L'import de factures et d'avoirs permet de créer en masse des documents à partir d'un fichier. Ce système est particulièrement utile pour gérer un grand volume de documents rapidement, tout en réduisant les risques d'erreurs liées à la saisie manuelle.

Points clés de l'import de factures et d'avoirs

Objectif

L'import est utilisée pour créer de nouvelles factures ou de nouveaux avoirs en masse. Elle ne permet pas d'importer un historique finalisé depuis un ancien logiciel de facturation.

Structure des documents :

Chaque ligne du fichier correspond à un article dans une facture ou un avoir.
Les lignes d'articles d'un même document sont regroupés grâce à une "référence de facture" commune.
La colonne "Type" indique si une ligne correspond à une facture ou à un avoir.

Statut des documents importés

Les documents créés sont placés à l'état "brouillon". Les avoirs ne sont pas liés à aucune facture.

L’import de données

Fichiers acceptés

Les formats compatibles sont : .xlsx, .csv, et .ods.

Le fichier doit respecter les règles suivantes :

Contenir une ligne d’en-tête avec les noms des colonnes.
Ne pas dépasser 2000 lignes.
L’ordre des colonnes n’a pas d’importance.
Les colonnes non reconnues sont ignorées.
Certains champs doivent respecter des formats spécifiques (voir section Modèle d'import et spécificités).
Pour les fichiers contenant des caractères accentués, le format .xlsx est recommandé. Aouter une apostrophe (') devant les données numériques (ex. : SIRET, code postal) pour forcer le format texte et éviter les erreurs d'interprétation.

Astuce : Des modèles d'import sont disponibles dans l'interface pour chaque type de donnée.

Renseigner le fichier d'import

Type de document

Le type de document permet d'identifier si une ligne correspond à une facture ou à un avoir. En l'absence d'information ou en cas d'erreur, une ligne est attribuée par défaut à une facture.

Valeur souhaitée	Valeurs à renseigner
Facture	`facture`, `invoice`, vide
Avoir	`avoir`, `credit_note`, `credit note`

Référence de la facture

La référence de la facture, utilisée comme code de regroupement, détermine les articles appartenant à un même document. Les lignes partageant la même référence et le même type sont regroupées dans un document unique.

Exemple :

Trois lignes avec la référence "2" et le type "facture" forment une facture contenant trois articles.
Si une ligne de référence "123" est marquée comme "avoir", elle sera séparée dans un autre document de type avoir, même si le code de regroupement est identique.

Informations liées au client

Référence client : Numéro de fiche client dans Fact.
Consulter les articles dédiés à la création et à l'édition de clients pour plus de détails : Créer un client / Editer un client

Libellé et date

Date de la facture : Respecte la chronologie des documents pour éviter des erreurs lors de la validation.
Libellé de la facture : correspond au champ "Objet" dans Fact

Articles et montants

Référence de l’article :
La référence saisie doit correspondre à une référence existante dans le catalogue de Fact. L'import ne permet pas d'utiliser des catégories d'article ; chaque ligne doit être liée à un article précis.
Quantité et prix unitaire :
Ces valeurs servent à calculer automatiquement les totaux des lignes d'articles et du document.
Description de l’article (facultatif) :
Si aucune description n’est renseignée dans le fichier, le libellé défini dans le catalogue sera utilisé par défaut dans le document.
Taux de remise de l’article (facultatif) :
Applique une remise uniquement sur l'article concerné. Les remises doivent être saisies avec un point (.) comme séparateur décimal, par exemple 10.5 pour 10,5 %.
Taux de remise global sur la facture (facultatif) :
Permet d'appliquer une remise globale à l'ensemble des articles du document. Les mêmes règles de saisie avec un point (.) s'appliquent.
Commentaire de facture (facultatif) :
Correspond au champ "Commentaire" dans Fact. Le commentaire saisi apparaîtra en bas du document.
Échéance de paiement (facultatif) :
Les échéances doivent être indiquées à l’aide de codes spécifiques comme 30_days pour 30 jours nets ou invoice pour "à réception de la facture". Une liste complète des codes est accessible ci-dessous.
Si aucune échéance n’est précisée, la date d’échéance par défaut du client (ou celle configurée dans les paramètres généraux) sera automatiquement appliquée.

Codes spécifiques pour les échéances de paiement

Valeur	Code à saisir
15 jours	`15_days`
30 jours	`30_days`
30 jours fin de mois, le 10	`30_days_fall_month`
30 jours fin de mois, le 15	`30_days_fall_month_15`
45 jours	`45_days`
45 jours fin de mois	`45_days_fall_month`
60 jours	`60_days`
60 jours fin de mois	`60_days_fall_month`
60 jours fin de mois, le 10	`60_days_fall_month_10`
60 jours fin de mois, le 15	`60_days_fall_month_15`
8 jours	`8_days`
90 jours	`90_days`
90 jours fin de mois	`90_days_fall_month`
A l'achèvement	`at_completion`
A l'enlèvement	`at_removal`
Fin du mois	`fall_month`
Fin du mois, le 5	`fall_month_5`
A réception de la facture	`invoice`
Le 20 du mois	`month_20`
Le 15 du mois	`month_15`
Le 5 du mois	`month_5`
Plan de paiement	`payment_plan`
A convenir	`to_agree`
Immédiat	`immediate`

Etapes de l'import

Accéder au menu Réglages.
Choisir Import.
Sélectionner le type de données à importer : factures et avoirs.
Glisser-déposer le fichier dans la fenêtre d’import (pour les fichiers .csv, préciser le délimiteur).
Affecter les colonnes dans l'écran dédié
Valider en cliquant sur Import.

L’écran d’affectation des colonnes

Avant l'import définitif, Fact permet de définir la correspondance entre les colonnes du fichier et les champs attendus.

Voici les informations clés sur cet écran :

Alerte en haut de l’écran : elle indique quelles colonnes obligatoires ont été correctement affectées et celles qui ne le sont pas encore. Cela permet de vérifier que toutes les données essentielles seront bien importées.
Si Fact reconnaît automatiquement certaines colonnes grâce aux intitulés de l'en-tête du fichier, elles sont pré-affectées aux bons champs.
Pour certains champs, il est possible de définir une valeur par défaut : si une cellule est vide dans le fichier, cette valeur sera utilisée à la place.
Un aperçu des 10 premières lignes du fichier s’affiche afin d'aider à affecter les colonnes de manière précise et intuitive.

Résultat de l'import

Une fois l'import terminé, un écran récapitulatif s’affiche, incluant :

Le nombre total de lignes traitées.
Le nombre de lignes importées avec succès et en erreur.
Un tableau listant les erreurs détectées ligne par ligne et colonne par colonne.

Ce récapitulatif permet d’ajuster rapidement le fichier si nécessaire, puis de relancer l’import.

Finaliser les documents importés

Les documents apparaissent dans la rubrique "Factures" à l'état "brouillon". Ils peuvent ensuite être vérifiés, produits et validés selon le processus standard du cycle de facturation.

Pour plus de détails : "Comment créer une facture ?"

Importer des factures et des avoirs