Vertailutaulukon tarkastelu
Tarjousten/osallistumispyyntöjen vertailunäkymässä voit tarkastella kaikkia saapuneita tarjouksia/osallistumispyyntöjä järjestelmän automaattisen vertailunäkymän kautta tai muodostamalla omia vertailunäkymiä. Omat vertailunäkymät ovat aina ilmoituskohtaisia ja näkymän voi asettaa myös ko. ilmoituksen oletusnäkymäksi. Järjestelmässä on mahdollista tarkastella vertailutaulukkoa kahdella eri tavalla: muokkaus- ja katselunäkymässä. Järjestelmässä on ilmoituskohtaisesti oletuksena oletusnäkymä, jonka voi valita avattavan muokkaus- tai katselunäkymässä. Ilmoituskohtaisesti voidaan myös tallentaa oma vertailunkäymä ilmoituksen oletusnäkymäksi. Vertailutaulukko avautuu aina siinä muodossa, kuin tarjouspyynnön luontivaiheessa on määritelty. Vertailutaulukon muotoon vaikuttaa:
Onko kyseessä kokonaishankinta vai osa-alueisiin jaettu hankinta
Vertailuperuste (halvin hinta, pisteytys vai tärkeysjärjestys)
Pyydetyt soveltuvuusvaatimukset tai tarjoajaan kohdistuvat muut ehdot (kun käytetään rakenteista ESPD:tä)
Hankinnan kohteet ja kriteerit
Muokkaa tai katsele vertailua
Vertailun muokkausnäkymä
Vertailutaulukon muokkausnäkymä avautuu "Muokkaa vertailua" -valinnalla. Muokkausnäkymässä vertailutaulukkoon voidaan kohdistaa hallinnointi tai muokkaustoimintoja (kommentointi, toimittajavalinta, manuaalisten pisteiden asettamien, liikesalaisuustietojen käsittely, tarjousten hylkääminen sekä täsmennys).
Katsele vertailua
Katsele vertailua tarjouspyynnön tietosivun kautta
Vertailutaulukon katselunäkymä avautuu "Katsele vertailua" -valinnalla, jolloin voidaan tarkastella vertailutaulukkoa mutta siihen ei voida kohdistaa hallinnointi tai muokkaustoimintoja.
Valitse "Katsele vertailua" valinta ja näkymä avautuu vertailun katselunäkymässä
KUVA: Voit valita "Tarjousten vertailu" -tietosivulta halutun tavan tarkastella vertailutaulukkoa
Katsele vertailua muokkausnäkymän kautta
Valitse vertailutaulukon vasemmasta yläreunasta "Katsele vertailua"
KUVA: Kuvassa näkyy "Katsele vertailua" valinta
Vertailun katselunäkymässä voidaan tarkastella vertailutaulukkoa aakkosjärjestyksessä tai paremmuusjärjestyksessä.
KUVA: Kuvassa vertailun katselunäkymän järjestystoiminto
Avaa vertailunäkymien hallinnointi
Vertailunäkymien hallinnointi löytyy vertailutaulukon sekä muokkaus että katselunäkymästä.
Valitse "Avaa vertailunäkymien hallinnointi"
Valitse "Luo uusi vertailunkäymä" tai
Valitse Järjestelmän oletusnäkymän toiminnallisuus
Avaa vertailutaulukko pdf-muodossa (liikesalaisuudet piilotettu)
Avaa vertailutaulukko pdf-muodossa (liikesalaisuudet näytetään)
Avaa vertailutaulukko HTML-muodossa (liikesalaisuudet piilotettu)
Avaa vertailutaulukko HTML-muodossa (liikesalaisuudet näytetään)
Vertailunäkymän määritteleminen
Vertailunäkymän nimi
Nimeä vertailutaulukko
Oletusnäkymä
Valitse, onko vertailunäkymä tarjouspyynnön oletusnäkymä
Näkymään listautuvat tarjoukset
Voit valita, mitkä tarjoukset listautuvat vertailunäkymään
Voit valita, mitkä hankinnan osat tulevat vertailunäkymään
Valinnat voidaan tyhjentää "Tyhjennä valinnat" painikkeella
Näkymän asetukset
Valitse halutut asetukset
Näkymä muodostuu käänteisenä
Näytetään vain ne, johon liittyy pisteytys
Näytetään vain ne, joihin liittyy manuaalinen pisteytys
Näytetään vain ne, joihin liittyy liikesalaisuustietoja
Näytetään tarjoajan nimi
Näytetään tarjouksella annettu nimi
Näytetään hintakoosterivit
Näytetään laadun yhteenvetorivit
Näytetään kokonaispisteiden rivit
Näytetään (tarjouksen) sijanumero
Nytetään soveltuvuusvaatimukset
Valitse "Tallenna"
Tallennuksen jälkeen voidaan avata näkymä "Avaa näkymä vertailutaulukossa" -valinnalla
Poistaa vertailunäkymän "Poista" -valinnalla
Palata vertailunäkymien hallinnointiin "palaa vertailunäkymien hallinnointiin"
KUVA: Kuvassa esimerkki vertailunäkymän määrittelemisestä
Vertailun hallinnointi ja muokkaustoiminnot
Vertailun muokkausnäkymässä voidaan tarkastella sekä kohdistaa hallinnointi sekä muokkaustoimintoja kaikkiin saapuneisiin tarjouksiin/osallistumispyyntöihin.
Vertailutaulukon pisteytysnäkymät ja pisteiden laskentatapa
Cloudia Kilpailutuksessa voidaan asettaa kokonaishinnalle tai osa-alueittain hinnan ja/tai laadun maksimipisteitä. Lisäksi hankittaville kohteille voidaan asettaa pisteytyspainoarvoja (liittyy hintapisteiden asettamiseen) sekä kriteerikohtaisia pisteitä. Hintapisteet muodostuvat automaattisesti sen perusteella mikä tarjoajan kokonaishinta on suhteessa muihin saapuneisiin tarjouksiin (hintavertailussa käytetään suhde pienimpään tai lineaarista laskentatapaa) ja laadun maksimipisteet kohdistuvat sille tarjoajalle, joka on saanut suurimman määrän kriteerikohtaisia pisteitä (laadun maksimipisteet vertaillaan suhde suurempaan kaavalla).
Pisteytysnäkymistä löytyy omat ohjeartikkeli kohdasta "Hinnan ja laadun pisteytys" sekä "Kriteerin pisteyttäminen".
Hinnan ja laadun pisteiden laskentatapa
Kun vertailuperusteeksi on valittu "Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys" voidaan ryhmän kokonaishinnalle tai osa-alueen hinnalle määritellä pisteet, jotka jakautuvat valitun kaavan mukaisesti (suhde pienimpään tai suhde pienimpään, lineaarinen). Vertailunäkymässä tarjoukset on vertailtu suhteessa toisiinsa valitun hintakaavan mukaisesti. Mikäli laadun maksimipisteitä käytetään, tulevat laadulliset maksimipisteet automaattisesti suhde suurimpaan -kaavalla (kts tarkemmin Hinnan ja laadun pisteytys)
KUVA: Esimerkki kokonaishinnan ja laadun pisteytyksestä. Kuvassa hinta vertaillaan suhde pienimpään-kaavalla
Kriteerikohtaisten pisteiden laskentatapa
Mikäli vertailuperusteeksi on valittu "Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys" tulee vertailutaulukkonäkymään oma sarake pisteiden laskentatavalle. Pisteiden laskentatapa -valikossa olevat tiedot kertovat sen, miten ko. kriteerin pisteet lasketaan. Pisteytykset voivat olla ns. automaattisia, jolloin pisteet tulevat automaattisesti vertailulle tarjoajan antaman vastauksen perusteella. Tai manuaalisia, jolloin vertailun käsittelijä asettaa pisteet vertailun muokkausnäkymässä kriteerikohtaisesti. Automaattisia pisteitä ei voi muokata vertailun muokkausnäkymässä. Kriteerikohtaisesti voidaan asettaa seuraavia laskentatapoja (kts. tarkemmin "Kriteerin pisteyttäminen")
Liikesalaisuustietojen käsittely
Vertailutaulukon muokkausnäkymässä voidaan käsitellä tarjoajan ehdottamia liikesalaisuustietoja sekä myös muita kuin tarjoajan ehdottamia tietoja voidaan asettaa liikesalailaisuudeksi. Liikesalaisuudeksi määritellyt kriteerit eivät näy niissä järjestelmän vertailutaulukkoraporteissa, joissa liikesalaisuustiedot ovat piilotettuna. Järjestelmässä oletuksena on, että tarjoajan ehdottamat liikesalaisuustiedot myös hyväksytty liikesalaisuuksiksi ja ehdotettuja liikesalaisuustietoja pystyy hylkäämää ja hyväksymään myös massana.
Jos vertailutaulukon muokkausnäkymä tallentaa ilman, että on käynyt käsittelemässä liikesalaisuustietojen, järjestelmä huomauttaa, että liikesalaisuustietoja ei ole käsitelty. Liikesalaisuustietoja pääsee katselemaan ja muokkaamaan myös hankintapäätöksen tekemisen jälkeen.
1) Merkitse liikesalaisuuksia
Vasemman yläkulman "Merkitse liikesalaisuudeksi" valinnalla saadaan auki ne tiedot, jotka tajoajan on ehdottanut liikesalaisuudeksi. Ehdotetut liikesalaisuudet näkyvät vertailutaulukolla "lukko" -symbolilla merkittynä. (ao. kuvan kohta 1.) ja muut tiedot "lukko auki" -symbolilla. Kun liikesalaisuustiedot on käsitelty, näkyvät merkityt liikesalaisuustiedot "lukko" -symbolilla merkittynä.
Merkitse liikesalaisuustietoja
Klikkaa haluttujen tietojen kohdalta "lukko auki" -symbolia
Vahvistetut liikesalaisuustiedot näkyvät vertailutaulukolla "lukko" -symbolilla merkittynä
Vahvista ehdotetut liikesalaisuustiedot (tiedot, mitä tarjoaja on ehdottanut liikesalaisuustiedoiksi)
Ehdotetut tiedot ovat oletuksena vahvistettuna
Hylkää ehdotetut liikesalaisuustiedot
Klikkaa lukko -symbolia jonka jälkeen liikesalaisuustieto poistuu
Tarjoajan ehdottama mutta vertailun käsittelijän hylkäämän liikesalaisuustiedon näkyvät vertailutaulukossa kirjekuori-symbolilla merkittynä
2) Merkitse tai hylkää kaikki tarjoajan ehdottamat ryhmän (tai osa-alueen) liikesalaisuudet liikesalaisuuksiksi
Merkitse kaikki tarjoajan ehdottamat ryhmän (tai osa-alueen) liikesalaisuudet liikesalaisuuksiksi
Valitse tarjous-sarakkeen otsikkorivistä (tarjoajan nimen alta) "lukko"-symboli
Järjestelmä vahvistaa toiminnon "Tallennus onnistui" -ilmoituksella
Hylkää kaikki tarjoajan ehdottamat ryhmän (tai osa-alueen) liikesalaisuudet liikesalaisuuksiksi
Valitse tarjous-sarakkeen otsikkorivistä (tarjoajan nimen alta) "lukko auki"-symboli
Järjestelmä vahvistaa toiminnon "Tallennus onnistui" -ilmoituksella
KUVA: Kuvassa merkitse kaikki tai hylkää kaikki -toiminnot
Täsmennys
Kommentointi vertailutaulukkonäkymässä
Vertailutaulukkonäkymässä voidaan asettaa kriteerikohtaisia kommentteja sekä toimittajaan kohdistuvia kommentteja.
Kriteerikohtainen kommenttien asettaminen
Klikkaa halutun kriteerin puhekupla -ikonia
Annetut kommentit näkyvät järjestelmän vertailutaulukkoraporteilla
Annettu kommentti näkyy vertailutaulukko näkymässä "kuitattuna" puhekupla -ikonina
Toimittajakohtaisen kommentin asettaminen
Klikkaa toimittajavalinnan alapuolella olevaa puhekupla -ikonia
Annetut kommentit näkyvät järjestelmän vertailutaulukkoraporteilla
Annettu kommentti näkyy vertailutaulukko näkymässä "kuitattuna" puhekupla -ikonina
KUVA: Kuvassa esimerkki kommenttien asettamisesta vertailutaulukkonäkymässä. Kommentoinnin voi asettaa klikkaamalla puhekupla -ikonia ja sulkea samaisesta ikonista.
Tarjousten hylkääminen
Vertailutaulukossa on mahdollista hylätä tarjous/osallistumispyyntö vertailuvaiheessa, jolloin tarjoajan antama tarjous/osallistumispyyntö jää pois vertailusta. Jos hankinta koostuu osista, tehdään hylkääminen erikseen jokaisen halutun osan osalta.
Poista valinta haluttujen tarjousten/osallistumispyyntöjen kohdalta
KUVA: Tarjouksen hylkääminen vertailutaulukolla tapahtuu ottamalla valinta pois kohdasta "Kelvollinen tarjous".
Vie ja tuo manuaalisesti arvioitavat vertailuperusteet Excel-tiedostolla
Halutessasi voit siirtää tarjoajan antamat kriteerivastaukset Exceliin, syöttää siellä niiden pisteitä sekä arviointeja ja ladata pisteytyksen vertailutaulukkoon. Excel-tuonnin jälkeen vertailutaulukon saa auki "Muokkaa vertailua" tai "Katsele vertailua" valinnalla, jonka jälkeen Excelillä tuodut pisteytykset sekä kommentit näkyvät vertailutaulukkonäkymässä. Tätä toimintoa voidaan käyttää ainoastaan silloin, jos pisteiden laskentatavaksi on määritelty "manuaalinen".
Valitse " Vie manuaalisesti arvioitavat vertailuperusteet Excel-tiedostoon”
Tallenna Excel-tiedosto omalle koneellesi
Exceliin listautuu kaikki kriteerit, jotka on määritelty manuaalisesti pisteytettäviksi. Sekä kriteerikohtaiset vastaukset, mikäli kriteerin tyyppi on "Teksti" -tyyppinen.
Syötä haluamasi tiedot
Tallenna täytetty Excel-tiedosto tuontia varten omalle tietokoneelle
Siirry takaisin kilpailutuksen tietosivulle ja klikkaa linkkiä "Tuo manuaalisesti arvioidut vertailuperusteet Excel-tiedostosta"
HUOM! Vienti-Exceliin ei saa tehdä mitään muutoksia ja mikäli vertailutaulukko muodostetaan uudelleen (käsittely aloitetaan kelvollisen tarjoajan valinnasta), pitää vienti-Excel muodostaa uudelleen ” Vie manuaalisesti vertailuperusteet Excel-tiedostoon” -toiminnolla).
KUVA: "Vie manuaalisesti arvioitavat vertailuperusteet Excel-tiedostoon" valinta löytyy vertailutaulukolta.
Avaa vertailunäkymä PDF- tai HTML -muodossa
Näkymästä voidaan avata vertailutaulukko PDF-muodossa
Avaa vertailutaulukko pdf-muodossa (liikesalaisuudet näytetään)
Avaa vertailutaulukko pdf-muodossa (liikesalaisuudet piilotetaan)
Näkymästä voidaan avata vertailutaulukko HTML-muodossa
Avaa vertailutaulukko HTML-muodossa (liikesalaisuudet näytetään)
Avaa vertailutaulukko HTML-muodossa (liikesalaisuudet piilotetaan)
Näkymästä voidaan avata vertailutaulukko excel-muodossa
Avaa vertailutaulukko excel-muodossa (liikesalaisuudet näytetään)
Avaa vertailutaulukko excel-muodossa (liikesalaisuudet piilotetaan)
KUVA: Vertailutaulukon ylälaidasta voidaan avata vertailutaulukko pdf- tai html-muodossa