Jos kilpailutuksessa halutaan käyttää sähköistä huutokauppaa, määritellään tarjouspyynnön luontivaiheessa sähköistä huutokauppaa koskevat tiedot. Varsinaisen tarjouspyyntökierroksen jälkeen määritellyille kohteille voidaan pitää sähköinen huutokauppa.
Kilpailutuksen vaiheet, kun käytetään sähköistä huutokauppaa
Tarjouspyyntökierros (huutokauppaa alustava kierros, jonka ohjeet löytyvät vasemmalta ohjepalkista) sisältää seuraavat vaiheet:
1) Muokkausvaiheessa määritellään sähköisen huutokaupan tiedot ja julkaistaan tarjouspyyntö
2) Kilpailutuksen määräajan päätyttyä, käsitellään tarjouspyyntö ja tehdään välipäätös Päätökset välilehdellä
Huom! Huutokauppakutsu välilehti aktivoituu vasta päätöksen teon jälkeen
Huutokauppakierros (jonka vaiheet esitellään tässä artikkelissa)
3) Määritellään huutokauppakutsujen tiedot ja lähetetään kutsut tarjoajille
4) Käynnistetään huutokauppa
5) Seurataan huutokaupan etenemistä (huutokaupparaportti vertailu- tai Excel-näkymässä)
Huutokauppakierros
Huutokauppakutsu
Kun kilpailutus on päättynyt, määritellään huutokauppakutsun tiedot välilehdellä Huutokauppakutsu, ja lähetetään kutsut tarjoajille.
Huom! Huutokauppakutsu-välilehti tulee aktiviiseksi, kun välipäätös on lähetetty tarjoajille.Jos valitset, että päätöstä ei tehdä/on tehty muualla, ei tulevissa huutokauppakierroksissa voi myöskään tehdä päätöstä Päätös-toiminnolla.
Huom! Mahdolliset tarjousten täsmennyspyynnöt tulee tehdä ennen huutokauppakutsun lähettämistä, vaikka kyseisen tarjouksen osa-alueesta ei järjestettäisi huutokauppaa.
Jos huutokauppaa ei vaiheisteta
Määrittele huutokaupan aloitus ja lopetus
Voit myös muuttaa tarjouspyyntöön asetettua jatkoaikaa kohdasta "Viimeisen tarjouksen jälkeen odotetaan uusia tarjouksia" -aikaa (x tuntia, x minuuttia)
Jos huutokauppa vaiheistetaan
Määrittele ensimmäisen vaiheen aloitus ja lopetus
Ensimmäisen vaiheen huutokauppa saa alkaa aikaisintaan kahden päivän kuluttua kutsun lähettämisestä
Seuraavien vaiheiden (huutokauppakierrosten) aloitus on mahdollista määritellä kun ensimmäinen on päättynyt
Seuraavan vaiheen tiedot ja kutsu määritellään, kun ensimmäinen vaihe on päättynyt "Määritä vaiheen aloitus" toiminnolla
Määritä seuraavan vaiheen alkamispäivä ja päättymispäivä, sekä saate, joka lisätään kutsuviestiin.
Kun asetat vaiheen alkavaksi, lähetetään vaiheeseen valituille kutsuviesti ja huutokauppa alkaa määritettynä alkamispäivänä. Tämän jälkeen vaiheen tilaksi päivittyy "Odottaa aloitusta".
Alkamisaikaa ei voi jälkikäteen muokata.Ensimmäisessa vaiheessa käytetty jatkoaika on automaattisesti käytössä myös seuraavissa vaiheissa
Jatkoaika
Voit myös muuttaa tarjouspyyntöön asetettua jatkoaikaa "Viimeisen tarjouksen jälkeen odotetaan uusia tarjouksia" -aikaa (x tuntia, x minuuttia). Ensimmäiselle vaiheelle asetettu jatkoaika tulee automaattisesti voimaan myös seuraaville vaiheille.
Jatkoaika on voimassa:
Muuta kilpailutukselle asetettuja tietoja tarvittaessa
Päivittäin jatkuvasti
Määriteltynä aikoina
Kellonaika
Huutokaupan aikana tarjoajalle näytettävät sijoitus- yms. tiedot:
Näytä johtava arvo
tarjoaja näkee oman sijoituksensa ja huutokauppaa johtavan tarjouksen pisteet
Näytä ero johtavaan tarjoukseen
Tarjoaja näkee oman sijoituksensa, huutokauppaa johtavan tarjouksen pisteet ja omien pisteiden sekä johtavien pisteiden erotuksen
Huutokaupan kulku
Määrittele huutokaupan kulku ensimmäisen vaiheen kutsussa
Tähän määritellään mm. huutokaupan vaiheiden aikataulut.
Lisää huutokauppakutsun lähettäjä
Lisää huutokauppakutsun lähettäjän sähköpostiosoite
Muuta huutokauppakutsun otsikko tarvittaessa
Tarjouspyyntökierroksen (huutokauppaa alustavan kierroksen) vertailutaulukko tulee automaattisesti huutokauppakutsun liitteeksi. Jos tarjoajat ovet merkinneet liikesalaisuuksia, liitteenä olevassa versiossa liikesalaisuudet on piilotettu.
Muokkaa huutokauppakutsua
Ennen huutokaupan alkamista, voidaan huutokauppakutsua muokata.
Valitse "Muokkaa huutokaupan kutsua" ja tee tarvittavat muutokset
Huutokaupan käynnistys
Huutokauppa käynnistyy huutokauppakutsuun määritellyn ajan mukaisesti ja siirtyy huutokaupan voimassa olevat -kansioon. Huutokaupan etenemistä voidaan seurata Tarjousten vertailu -välilehdeltä kohdasta Avaa huutokaupparaportti.
Huutokaupparaportti
Raportilta näet ajan, paljonko huutokauppaa on jäljellä
Vihreä käyttäjäkuvake kertoo että yksi tai useampi tarjoajan käyttäjä on ollut viimeisen minuutin aikana huutokauppatilassa.
Punainen käyttäjäkuvake kertoo että kukaan tarjoajan käyttäjä ei ole ollut kirjautuneena tarjouspalvelussa viimeisen minuutin aikana.
Keltainen käyttäjäkuvake kertoo kertoo että yksi tai useampi tarjoajan käyttäjä on ollut kirjautuneena tarjouspalvelussa mutta kukaan heistä ei ole ollut viimeisen minuutin aikana huutokauppatilassa.
Toimittajavalinnan tekeminen huutokaupparaportilta
Huutokaupan jälkeen toimittajavalinta tehdään normaalin prosessin mukaisesti.
Valitse Tarjousten vertailu -välilehdeltä Avaa huutokauppa
Tee tarvittavat toimittajavalinnat
Käyttöohjeet päättyneen kilpailutuksen hallintaan löydät täältä