Jos kilpailutuksessa halutaan käyttää sähköistä huutokauppaa, määritellään tarjouspyynnön luontivaiheessa sähköistä huutokauppaa koskevat tiedot. Varsinaisen tarjouspyyntökierroksen jälkeen määritellyille kohteille voidaan pitää sähköinen huutokauppa.
Kilpailutuksen vaiheet, kun käytetään sähköistä huutokauppaa
Tarjouspyyntökierros (huutokauppaa alustava kierros, jonka ohjeet tässä artikkelissa):
1) Muokkausvaiheessa määritellään sähköisen huutokaupan tiedot ja julkaistaan tarjouspyyntö
2) Kilpailutuksen määräajan päätyttyä, käsitellään tarjouspyyntö ja kutsutaan tarjoajat huutokauppakierrokselle
Huutokauppakierros (katso ohjeet täältä):
3) Määritellään huutokauppakutsujen tiedot ja lähetetään kutsut tarjoajille
4) Käynnistetään huutokauppa
5) Seurataan huutokaupan etenemistä (huutokaupparaportti vertailu- tai Excel-näkymässä)
Tarjouspyyntökierros (huutokauppaa alustava kierros)
Sähköisen huutokaupan määrittely
Sähköistä huutokauppaa on mahdollista käyttää kaikissa kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Päätös sähköisen huutokaupan käytöstä tehdään kilpailutusta valmisteltaessa. Huom! Ennen kuin voit tehdä valinnan huutokaupan käytöstä, tulee käydä valitsemassa "Tarjouspalvelun tiedot" välilehdeltä valintaperusteiden määrittely järjestelmässä.
EU-hankintailmoitukset ja kansalliset hankintailmoitukset
Osio IV KOHTA: Menettely
Valitse "Sähköistä huutokauppaa käytetään"
Täytä tarvittaessa sähköistä huutokauppaa koskevat lisätiedot
Kun kyseinen valinta on tallennettu, aktivoituu "Sähköinen huutokauppa" -välilehti täytettäväksi.
Sähköisen huutokaupan tiedot
Estä hinnan korottaminen
Tee valinta, mikäli haluat estää tarjoajalta mahdollisuuden hinnan korottamiseen
Valinnalla on vaikutus hintatietoon ja valinta estää hinnan/kokonaishinnan korottamisen, mutta ei koske numeerisen kriteerin korottamista
Huutokaupan kulku
Anna kuvausteksti tarvittaessa
Teksti tulee näkymään tarjouspyyntödokumentilla
Huutokaupan aikana tarjoajille annettavat tiedot ja antamisen ajankohta
Anna kuvausteksti tarvittaessa
Teksti tulee näkymään tarjouspyyntödokumentilla
Muuta lisätietoa
Anna kuvausteksti tarvittaessa
Teksti tulee näkymään tarjouspyyntödokumentilla
Huutokauppakutsu lähetetään valituille toimittajille
Syötä päivämäärä kenttään, tai valitse päivämäärä kalenterinäkymästä
Sähköisen huutokaupan aikataulutus
Huutokaupan lopetus
Voit määritellä huutokaupan lopetusta koskevat asetukset. Valitse "Viimeisimmän tarjouksen jälkeen odotetaan", mikäli haluat, että viimeisen huudon jälkeen huutokauppassa on jatkoaika. Jos valintaa ei tehdä, loppuu huutokauppa heti kun sen määräaika päättyy.
Jatkoajan asettaminen
Valitse "Viimeisimmän tarjouksen jälkeen odotetaan"
Aseta X tuntia ja/tai x minuuttia
Jatkoaika on voimassa
Valitse "Päivittäin jatkuvasti", mikäli jatkoaika jatkuu yhtäjaksoisesti
Valitse "Määrättyinä aikoina", mikäli jatkoajalle halutaan asettaa rajauksia. Nämä rajaukset määrittävät sen, milloin jatkoaika on aktiivinen
Aseta ne viikonpäivät
Aseta kellonaika
Kuvan esimerkissä jatkoaika on asetettu niin, että se on voimassa arkipäivisin ja kello 8.00 - 16.00.
HUOM! Huutokaupan aloitus- ja lopetus-aika määritellään vasta huutokauppakutsun lähetyksen yhteydessä. Siitä tarkemmat ohjeet Huutokauppakierros -artikkelissa.
Huutokaupan vaiheistus
Mikäli huutokauppa halutaan käydä monessa vaiheessa, määritellään huutokaupan vaiheet
Käytännössä huutokauppa käydään osa-alue (ryhmä) kerrallaan
Valitse "Lisää vaihe" ja määrittele vaiheet haluttuun järjestykseen
Huutokaupat käydään vaiheittain määritellyn mukaisesti
Huutokaupan kohteiden määrittely
Huutokauppa on mahdollista käydä, jos valintaperusteena on halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus pisteytystä käyttäen. Jos tarjouspyynnössä valintaperusteena on halvin hinta, huutokauppakaan ei voida käydä minkään muun tekijän kuin hinnan suhteen. Huutokaupan kohteiksi on mahdollista valita vain kohteiden hintoja. Jos kilpailutuksessa käytetään Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys -valintaperustetta, huutokaupan kohteina voi edellisten lisäksi olla suhteellisesti tai automaattisesti (portaittain) pisteytettäviä numeerisia kriteerejä.
Valitse nuijakuvake "Huutokaupan määrittely"
Huutokaupan määrittelyikkuna avautuu:
Jos huutokauppaa ei vaiheisteta
Valitse kohteista kohteet, jotka otetaan mukaan huutokauppaan
Huutokauppaan voidaan ottaa mukaan kaikki kohteet, joille kysytään hintaa
Huutokaupassa, jossa valintaperusteena on "kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys", voidaan ottaa mukaan myös pisteytettyjä numeerisia kriteereitä
Aseta vähimmäismuutos tarvittaessa
Määrittele koskeeko muutos alennusta vai korotusta. HUOM! Tämä voidaan tehdä vain numeeriselle kriteerille, jolla pisteytystapana on porrastus
Alla esimerkit kohteesta ja numeerisesta kriteeristä jotka on valittavissa mukaan huutokauppaan
HUOM! "Alennus min." ei estä tarjoajaa korottamasta hintaa. Hinnan korottamisen voi estää Sähköinen huutokauppa -välilehdellä valitsemalla "Estä hinnan korottaminen".
Jos huutokauppa käydään vaiheissa
Valitse kohteista kohteet, jotka otetaan mukaan huutokauppaan
Huutokauppaan voidaan ottaa mukaan kaikki kohteet, joille kysytään hintaa
Huutokaupassa, jossa valintaperusteena on pisteytys, voidaan ottaa mukaan myös pisteytettyjä numeerisia kriteereitä
Aseta vähimmäismuutos tarvittaessa
Määrittele koskeeko muutos alennusta vai korotusta. HUOM! Tämä voidaan tehdä vain numeeriselle kriteerille, jolla pisteytystapana on porrastus
Määrittele, mihin vaiheeseen huutokaupankohde kuuluu
Alla esimerkit kohteesta ja numeerisesta kriteeristä jotka on valittavissa mukaan huutokauppaan
HUOM! "Alennus min." ei estä tarjoajaa korottamasta hintaa. Hinnan korottamisen voi estää Sähköinen huutokauppa -välilehdellä valitsemalla "Estä hinnan korottaminen".
Kun huutokauppaa koskevat tiedot on määritelty, tarjouspyynnön muokkaaminen sekä julkaisu tapahtuu normaalin prosessin mukaisesti.
Tarjouskierroksen käsittely ja tarjoajien kutsuminen huutokappakierrokselle
Kun kilpailutuksen määräaika päättyy, avataan tarjoukset normaalin prosessin mukaisesti. Käyttöohjeet päättyneen kilpailutuksen hallintaan löydät täältä.
Tarjoajien valinta huutokauppaan
Vertailu -näkymässä kaikki saapuneet tarjoukset on valittuna huutokauppakierrokselle
Tee tarvittavat toimenpiteet vertailussa (kommentit, manuaaliset pisteet)
Jos joku tarjous halutaan hylätä vertailuvaiheessa, otetaan täppä pois kohdasta "kelvollinen tarjous". Tällöin kyseinen tarjous jää pois vertailuvaiheesta eikä tule myöskään valituksi huutokauppaan.
Huom! Huutokauppakutsu-välilehti tulee aktiviiseksi, kun välipäätös on lähetetty tarjoajille.
Seuraava vaihe on huutokauppakutsun lähettäminen, jonka ohjeet löytyvät artikkelista huutokauppakierros.