W pakietach Free i PRO dodana została możliwość tworzenia i wysyłania zamówień do dostawców bezpośrednio z programu, na tej podstawie można potem tworzyć dokumenty zakupu.
Tworzenie zamówienia do dostawcy z oferty lub proformy w module sprzedaży
W menu Sprzedaż > Oferty Proformy Zaliczki lub dla KPiR i Ryczałtu Przychody > Oferty proformy Zaliczki możesz dodać ofertę lub proformę.
Po zmianie statusu oferty lub proformy z Utworzono na Wysłano a potem na Zatwierdzono, w dokumencie pojawi się opcja utworzenia zamówienia do dostawcy.
Powyższą czynność można przeprowadzić ręcznie używając listy wyboru w polu Status lub po wysłaniu oferty lub proformy bezpośrednio z programu do Klienta.
Na powyższym przykładzie zamówienie dotyczy pozycji magazynowej (skarpet) w chwili, gdy użyjemy opcji Skopiuj wiersze do zamówienia do dostawcy, pozycja magazynowa zostanie przeniesiona do zamówienia.
W zamówieniu należy uzupełnić:
- Dostawcę,
- Datę zamówienia,
- Datę przewidywanej wysyłki,
- Numer zamówienia,
- Artykuł zamówionego towaru lub usługi (jeśli nie jest to pozycja magazynowa, to artykuły dla sprzedaży i zakupów mogą mieć inne oznaczenia w programie).
Wysyłanie mailem zamówienia
Utworzony dokument możemy wysłać bezpośrednio do dostawcy używając ikony koperty lub pobrać na swój komputer w PDF i wysłać poza programem. Można również dodać własny załącznik, np. specyfikację produktu używając ikony spinacza.
Jeśli wyślemy dokument za pośrednictwem systemu Dostawca, może go podejrzeć bezpośrednio z wiadomości klikając w link załączony w email-u. Zamówienie będzie również dostępne w wersji PDF.
Zatwierdzanie zamówienia i wystawianie faktury
Po zatwierdzeniu zamówienia (Dostawca może je również odrzucić lub dodać komentarz po odrzuceniu lub zaakceptowaniu zamówienia) można wystawić fakturę końcową. Użyj guzika Zaksięguj jako faktura znajdujący się na dole dokumentu.
Możesz z jednego zamówienia utworzyć kilka faktur, w zależności o etapów realizacji danego zamówienia.
UWAGA!
Jeśli na zamówieniu jest np. ilość 100 szt. produktu, a realizacja jest tylko na 50, to należy wtedy na zamówieniu podzielić tę pozycję na dwie linie po 50 szt. Fakturę można wygenerować tylko dla pełnej pozycji, bez możliwości zmiany ilości przy jej generowaniu.
Przed wygenerowaniem faktury zakupu wpisz datę faktury i termin płatności, dodaj numer faktury i inne wymagane dane, oznacz jedną lub wszystkie linie zmówienia w kolumnie Wybierz, i użyj opcji Zapisz, aby zapisać fakturę.
Jeśli zapiszesz fakturę z wybraną tylko jedną pozycją z zamówienia, status zamówienia zmieni się na częściowo zrealizowane.
A na zamówieniu pojawi się odnośnik do faktury, na podstawie której realizacja zamówienia nastąpiła.
Na fakturze również znajduje się odnośnik do zamówienia, klikając na numer zamówienia można sprawdzić, czy zamówienie jest zrealizowane w całości czy w części.
Historia zamówienia
W Historii zamówienia sprawdzisz poszczególne etapy realizacji.
Po zatwierdzeniu ostatniej faktury z zamówienia, zamówienie to „znika” z listy niezrealizowanych zamówień, aby je odszukać należy kliknąć w lupkę i zaznaczyć odpowiedni status w kolumnie Status na liście zamówień lub użyć opcji Pokaż wszystko.
Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości:
· napisz do nas: pomoc@360ksiegowosc.pl
· zadzwoń do nas: +22 30 75 777
· skorzystaj z czatu
Odwiedź też naszą stronę 360 Księgowość.
Pozdrawiamy!
Zespół 360 Księgowość