Denne artikkelen forklarer hvordan systemet automatisk identifiserer, oppretter og sender fakturaer til factoring.
1. Kriterier for at et oppdrag skal inkluderes automatisk
For at systemet skal fange opp et oppdrag for factoring, må følgende kriterier være oppfylt på oppdragsnivå:
Status: Oppdraget må ha status Solgt.
Overtakelse: Overtakelsesdatoen må ikke være passert.
Innstillinger: Factoring må være aktivert på oppdraget. Du må ha valgt enten:
Ja - Kostnader dekkes av kontoret
Ja - Kostnader dekkes av selger
2. Hvilke kostnader blir fakturert?
Systemet går gjennom alle posteringer på oppdraget. Kun poster som møter disse kravene blir inkludert i factoring-eksporten:
Ikke kladd: Posten må være bokført (kan ikke ha status "kladd").
Mottaker: Posten må være knyttet til Selger.
Type: Kun poster av typen Provisjon eller Utlegg inkluderes.
Unntak: * Systemet inkluderer ikke rene gebyrposter (hvis disse er definert på kontornivå).
Poster knyttet til Kjøper blir aldri sendt til factoring.
3. Automatisk eksport
Prosessen i Core er helautomatisert og kjører i to faste trinn hver natt:
Trinn 1: Opprettelse av faktura (kl. 22:00)
Hver kveld kl. 22:00 skanner systemet alle oppdrag og poster. Hvis kriteriene over er møtt, oppretter systemet automatisk en factoring-faktura eller kreditnota i Core.
Fakturadato: Datoen fakturaen blir generert.
Forfallsdato: Systemet bruker overtakelsesdatoen som forfallsdato. Hvis overtakelsesdato ikke er registrert, settes forfall automatisk til 180 dager frem i tid.
Trinn 2: Utsending til banken (kl. 03:00)
Hver natt kl. 03:00 sendes alle nyopprettede fakturaer og kreditnotaer til factoring.
Format: Filene sendes i standard NFF-format (Nordea-standard).
Journal: Det sendes også med en journalfil som gir banken oversikt over alle transaksjoner i forsendelsen.
_______________________________________________________________________________________
Manuell opprettelse av factoring-faktura
I enkelte tilfeller kan det være behov for å sende en factoring-faktura før oppdraget har fått status "Solgt". Dette kan gjøres manuelt i systemet.
Slik går du frem:
Sjekk innstillinger: Oppdraget må være satt til at factoring er aktivert (Ja – Kostnader dekkes av kontoret/selger), selv om status ikke er "Solgt".
Velg poster: Gå til oversikten over kostnader på oppdraget og marker alle linjene som skal inkluderes i fakturaen.
Opprett faktura: Velg handlingen "Opprett factoring faktura". Systemet vil nå generere fakturafiler basert på de valgte postene.
Viktig om utsending:
Når du oppretter en factoring-faktura manuelt på denne måten, vil den ikke bli plukket opp av den automatiske eksport-jobben kl. 03:00.
Manuell utsending: Du må selv laste ned fakturafilen og sende den per e-post til factoring-selskapet.
E-postadresse: Bruk e-postadressen til din kontakt i factoring-banken (denne finner du vanligvis også i systeminnstillingene for ditt kontor).
Husk: Ved manuell opprettelse hopper du over den automatiske køen. Dette er nyttig for hasteoppdrag eller spesielle avtaler der man ikke kan vente på at oppdraget markeres som solgt.