Automatisk håndtering av faktura fra Kartverket
For å forenkle oppgjørshverdagen har vi i Broker AS en automatisert løsning for mottak og bokføring av fakturaer fra Statens kartverk. Her går vi gjennom hvordan du kommer i gang, og hvordan flyten fungerer i systemet.
1. Fullmakt og registrering
Før systemet kan hente fakturaer automatisk, må Broker AS ha en aktiv fullmakt fra ditt foretak.
Slik gjør du det: Kontakt oss for å få tilsendt fullmaktsskjema.
Signering: Skjemaet fylles ut og returneres i signert stand.
Registrering: Vi sender fullmakten videre til Kartverket for registrering. Når dette er på plass, vil fakturaene begynne å flyte inn i systemet.
2. Automatisk matching (Fra faktura til oppdrag)
Når en faktura hentes inn fra Kartverket, søker systemet automatisk etter en match mot dine aktive oppdrag.
Matching: Fakturaen kobles direkte til riktig sak basert på referanser.
Automatiske bilag: I det fakturaen kobles til en sak, oppretter systemet automatisk både motpost og betalingsbilag. Dette sparer deg for manuelt punchearbeid.
3. Manuell håndtering av ubehandlede fakturaer
I tilfeller der systemet ikke klarer å matche en faktura til et oppdrag automatisk, må denne håndteres manuelt.
Hvor finner jeg fakturaen? Gå til hovedfanen Oppgjør og velg underfanen Kartverksfaktura. Her vil fakturaen ligge med status som "ubehandlet".
Slik behandler du den:
Klikk på de tre prikkene til høyre på fakturalinjen.
Velg "Behandle faktura".
Legg inn korrekt oppdragsnummer og trykk Lagre.
Hva skjer videre? Så snart fakturaen er lagt inn på oppdraget, opprettes motpost og betalingsbilag automatisk på samme måte som ved en direkte match.
4. Godkjenning og utbetaling
For å gjøre prosessen enda mer effektiv, kan vi i Broker AS aktivere en innstilling for automatisk godkjenning.
Innstilling: Ved aktivering vil systemet ferdigstille betalingen av kartverksfakturaen automatisk.
Din oppgave: Du trenger kun å andregangs godkjenne selve utbetalingen via utbetalingsfanen og deretter godkjenning i Autopay når betalingsdatoen nærmer seg, eller godkjenne direkte i Autopay for de som kun har 1 godkjenning i Core.
Oppfølging: Alle slike poster finner du under hovedfanen Oppgjør, i underfanen Utbetaling.
5. Regnskapsmessig håndtering
For å holde oversikt over midler som skal til Kartverket, benyttes en spesifikk interimskonto. Bilagene settes opp av Broker AS.
Postering | Beskrivelse |
Konto | Interimskonto Statens kartverk |
Standardnummer | Ofte brukes konto 2790 |
Variasjoner | Merk at kontonummeret kan variere fra kunde til kunde avhengig av deres kontoplan. |
Tips:
Ved å bruke interimskonto 2790 sikrer du at bokføringen skjer korrekt, og at du alltid har kontroll på saldo mot Kartverket.
Bruker dere ikke automatisk godkjenning (punkt 4) må bankutbetalingene manuelt godkjennes på oppdraget.
Oppsummering av flyten:
Fullmakt sendes inn og registreres.
Faktura matches automatisk – eller håndteres manuelt under Oppgjør > Kartverksfaktura.
Bilag opprettes automatisk (motpost og betaling).
Utbetaling følges opp under utbetalingsfanen.
Har du spørsmål om oppsett eller trenger du fullmaktsskjema? Ta kontakt med vår supportavdeling.