L'import et l'export de données dans Fact facilitent la gestion de l'entreprise en permettant :
d’ajouter rapidement de nouvelles données (ex. : articles ou clients),
de mettre à jour des éléments existants (sans saisie manuelle),
et d’extraire des informations pour analyse ou archivage.
Ces outils sont particulièrement utiles pour gagner du temps lors du traitement de volumes importants de données.
Ce qui peut être importé
Fact permet d'importer les types de données suivants :
Catégories d’articles
Articles du catalogue
Clients
Factures et avoirs
ℹ️ Les spécificités propres à chaque type de donnée (colonnes obligatoires, formats attendus, unités, etc.) sont détaillées dans des articles dédiés :
Ce qui peut être exporté
Les données suivantes peuvent être exportées au format .csv ou .xls :
Catégories
Articles
Clients
L’export permet de récupérer les données pour les traiter dans un tableur ou les intégrer à un autre outil.
L’import de données
Fichiers acceptés à l'import
Les formats suivants sont compatibles :
.xlsx(recommandé pour les accents et formats complexes).csv(choix du délimiteur à préciser).ods
Règles générales :
Le fichier doit contenir une ligne d’en-tête avec les noms des colonnes.
Jusqu’à 2000 lignes par import.
Ordre des colonnes libre.
Les colonnes non reconnues sont ignorées.
Décimales : Utilisez le point (
.) comme séparateur (ex. :9.99).Champs numériques sensibles (.xlsx) : Ajoutez une apostrophe (
’) devant les valeurs comme les numéros de téléphone, SIRET, ou codes postaux pour éviter la suppression de zéros ou les erreurs de format.Certains champs nécessitent un format spécifique (voir les articles dédiés).
💡 Des modèles de fichiers prêts à l'emploi sont disponibles directement depuis l’interface d’import pour chaque type de donnée.
Etapes de l'import
Accéder au menu Réglages.
Choisir Import.
Sélectionner le type de données à importer : Catégories ou Articles.
Glisser-déposer le fichier dans la fenêtre d’import (pour les fichiers .csv, préciser le délimiteur).
Affecter les colonnes dans l'écran dédié
Valider en cliquant sur Import.
L’écran d’affectation des colonnes
Avant l'import définitif, Fact permet de définir la correspondance entre les colonnes du fichier et les champs attendus.
Voici les informations clés sur cet écran :
Alerte en haut de l’écran : elle indique quelles colonnes obligatoires ont été correctement affectées et celles qui ne le sont pas encore. Cela permet de vérifier que toutes les données essentielles seront bien importées.
Si Fact reconnaît automatiquement certaines colonnes grâce aux intitulés de l'en-tête du fichier, elles sont pré-affectées aux bons champs.
Pour certains champs, il est possible de définir une valeur par défaut : si une cellule est vide dans le fichier, cette valeur sera utilisée à la place.
Un aperçu des 10 premières lignes du fichier s’affiche afin d'aider à affecter les colonnes de manière précise et intuitive.
Résultat de l'import
Une fois l'import terminé, un écran récapitulatif s’affiche, incluant :
Le nombre total de lignes traitées.
Le nombre de lignes importées avec succès et en erreur.
Un tableau listant les erreurs détectées ligne par ligne et colonne par colonne.
Ce récapitulatif permet d’ajuster rapidement le fichier si nécessaire, puis de relancer l’import.
L’export des données
L’export des catégories, articles et clients est disponible aux formats .csv et .xls.
Processus d'export
Accéder au menu Réglages et choisir Export.
Sélectionner le type de données à exporter.
Cliquer sur Télécharger pour obtenir le fichier.