aktivieren Sie den Umschalter Unterpositionen auf PDF anzeigen
Unterpositionen werden nun in die Übertragung an Bexio eingeschlossen
Nur Positionen mit Menge
Nur Produkte mit Mengen größer als 0 werden an Bexio übertragen, wodurch sichergestellt wird, dass Ihre Aufträge nur relevante Artikel enthalten.
Fehlerbehebung häufiger Probleme
Übertragungsfehler
Häufige Probleme bei der Übertragung und Lösungen:
Fehlende Einheiten: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Maßeinheiten in Bexio existieren oder haben Sie ausreichende Berechtigungen für automatische Erstellung
Berechtigungsfehler: Überprüfen Sie, dass Ihr Bexio-Konto die notwendigen Berechtigungen für Auftrags- und Kundenerstellung hat
Auftragsstatus-Konflikte
Bei der Behandlung bestehender Aufträge:
Überprüfen Sie den Auftragsstatus in Bexio vor der Übertragung
Öffnen Sie abgeschlossene Aufträge in Bexio wieder, falls Sie sie aktualisieren müssen
Erwägen Sie die Erstellung neuer Aufträge für größere Änderungen an abgeschlossenen Projekten
Best Practices
Um die Effektivität Ihrer Bexio-Integration zu maximieren:
Erst testen: Übertragen Sie nach der Einrichtung zuerst ein Beispielprojekt und prüfen Sie den Auftrag in Bexio
Zeitnah übertragen: Übertragen Sie Projekte zeitnah, damit Expert und Bexio denselben Stand haben
Statusüberwachung: Prüfen Sie im Übertragungsverlauf Ihrer Projekte, ob eine Übertragung fehlgeschlagen ist
Berechtigungsverwaltung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Bexio-Konto alle notwendigen Berechtigungen für nahtlosen Betrieb hat
Für zusätzlichen Support bei der Bexio-Integration oder anderen ERP/CRM-Systemen kontaktieren Sie unser Support-Team unter support@eturnity.com oder per Chat im Help Center im Solarexperten.