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PDF-Konfigurationen

Leitfaden zur PDF-Konfiguration in Eturnity: Branding mit Logo und Farben, individuelle Seiten und Dokumentenvorlagen anpassen.

Überblick: PDF-Konfiguration in Eturnity

Die PDF-Konfigurationsfunktionen in Eturnity ermöglichen es Administratoren, alle generierten PDF-Dokumente vollständig an die Unternehmensidentität anzupassen und die Dokumentenerstellung erheblich zu beschleunigen. Diese Funktionen sind in drei Hauptbereiche unterteilt, die alle über die Einstellungen (obere rechte Ecke) zugänglich sind:

  • Branding: Konfiguration von Logo und drei Hauptfarben für alle PDF-Dokumente

  • Individuelle Seiten: Upload eigener PDF-Seiten wie Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Firmeninformationen

  • Dokumentenvorlagen: Erstellung wiederverwendbarer Vorlagen mit vorausgewählten Seiten für verschiedene Projekttypen

Diese drei Funktionen arbeiten zusammen, um professionelle, markenkonsistente Dokumente zu erstellen und gleichzeitig die Zeit für die Dokumentenerstellung zu reduzieren.

Voraussetzungen

Um die PDF-Konfigurationseinstellungen verwenden zu können, benötigen Sie:

  • Administratorrechte: Nur Benutzer mit Administrator-Rolle können auf diese Einstellungen zugreifen

  • Aktive Lizenz: Eine vollständige Eturnity-Lizenz (nicht in Partner-Lizenzen verfügbar)

  • Für Branding: PNG-Logo-Datei (max. 1 MB, Mindesthöhe 70 Pixel)

  • Für individuelle Seiten: PDF-Dateien (max. 70 MB pro Datei)

1. Branding-Konfiguration

Der Branding-Bereich ermöglicht es Ihnen, Ihr Firmenlogo und drei Markenfarben zu definieren, die automatisch in allen PDF-Dokumenten verwendet werden.

Zugriff auf Branding-Einstellungen

  1. Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke des Eturnity Expert

  2. Wählen Sie PDF-Konfigurationen > Branding aus dem Seitenmenü

Neues Branding erstellen

  1. Klicken Sie auf das Branding in der Branding-Liste

  2. Geben Sie einen aussagekräftigen Branding-Namen ein

  3. Konfigurieren Sie die drei Dokumentfarben:

    • Hauptakzentfarbe (Color 1): Wird verwendet für betonten Text, Untertitel und Fußzeilen

    • Sekundärfarbe (Color 2): Wird verwendet für Diagramme und Infografiken

    • Backup-Farbe (Color 3): Zusätzliche Farbe, wenn zwei Farben nicht ausreichen

  4. Geben Sie für jede Farbe den HEX-Code ein (z.B. #FF5733). Die Farbvorschau zeigt die Farbe sofort an

  5. Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch:

    • Ziehen Sie die PNG-Datei in den Upload-Bereich, oder klicken Sie auf Datei auswählen

    • Das Logo sollte im PNG-Format vorliegen, freigestellt sein und eine Mindesthöhe von 70 Pixeln haben

    • Maximale Dateigröße: 1 MB

  6. Klicken Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke

2. Individuelle Seiten

Mit individuellen Seiten können Sie eigene PDF-Dokumente hochladen und in Ihre Angebote integrieren. Dies ist ideal für statische Inhalte wie Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), Unternehmensinformationen, Garantiebedingungen oder technische Spezifikationen. Administratoren können diese Inhalte selbst hochladen und verwalten.

Zugriff auf Seiten-Einstellungen

  1. Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke

  2. Wählen Sie PDF-Konfigurationen > Individuelle Seiten aus

  3. Sie sehen eine Tabelle mit allen vorhandenen individuellen Seiten

Neue individuelle Seite erstellen

Erstellen Sie zunächst eine PDF-Datei mit dem gewünschten Inhalt und laden Sie diese anschließend hoch:

  1. Klicken Sie auf Seite hinzufügen

  2. Geben Sie einen Seitennamen ein (max. 50 Zeichen), der in der Dokumentkonfiguration angezeigt wird

  3. Wählen Sie die Sprache der Seite aus dem Dropdown (Deutsch, Französisch, Italienisch, etc.). Dies stellt sicher, dass die Seite nur bei Dokumenten in der passenden Sprache verfügbar ist

  4. Wählen Sie die Technologien aus, für die diese Seite relevant ist:

    • Photovoltaik

    • Batteriespeicher

    • E-Mobilität

    • Energiemanagement

    • Heizsystem

    • Freie Technologie

  5. Laden Sie Ihre PDF-Datei hoch:

    • Ziehen Sie die PDF-Datei in den Upload-Bereich, oder klicken Sie auf Datei auswählen

    • Unterstütztes Format: PDF

    • Maximale Dateigröße: 70 MB

  6. Klicken Sie auf Speichern

Die neue Seite steht danach in der Bibliothek der individuellen Seiten zur Verfügung. Damit sie automatisch in generierten Dokumenten erscheint, fügen Sie sie einer passenden Dokumentenvorlage hinzu (siehe Abschnitt 3).

Individuelle Seite bearbeiten oder ersetzen

Über das Bearbeiten-Symbol können Sie bei einer bestehenden individuellen Seite nachträglich den Seitennamen, die Sprache und die zugeordneten Technologien anpassen. Die hochgeladene PDF-Datei selbst kann dabei nicht ersetzt werden.

  1. Wählen Sie in der Tabelle unter PDF-Konfigurationen > Individuelle Seiten die bestehende Seite aus

  2. Klicken Sie in der Zeile der bestehenden Seite auf das Bearbeiten-Symbol

  3. Passen Sie Seitennamen, Sprache oder Technologien an

  4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Wenn Sie die Sprache ändern, wird die Seite aus allen Dokumentvorlagen entfernt, die nicht zur neuen Sprache passen.

Wenn sich der Inhalt einer individuellen Seite ändert (z. B. eine aktualisierte AGB-Version), erstellen Sie stattdessen eine neue individuelle Seite mit der aktuellen PDF-Datei (siehe oben) und fügen Sie diese in den betroffenen Dokumentvorlagen anstelle der alten Seite ein. Löschen Sie anschließend die veraltete Seite über das Papierkorb-Symbol in der Tabelle der individuellen Seiten, damit sie nicht versehentlich weiterverwendet wird.

3. Dokumentenvorlagen

Dokumentenvorlagen sind vorkonfigurierte Seitenzusammenstellungen, die Sie mit einem Klick in Projekten laden können. Anstatt bei jedem Projekt einzeln Seiten auszuwählen und anzuordnen, können Sie eine Vorlage erstellen, die alle benötigten Seiten in der richtigen Reihenfolge enthält.

Wann Dokumentenvorlagen verwenden?

Dokumentenvorlagen sind besonders wertvoll, wenn Sie:

  • Verschiedene Kundentypen bedienen (z.B. Privatkunden vs. Gewerbekunden mit unterschiedlichen Informationsbedürfnissen)

  • Unterschiedliche Technologiekombinationen anbieten (z.B. PV-only, PV+Batterie, PV+E-Mobilität)

  • Projektphasen abbilden möchten (z.B. Erstangebot, Detailangebot, Endgültiges Angebot)

  • Standardisierung im Team sicherstellen möchten (alle Mitarbeiter verwenden die gleiche Dokumentstruktur)

  • Rechtliche Inhalte wie AGB automatisch in jedem Angebot ausliefern möchten

Zeitersparnis: Eine gut konfigurierte Dokumentenvorlage reduziert die Zeit für die Dokumentenerstellung

Dokumentenvorlage erstellen

Eine neue, wiederverwendbare Dokumentenvorlage legen Sie direkt in den Einstellungen an — nicht innerhalb eines Projekts:

  1. Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke

  2. Wählen Sie PDF-Konfigurationen > Dokumentvorlagen aus

  3. Klicken Sie auf Neue Vorlage hinzufügen

  4. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Detailangebot“) und wählen Sie die Sprache aus

  5. Fügen Sie über Seite hinzufügen die gewünschten Standardseiten aus dem Katalog hinzu (z. B. 3D-Visualisierungen, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Komponentenübersicht, CO2-Analyse) sowie bei Bedarf Ihre individuellen Seiten (z. B. AGB)

  6. Ordnen Sie die Seiten per Drag & Drop in der gewünschten Reihenfolge an, beispielsweise mit rechtlichen Hinweisen am Ende des Dokuments

  7. Speichern Sie die Vorlage

Über dieselbe Tabelle unter PDF-Konfigurationen > Dokumentvorlagen können Sie bestehende Vorlagen öffnen und bearbeiten, duplizieren oder löschen.

Dokumentenvorlage in einem Projekt anwenden

Innerhalb eines Projekts wählen Sie im Dokumentenbereich aus, welche der in den Einstellungen erstellten Vorlagen für dieses eine Projekt verwendet werden soll. Dabei wird keine neue, wiederverwendbare Vorlage erstellt — die Auswahl gilt nur für das aktuelle Projekt:

  1. Öffnen Sie das Projekt und navigieren Sie zum Tab Dokumente

  2. Wählen Sie Dokumenttyp: Angebot

  3. Klicken Sie auf Dokumentvorlage hinzufügen, um eine bestehende Vorlage auszuwählen und deren Seiten zu übernehmen (per Hinzufügen) oder die aktuelle Seitenzusammenstellung zu ersetzen (per Ersetzen)

  4. Passen Sie die Seitenzusammenstellung bei Bedarf an: Mit Seite hinzufügen ergänzen Sie einzelne Seiten aus dem Katalog, per Drag & Drop ändern Sie die Reihenfolge

  5. Speichern Sie die Änderungen

Hinweis: Diese Anpassung gilt ausschließlich für das aktuelle Projekt. Wenn dieselbe Seitenzusammenstellung auch in zukünftigen Projekten zur Verfügung stehen soll, erstellen oder aktualisieren Sie stattdessen die entsprechende Dokumentenvorlage unter Einstellungen > PDF-Konfigurationen > Dokumentvorlagen.

Alternativ können Sie eine individuelle Seite auch nur für dieses eine Projekt über Seite hinzufügen einfügen, ohne eine Dokumentenvorlage zu verwenden oder anzupassen.

Best Practices für Dokumentenvorlagen

Um den maximalen Nutzen aus Dokumentenvorlagen zu ziehen, empfehlen wir:

  • Klare Benennung: Verwenden Sie beschreibende Namen wie "PV Standard Privatkunen", "PV+Batterie Gewerbe", "E-Mobilität Komplettpaket"

  • 3-5 Hauptvorlagen: Erstellen Sie nicht zu viele Vorlagen; 3-5 gut durchdachte Vorlagen decken die meisten Szenarien ab

  • Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie vierteljährlich, ob Ihre Vorlagen noch aktuell sind und passen Sie sie bei Bedarf an

  • Team-Abstimmung: Definieren Sie mit Ihrem Team, welche Vorlagen für welche Projekttypen verwendet werden sollen

  • Modularer Aufbau: Beginnen Sie mit einer Basisstruktur und fügen Sie technologiespezifische Seiten hinzu, anstatt für jede Kombination eine eigene Vorlage zu erstellen

Zusammenspiel der drei Funktionen

Die wahre Stärke der PDF-Konfiguration zeigt sich im Zusammenspiel aller drei Bereiche:

  1. Branding definiert das visuelle Erscheinungsbild (Logo + Farben)

  2. Individuelle Seiten stellen firmenspezifische Inhalte bereit

  3. Dokumentenvorlagen kombinieren Standardseiten und individuelle Seiten zu wiederverwendbaren Strukturen

Häufige Fehler vermeiden

  • Fehlende HEX-Codes: Branding-Farben müssen als HEX-Codes (z.B. #FF5733) eingegeben werden, nicht als RGB- oder Farbnamen

  • Zu große Logo-Dateien: Komprimieren Sie Logos vor dem Upload auf unter 1 MB bei mindestens 70 Pixel Höhe

  • Falsche PDF-Seitensprache: Stellen Sie sicher, dass die Sprache der individuellen Seite mit der Dokumentsprache übereinstimmt, sonst wird die Seite nicht angezeigt

  • Zu viele Dokumentenvorlagen: Weniger ist mehr – 3-5 gut durchdachte Vorlagen sind effektiver als 20 ähnliche Varianten

  • Fehlende Technologiezuordnung: Individuelle Seiten werden nur bei Projekten mit den zugeordneten Technologien angezeigt

  • Veraltete Seiten in Vorlagen: Wenn Sie eine individuelle Seite durch eine neue Version ersetzen (z. B. aktualisierte AGB), tragen Sie die neue Seite in allen betroffenen Dokumentvorlagen ein und löschen Sie die alte Seite – sonst werden in neuen Angeboten weiterhin veraltete Inhalte verwendet

Erwartete Ergebnisse

Nach vollständiger Konfiguration der PDF-Einstellungen profitieren Sie von:

  • Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung durch Verwendung von Vorlagen

  • 100% Markenkonsistenz über alle PDF-Dokumente hinweg

  • Professioneller Eindruck bei Kunden durch individuell gebrandete Angebote

  • Reduzierte Fehlerquote durch standardisierte Dokumentstrukturen

  • Flexibilität für kampagnen- oder produktspezifische Anpassungen

  • Skalierbarkeit für wachsende Teams mit konsistenter Dokumentqualität

Benötigen Sie Hilfe? Bei Fragen zur PDF-Konfiguration oder wenn Sie weitergehende Anpassungen benötigen (z.B. individuelles Layout für Ihre AGBs, neue Seitendesigns oder spezielle Automatisierungen), kontaktieren Sie support@eturnity.com

Nächste Schritte

Prüfen Sie nach dem Speichern ein Testdokument, um sicherzustellen, dass die individuelle Seite in der gewünschten Sprache, für die richtigen Technologien und an der vorgesehenen Position erscheint. Wenn Sie weitere PDF-Seiten benötigen, können Sie denselben Ablauf für Unternehmensinformationen, Garantiebedingungen oder technische Spezifikationen wiederholen.

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