Il est possible d'inviter un groupe spécifique de participants à passer votre examen. Pour commencer, il vous suffit d'avoir une liste de leurs noms et adresses e-mail !
1. Activez le mode « sur invitation uniquement »
Depuis votre examen, rendez-vous sur AccĂšs > Un groupe prĂ©dĂ©fini de participants, puis cliquez sur Enregistrer. Si vous souhaitez quâils saisissent des informations supplĂ©mentaires au moment de commencer, consultez comment identifier mes participants.
2. Ajouter des participants
Une fois que vous aurez sĂ©lectionnĂ© Un groupe prĂ©dĂ©fini de participants, une option permettant dâajouter des participants sâaffichera. Cliquez sur Ajouter des participants pour crĂ©er une liste des participants que vous souhaitez inviter Ă passer votre examen.
Vous pouvez ajouter des participants à l'examen de trois façons :
Importer de nouveaux participants depuis Excel : Cette option vous permet d'importer une liste de participants Ă partir d'un fichier .xlsx ou .ods. Veillez Ă utiliser lâexemple fourni.
Ajouter un nouveau participant : Cette option vous permet dâajouter des participants manuellement. Vous devez saisir un nom et une adresse e-mail dans la fenĂȘtre contextuelle. Vous pouvez sĂ©lectionner Envoyer une invitation pour envoyer automatiquement une invitation au nouveau participant lorsque vous cliquez sur Ajouter.
Ajouter un ou plusieurs participants existants : Ă partir de lĂ , vous pouvez sĂ©lectionner des participants que vous avez prĂ©cĂ©demment invitĂ©s Ă dâautres contenus.
3. Mettre en forme lâe-mail dâinvitation
LâĂ©tape suivante consiste Ă mettre en forme lâinvitation que vous envoyez aux participants. AccĂ©dez Ă Envoyer un e-mail pour modifier le modĂšle.
Le modĂšle par dĂ©faut comprend plusieurs Ă©lĂ©ments de texte entourĂ©s de {balises}. Notre systĂšme remplacera automatiquement ces textes par des informations spĂ©cifiques Ă chaque participant. Par exemple, Ă la place de {password}, il attribuera un mot de passe unique Ă chaque participant. Pour ajouter lâURL de lâexamen, utilisez lâoption Liens.
Il est essentiel dâinclure les balises dans votre e-mail dâinvitation, car elles contiennent des informations indispensables permettant Ă vos participants dâaccĂ©der Ă lâexamen.
4. Envoyez les invitations
Rendez-vous sur Envoyer un e-mail > Envoyer > Envoyer x e-mail(s) dâinvitation pour envoyer les invitations en masse. Vous pouvez Ă©galement envoyer e-mails de rappel depuis cette page aux personnes qui ont commencĂ© leur examen mais ne lâont pas terminĂ©.
Vous pouvez suivre les e-mails envoyés aux participants sur la page Journal des statuts des e-mails.
Par dĂ©faut, les e-mails d'invitation sont envoyĂ©s depuis invite@easy-lms.com ; mais il est possible dâenvoyer des e-mails depuis votre propre adresse e-mail. Consultez https://intercom-help.eu/easy-lms-eu/fr/articles/642762-sending-emails-from-your-own-email-address" target="_blank" class="intercom-content-link">Envoi d'e-mails depuis votre propre adresse e-mail pour plus d'informations sur la connexion de votre propre serveur de messagerie.
C'est terminé ! Il suffit à vos participants d'ouvrir l'e-mail d'invitation, de cliquer sur le lien pour se connecter et de commencer leur examen.
Les invitations aux examens nâont pas de date dâexpiration.
Pour gagner encore plus de temps, nous vous recommandons dâutiliser plutĂŽt lâAcadĂ©mie. Il vous suffit dâajouter votre ou vos examens Ă lâAcadĂ©mie et vous nâaurez plus Ă envoyer dâinvitations individuelles. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Premiers pas avec lâAcadĂ©mie.