Muistutuksia pääsee luomaan ja tarkastelemaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Seuranta” ja sen alta ”Muistutukset”. Muistutukset listautuvat sivulle aakkosjärjestyksessä. Lajittelua voidaan muuttaa kohdasta "Järjestä".
Näytä käyttäjälle kohdistetut muistutukset
Valinnalla saat listattua näkymään käyttäjälle kohdistuvat muistutukset
Luo uusi muistutus
Klikkaa "Luo uusi muistutus"
Nimi:
Syötä kenttään muistutuksen nimi
Kuvaus:
Syötä kenttään muistutuksen kuvaus
Kohdistus:
Kaikki organisaation sopimukset
Muistutus kohdistuu organisaation kaikkiin sopimuksiin
Valittujen yksiköiden sopimukset
Valintatoiminto avautuu
Klikkaa "Lisää yksikkö"
Hae ja valitse yksi tai useampi yksikkö ja valitse "Valitse"
Valittujen sopimuskokonaisuuksien sopimuksille
Valintatoiminto avautuu
Valitse "Lisää sopimuskokonaisuus"
Hae ja valitse yksi tai useampi sopimuskokonaisuus ja valitse ''Valitse''
Valitut sopimuskokonaisuudet listautuvat ikkunaan
Valituille sopimuksille
Valintatoiminto avautuu
Valitse "Lisää sopimus"
Hae ja valitse yksi tai useampi sopimus ja valitse ”Valitse”
Valitut sopimukset listautuvat ikkunaan
Ajastukset:
Voit asettaa muistutukselle ajastuksia valmiista valikosta tai asettaa ajastukselle päivämäärän. Muistutusta luodessa jompikumpi ajatustapa on valittava (valmis valikko tai päivämäärä) ja samaan sopimukseen voidaan kohdistaa useampi muistutus.
Valitse "Ajastukset"
Syötä montako päivää/viikko/kuukautta (valitse valikosta) haluat muistutuksen aktivoituvan ennen haluttua tapahtumaa, valitse tapahtuma valikosta:
Ennen sopimuskauden alkamista
Ennen sopimuskauden päättymistä
Ennen optiokauden alkamista
Ennen optiokauden päättymistä
Voit lisätä niin monta ajankohtaa kuin haluat.
Päivämääräajastukset:
Valitse ”Lisää ajankohta”
Valitse kalenterinäkymästä muistutuksen päivämäärä
Voit lisätä niin monta ajankohtaa kuin haluat.
Vastaanottajat:
Sopimuksen vastuuhenkilö
Sopimuksen varavastuuhenkilöt
Valitut käyttäjät
Valitse ”Lisää käyttäjä”
Hae ja valitse yksi tai useampi käyttäjä ja valitse ”Valitse”
Valitut käyttäjät listautuvat ikkunaan
Sähköpostin vastaanottajat
Syötä sähköpostiosoite
Valitse Plus-ikoni
Syötetyt vastaanottajat listautuvat ikkunaan
Klikkaa "Tallenna".
Muistutusviesti
Asetetuista muistutuksista tulee vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen viesti, joka lähetetään Cloudia Sopimuksesta muistutusajankohtaa edeltävän yön aikana. Muistutusviesti sisältää koosteen kaikista niistä sopimuksista, joihin kohdistuu muistutus ko. päivänä.
Muistutusviestissä on tieto sopimuksen kuvauksesta, sopimuksen nimi ja tunniste sekä linkki muistutusta koskevaan sopimukseen.
Muistutuksen muokkaus
Valitse listauksesta muistutus jota halutaan muokata :
Valitse ”Muokkaa”
Muokkaustoiminnoissa on tehtävissä samat toiminnot kuin uuden muistutuksen luomisessa
Muistutuksen poisto
Valitse listauksesta muistutus joka halutaan poistaa
Valitse ”Poista”
Vahvista poisto ” Haluatko varmasti poistaa valitsemasi kohteen?”
Hae -toiminto
Haku -toiminnolla voidaan hakea luotuja muistutuksia. Hakua voidaan tarkentaa hakusanoilla.