Rajoitettu menettely on hankintamenettely, jossa ilmoitus julkaistaan valituille tarjoajille suoraan sähköpostilla ja vain kutsutut tarjoajat voivat jättää tarjouksia. Ilmoitusta ei julkaista avoimen menettelyn tavoin toimittajaportaaliin julkiseksi.
Rajoitetun menettelyn prosessi määräytyy sen mukaan, onko kyseessä:
Kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta)
Kynnysarvon ylittävä hankinta
Huom! Erityisalahankinta, EU-kynnysarvon alittava -lomakkeella menettelyksi tulee valita "Tarjouspyyntö" mikäli tarjouspyyntö halutaan julkaista rajoitettuna vain halutuille tarjoajille. Tämä lomake on poikkeus.
Rajoitettu menettely -valinnalla muodostuisi kaksi vaiheinen ilmoitus (osallistumispyyntökierros sekä varsinainen tarjouspyyntökierros)
Kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta)
Hankintailmoitukselle määritellään hankintamenettelyksi ”Rajoitettu menettely” sekä kynnysarvon alittava arvo
Julkaisuvaiheessa tarjouspyyntöä ei julkaista HILMAan tai toimittajaportaaliin, vaan se julkaistaan sähköpostitse julkaisuvaiheessa määriteltyihin osoitteisiin
Valituille tarjoajille lähetettävässä viestissä on hankintayksikön kirjoittaman viestin lisäksi suora linkki ko. tarjouspyyntöön. Tästä linkistä tarjoaja pääsee siirtymään toimittajaportaaliin, missä hän voi jättää tarjouksen normaalisti sisäänkirjautumisen jälkeen.
Huom! Rajoitetulle tarjouspyynnölle (pienhankinta) pääsee ainoastaan linkin kautta.
Ilmoitus ei siis tule avoimeksi näkyviin tarjouspalvelu.fi osoitteeseen, eikä sitä voi siksi myöskään löytää haulla.
Loppuprosessi noudattaa normaalia kilpailutusprosessia (toimet kilpailutuksen aikana, tarjousten vastaanotto, vertailu ja valinta, hankintapäätös, tiedoksianto ja hankintasopimus).
Kynnysarvon ylittävä hankinta
Kynnysarvon ylittävä hankinta on rajoitettuna menettelynä kaksivaiheinen:
Kaikille tarjoajille avoin osallistumishakemusvaihe (osallistumispyyntö)
Osallistumisvaiheessa valituille tarjoajille rajoitettu tarjouspyyntövaihe (tarjouspyyntö)
Osallistumiskierroksen laadinta ja julkaisu
Hankintailmoitukselle määritellään hankintamenettelyksi ”Rajoitettu menettely” sekä kynnysarvon ylittävä arvo. Valintojen myötä ilmoituksesta muodostuu automaattisesti osallistumispyyntö
Koska nyt haetaan vain ilmoittautumista kisaan, usein tässä vaiheessa kysytään pelkästään "Soveltuvuusvaatimuksia" ja varsinaiset hankinnan kohdetta koskevat kriteerit kysytään tarjouspyyntövaiheessa
Ilmoitus julkaistaan avoimen menettelyn tavoin Hilmaan ja toimittajaportaaliin, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat lähettää ilmoituksen halukkuudestaan osallistua tarjouskilpailuun
(Huom! Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikön tulee julkaista tarjouspyyntö samanaikaisesti hankintailmoituksen julkaisemisen kanssa. Kts. ohje täältä.)
Valinta tarjouskierrokselle
Kun määräaika päättyy, osallistumishakemukset käsitellään normaalin prosessin mukaisesti (kts. Saapuneet tarjoukset) ja hankintayksikkö valitsee tarjoajat mukaan tarjouskierrokselle.
Valitse tarjoajat vertailutaulukossa
Osallistujat voidaan valita varsinaiselle tarjouspyyntökierrokselle vertailutaulukkonäkymästä Osallistumishakemukset -välilehdeltä
Tai Vertailu välilehdeltä kohdasta "Avaa vertailu."
HUOM. Muista klikata toimittajavalinnat ruutuihin vertailutaulukon rivillä "Valitse toimittajaksi")
Päätökset
Ennen varsinaisen tarjouspyyntökierroksen aloittamista, on valittava Päätökset -välilehdellä, että päätös joko luodaan/tai tuodaan järjestelmään ja tehdään tiedoksianto tai sitten, että päätös ja tiedoksianto on tehty toisessa järjestelmässä. Vasta tämän jälkeen aktivoituu Kierrokset -välilehti.
Tarjouspyyntökierroksen laadinta ja julkaisu
Tarjouskierroksen luomiseen siirrytään kierrokset välilehdeltä klikkaamalla "Aloita varsinainen tarjouskierros".
Valitse tarjouspyynnön pohja:
Käytä tämän kierroksen ilmoitusta pohjana
Osallistumispyyntö kopioidaan tarjouspyynnön pohjaksi
Valitse muu pohja
Valitse hakunäkymästä se tarjouspyyntö, jota halutaan käyttää pohjana
Huom! Pohjana voi käyttää ainoastaan pienhankintailmoituksia. Pohjana ei voi käyttää EU-tason ilmoituksia. (Osallistumispyyntökierrosta (EU) voi käyttää pohjana ylemmällä valinnalla "Käytä tämän kierroksen ilmoitusta pohjana").
Syötä ikkunaan hakusana ja klikkaa "Enter"-painiketta
Tyhjä pohja
Tarjouspyynnön muokkausnäkymä avautuu tyhjään lomakkeeseen
Ilmoitus julkaistaan ainoastaan niille tarjoajille, jotka on valittu osallistumispyyntövaiheessa mukaan tarjouskirrokselle. Valituille tarjoajille lähtee sähköposti, jossa on suora linkki ko. tarjouspyyntöön. Tästä linkistä tarjoaja pääsee siirtymään toimittajaportaaliin, missä hän voi jättää tarjouksen normaalisti sisäänkirjautumisen jälkeen.
HUOM! Linkki on kertakäyttöinen. Kun linkkiä on kerran klikattu, ko. tarjouspyyntö näkyy valitun tarjoajayrityksen Tarjouspalvelussa kaikille yrityksen kirjautuneille käyttäjille. Jos rajoitettu ilmoitus ei näy jollain yrityksen Tarjouspalveluun kirjautuneella käyttäjällä avoimissa tarjouspyynnöissä, tulee ottaa yhteys järjestelmätukeen.
Muilta osin varsinainen tarjouskierros noudattaa normaalia prosessia.