W menu Przychody > Sprzedaż i wystawianie faktur masz możliwość wystawienia faktur sprzedaży. Aby wystawić fakturę, kliknij w Nowy dokument. W ten sposób przejdziesz to okna wystawiania faktury.

Klient – wybierz klienta z listy rozwijanej. Wystarczy wpisać kilka pierwszych liter nazwy firmy, aby program podpowiedział całą nazwę. Klienta możesz również wyszukać po numerze NIP. Jeżeli wprowadzisz nazwę klienta, który nie istnieje w Twojej bazie danych, to otworzy się okno dodawania nowego klienta. Uzupełnij NIP, aby dane pobrały się z bazy GUS automatycznie. Możesz również kliknąć Dodaj, aby od razu przejść do karty nowego klienta

Adres – adres kontrahenta pobrany z karty klienta

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu sprzedaży. Datę domyślną pojawiającą się w tym polu można zdefiniować w menu Ustawienia > Ustawienia ogólne > Faktury > Domyślna data na fakturze

Termin płatności – program proponuje ostateczną datę płatności na podstawie ustawień ogólnych lub indywidualnych zawartych w karcie klienta. Data może być dowolnie zmieniana. Data w tym polu nie oznacza dokonania płatności w tym konkretnym dniu. Jest to ostateczna data kończąca termin, po upływie którego mogą być naliczane odsetki

Data sprzedaży – domyślna data sprzedaży. Może być dowolnie zmieniona w razie potrzeby. Data pojawiająca się w tym miejscu domyślnie to data wystawienia faktury. Księgowanie jest dokonywane w oparciu tę datę

Dokument – z listy rozwijanej należy wybrać rodzaj dokumentu. Do wyboru mamy m.in. Faktura, Rachunek, Paragon, Faktura korygująca czy też Nota. Wybrany rodzaj pojawi się na wystawianym dokumencie sprzedaży. Domyślnie pojawia się Faktura

Numer dokumentu – program automatycznie sugeruje kolejny numer faktury na podstawie ustawień w menu Ustawienia > Ustawienia ogólne > Faktury > Numer następnej faktury

Waluta – program w sposób domyślny generuje walutę na fakturach sprzedaży na podstawie informacji w karcie klienta. Jeżeli zaistnieje taka potrzeba to możesz wystawić fakturę w innej walucie. Jeżeli brakuje jakiejś waluty, to dodaj ją w ustawieniach. Ustawienia > Ustawienia Ogólne > Waluty

Osoba kontaktowa – Jeśli w karcie Klienta mamy zdefiniowaną osobę do kontaktu pojawią się tu jej dane

Dział – jeżeli faktury sprzedaży wystawiane są w różnych działach, to dany dział można przyporządkować konkretnej fakturze. Uwaga pole to będzie widoczne po ich uprzednim zdefiniowaniu w menu Ustawienia > Dodatkowe parametry > Działy

Płatnik – możesz tu dostosować informacje w przypadku, gdy Płatnik faktury jest inny niż jej odbiorca

Rodzaj procedury sprzedaży – Jeśli w swojej działalności musisz stosować szczególne rodzaje sprzedaży oznacz je w tym miejscu

Typ dokumentu – Uzupełniamy w przypadku wprowadzania dokumentów zbiorczych z kas rejestrujących. Szczegółowe informacje w naszym podręczniku

Uwagi – dodaj uwagi, aby pojawiły się w kolumnie Uwagi w ewidencji.

Sprzedaż środków trwałych – zaznacz to pole zanim wprowadzisz cokolwiek w wierszu tabeli; dopiero po zaznaczeniu tej opcji na liście do wyboru w kolumnie Artykuł/Usługa pojawią się właściwe pozycje.

Ceny brutto – po zaznaczeniu tej opcji program oblicza podatek VAT na postawie ceny brutto, która została wprowadzona w kolumnie Cena brutto.

Artykuł/Usługa – używany do wprowadzenia poszczególnych wierszy na dokumencie sprzedaży. Wybierz kod sprzedawanego artykułu z rozwijanej listy artykułów. Wybór kodu artykułu uwzględnia jego nazwę, cenę sprzedaży, stawkę VAT, jednostkę miary, a także odpowiednie miejsce w ewidencji przychodów. Możliwa jest zmiana wszystkich domyślnych wartości w wierszach faktury z poziomu faktury tak, aby informacje w karcie artykułu pozostały niezmienione.

Jeżeli wprowadzisz nazwę artykułu, który nie istnieje, okno dodawania nowego artykułu pojawi się automatycznie. Innym sposobem na dodanie nowego artykułu jest skorzystanie z opcji Dodaj, która pojawia się pod listą już wprowadzonych artykułów.

Dodaj płatność – jeżeli faktura sprzedaży jest opłacona od razu lub po dacie wystawienia, to z tej listy wybieramy właściwą metodę płatności (Kasa, Bank, płatność w drodze, itd.). Korzystamy z tego pola tylko w sytuacji, gdy zapłata nastąpiła po wystawieniu dokumentu sprzedaży.

Suma – wartość faktury do zapłaty.

Data płatności – data otrzymania zapłaty za fakturę sprzedaży w dniu jej wystawienia lub po tej dacie. Przedpłaty i zaliczki wprowadzamy w module Płatności > Transakcje.

Faktury sprzedaży pokazują wartości bez VAT, kwoty VAT oraz wartości razem z VAT. W wierszu Suma kwota uwzględnia VAT.

Po kliknięciu w Dodatkowe informacje możliwe jest wprowadzenie dodatkowych komentarzy na dokumencie sprzedaży ponad wierszami faktury lub pod nimi. Wpisz tekst w oknie bądź wybierz już jeden z przygotowanych tekstów, które były dodane wcześniej. Aby dodać nowy komentarz po kliknięciu w górną część okna komentarza wybierz Dodaj.

Jeżeli uzupełniono wszystkie niezbędne pola dokumentu sprzedaży, Zapisz fakturę. Na tej podstawie program dokona automatycznego zapisu w ewidencji.

Użyj przycisku Kopiuj, kiedy wystawiasz nową fakturę z podobną zawartością. Użyj przycisku Utwórz korektę, aby skopiować fakturę z wartościami ujemnymi. W obu przypadkach wiersze można dodawać i usuwać.

Aby wystawić fakturę korektę dotyczącą pozostałej sprzedaży, należy wybrać z listy już zaksięgowanych faktur tę, której korekta będzie dotyczyła. Zrobisz to w menu Przychody > Sprzedaż i wystawianie faktur.

Klikamy kafelek Utwórz korektę otworzy się okno z tymi samymi danymi co w fakturze pierwotnej, ale Ilość w wierszu artykułu będzie ze znakiem minus.

WAŻNE!

W 360 Księgowość minus może występować tylko w kolumnie Ilość! Numer korekty nada się automatycznie, zgodnie z ustawieniami faktury korekty w menu Ustawienia > Ustawienia Ogólne > Faktury. W przypadku gdy korekta dotyczy całości faktury, czyli jest tak zwaną korektą do zera wystarczy dokument Zapisać.

Jeśli natomiast, korekta dotyczy tylko pewnej części wartości lub ilości artykułu sprzedanego, należy dodać Nowy wiersz i uzupełnić o dane zawierające się w wierszu faktury pierwotnej, wprowadzamy poprawną wartość sprzedaży i zatwierdzamy fakturę.

Fakturę korektę należy rozliczyć z fakturą oryginalną, jeżeli korekta dotyczy całości faktury, lub części pomniejszającej wartość sprzedaży, robimy to w menu Płatności > Transakcje > Klient/Dostawca – Rozliczenie > Nowa płatność

Wskazujemy Klienta pojawi się lista faktur, zaznaczamy w kolumnie Wybierz fakturę pierwotną i fakturę korektę,

Suma pozycji musi równać się 0,00, inaczej dokument nie będzie mógł być zatwierdzony i nie rozliczy się kompensata. Po zapisaniu kompensaty, na fakturze pierwotnej pojawi się informacja, że faktura została w części (lub całości) rozliczona. W przypadku gdy faktura powiększa wartość sprzedaży, wartość faktury będzie rozliczona po otrzymaniu środków na konto bankowe lub do kasy.

W 360 Księgowość można dodawać załączniki do zapisanych dokumentów sprzedaży. Wszystkie formaty plików są akceptowane (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS, i inne). Kliknij w ikonkę spinacza nad prawym górnym rogiem > dodaj plik.

Możesz dodawać różne dokumenty ze swojego komputera do 360 Księgowość za jednym razem. Wystarczy przytrzymać Shift oraz użyć strzałki na klawiaturze, aby zaznaczyć kilka dokumentów lub przytrzymać Ctrl, by zaznaczyć dokumenty oddzielnie.

W momencie, gdy mamy dodany załącznik do faktury sprzedaży, zostanie on automatycznie dołączony do wysyłanego do klienta e-mail. Jeżeli nie chcesz, aby załączony dokument był wysłany razem z fakturą, prosimy w pierwszej kolejności wysłać fakturę, a dany dokument załączyć później.

W tabeli, gdzie znajduje się lista dokumentów sprzedaży w kolumnie Załącznik możesz sprawdzić, czy dokument został dodany do faktury, czy też nie. Obecność oznaczona jest poprzez ikonkę spinacza.

Dokumenty załączone do pliku są rejestrowane w programie. Jednakże, aby zobaczyć dokumenty dodane do 360 Księgowość, w pierwszej kolejności zostaną one zapisane na komputerze.

Aby przejrzeć wystawione faktury sprzedaży wybierz Przychody > Faktury i inne dowody sprzedaży. W postaci tabeli są tu przedstawione wcześniej wprowadzone dokumenty. Możesz dostosować wygląd wskazując opłacone oraz nieopłacone faktury.

Aby znaleźć konkretną fakturę, użyj filtrów wyszukiwania. Przy nagłówku kolumny widnieje znak lupy.

W ten sposób otwiera się dany filtr do uzupełnienia.

Można zastosować kilka filtrów jednocześnie. Jeżeli chcesz usunąć filtr wybierz Pokaż wszystko.

Wyślij zapisaną fakturę sprzedaży za pomocą e-mail bezpośrednio z programu. Podgląd wysyłki pojawia się po kliknięciu w przycisk koperty nad zapisaną fakturą.

Aby wysłać fakturę sprzedaży, dodaj e-mail swojej firmy oraz treść widomości domyślnej w pierwszej kolejności w menu Ustawienia > Ustawienia Ogólne > E-mail.

Możesz wprowadzić swój adres e-mail w polu CC, kopia wysyłanej wiadomości oraz faktury sprzedaży również trafi do Ciebie lub do innej osoby.

Możesz sprawdzić wiadomość domyślną e-mail w oknie podglądu oraz ewentualnie poprawić przed wysłaniem. Załączniki mogą być dodane za pomocą przycisku Dodaj załącznik. Dokumenty mogą być załączone do faktury w jednym pliku. W tym celu przytrzymaj przycisk SHIFT zaznaczając kilka dokumentów w kolejności lub CTRL, aby wybrać kilka różnych dokumentów oddzielnie.

Aby móc zarejestrować sprzedaż usług z wykazaniem obowiązku podatkowego VAT w innym okresie sprawozdawczym niż data wystawienia faktury i data sprzedaży, należy sporządzić fakturę w menu Przychody > Sprzedaż I wystawianie faktur > Nowy dokument. Wprowadzamy dane na fakturze, odpowiednie daty wystawienia oraz sprzedaży, a w wierszu artykułu podajemy Datę VAT – czyli datę wykazania danej sprzedaży w odpowiednim miesiącu lub kwartale w deklaracji VAT.

W 360 Księgowość możesz zarejestrować sprzedaż z kasy fiskalnej przechodząc do menu Przychody > Sprzedaż i Wystawienia Faktur > Nowy dokument. Jako kontrahenta dodajemy klienta o nazwie Kasa Fiskalna. Bardzo możliwe, że taki klient już został dodany w Państwa firmie. Zaznaczamy opcję Osoba fizyczna. Zapisujemy.

Dodajemy nowy dokument sprzedaży. W prawym górnym rogu z listy rozwijalnej Dokument wybieramy Paragon.

Uzupełniamy resztę danych na podstawie raportu z kasy fiskalnej, z podziałem na stawki VAT. Poprawność zapisu można sprawdzić poprzez przejście do menu Ewidencje > Ewidencja przychodów i wygenerowanie raportu za dany okres.

W przypadku, gdy podczas wprowadzania raportu z kasy fiskalnej w programie pojawią się różnice w wyliczeniu podatku VAT, taki dokument można wprowadzić uprzednio zaznaczając opcję Ceny brutto. W kolumnie Cena brutto należy wprowadzić wartość brutto raportu fiskalnego - system przeliczy wartość netto oraz VAT.

Ważne!!

Jeśli w ciągu miesiąca wystawiasz faktury do paragonów zapoznaj się z naszą instrukcją. Plik JPK obowiązujący od października 2020 wymaga wprowadzenia dodatkowych zapisów.

Aby wystawić w programie fakturę sprzedaży do klienta z Unii Europejskiej przede wszystkim musimy dodać Klienta oraz uzupełnić odpowiedni Kraj w karcie tego klienta. Klienta możemy dodać bezpośrednio na fakturze sprzedaży. Po rozwinięciu listy rozwijanej Klient wybieramy dodaj. Uzupełniamy kartę klienta.

Listę krajów dostępną po rozwinięciu listy rozwijanej Kraje można edytować przechodząc do Ustawienia > Ustawienia Ogólne > Kraje. Program rozróżnia kraje wchodzące w skład Unii Europejskiej oraz spoza UE, by w razie potrzeby naliczyć odwrotne obciążenie i poprawnie uzupełnić deklarację VAT.

Na fakturze sprzedaży po wybraniu Klienta z listy rozwijalnej, uzupełniamy dodatkowe dane.

Poniżej przykłady dla wybranego Artykułu/Usługi:

W kolumnie VAT musimy wybrać NP – sprzedaż poza terytorium kraju, spowoduje to wykazanie takiej transakcji w odpowiednim polu deklaracji VAT. Aby uniknąć ciągłego zmieniania stawki VAT na fakturze, możemy utworzyć odpowiednie artykuły, dla których w karcie wybierzemy odpowiednią stawkę VAT. Fakturę zapisujemy.

W zakładce Inne przychody wprowadzamy do ewidencji pozostałe przychody czyli różnice kursowe oraz uzupełniamy wartości w polach dodatkowych deklaracji VAT. W menu Przychody > Inne przychody > Inne przychody. Po dodaniu nowego dokumentu pojawia się okno wprowadzania danych.

Typ transakcji – Wybieramy z listy typ przychodu lub pole deklaracji VAT do uzupełnienia.

Data dokumentu – data powstania przychodu.

Waluta – waluta dokumentu przychodu.

Rodzaj ewidencji – miejsce w ewidencji, do której należy wprowadzić rejestrowaną transakcję.

Numer dokumentu – numer dokumentu źródłowego lub numer własny.

Opis – opis przychodu.

Kwota – kwota przychodu.

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól zapisujemy dokument.

Dostarcza on wgląd w sprzedaż poprzez przegląd faktur, klientów oraz artykułów w wybranym okresie.

Przykładowo, raport sprzedaży według faktur generuje raport składający się z faktur wystawionych chronologicznie. Użycie dodatkowych filtrów umożliwia przegląd sprzedaży według użytkowników, działów, klientów, artykułów, stawek VAT.

Każdy raport może być zapisany jako PDF lub XLS. Wystarczy kliknąć jedną z ikon znajdującą się w prawej części ekranu.

Analiza sprzedaży to raport, dzięki któremu możemy dokonać bardziej szczegółowej analizy sprzedaży danego artykułu, grupy artykułów, dla danego klienta lub przez danego użytkownika pod względem ilości sprzedaży lub jej wartości.

Każdy raport może być zapisany jako PDF lub XLS. Wystarczy kliknąć jedną z ikon znajdującą się w prawej części ekranu.

Raport długów klienta stanowi przegląd niezapłaconych faktur wszystkich klientów lub wybranego klienta w określonym czasie.

Poziom szczegółowości – szczegółowy lub ogólny. Szczegółowy raport pokazuje niezapłacone faktury według dokumentów. Program pokazuje numer faktury, datę faktury, termin płatności, całkowitą kwotę na fakturze, kwotę niespłaconej części oraz liczbę dni, która przekracza termin płatności. Raport ogólny przedstawia długi według klientów generując łączną kwotę niezapłaconych faktur sprzedaży oraz kwotę niespłaconej części.

Po terminie – minimalna ilość dni po terminie filtruje faktury względem przekroczonego terminu płatności o dany okres.

Kolejność – nieopłacone faktury mogą pokazać się według terminów przekroczenia według klientów.

Grupa klientów/Klient – raport umożliwia przegląd raportu według grupy klientów lub wygenerowanie dla konkretnego klienta. Uwaga pole Grupa klientów pojawi się jako wybór w przypadku, jeśli zostanie wcześniej zdefiniowana w menu Ustawienia > Dodatkowe parametry > Grupy Klientów (Pakiet PRO)

Dział – W raporcie szczegółowym możliwe jest wygenerowanie raportu według działów pod warunkiem, iż zostały one utworzone I wskazane na dokumencie sprzedaży.

Każdy raport może być zapisany jako PDF lub XLS. Wystarczy kliknąć jedną z ikon znajdującą się w prawej części ekranu.

Aby wystawić potwierdzenia sald lub powiadomienie o zadłużeniu, przejdź do Przychody > Potwierdzenia sald i powiadomienia o zadłużeniu.

Rodzaj dokumentu – wybierz rodzaj powiadomienia.

Data – określ dzień, na jaki chcesz wystawić powiadomienie.

Poziom szczegółowości – wybierz szczegółowy lub ogólny. Szczegółowy raport pokaże zaległe faktury według dokumentów, a ogólny według klientów.

Po terminie – liczba dni, o które płatność się opóźnia.

Klient – wygeneruj Powiadomienie dla konkretnego klienta.

Po wygenerowaniu raportu proszę kliknąć w Podgląd wysyłki. Na ekranie wyświetli się lista osób, którym ma zostać wysłane powiadomienie według zdefiniowanych filtrów. Jeżeli którejś z wyświetlonych osób nie chcemy wysłać powiadomienia, wystarczy tę osobę odhaczyć z listy.

Istnieją trzy opcje wysyłania powiadomień:

1) Drukuj wszystko – wszystkie powiadomienia zostaną wydrukowane. Kliknij Generuj PDF i drukuj, żeby zobaczyć wszystkie powiadomienia w formacie PDF.

2) Wyślij w wiadomościach e-mail – Ci klienci, którzy mają adres e-mail w karcie klienta zostaną poinformowani o zadłużeniu drogą elektroniczną. Kliknij wyślij wiadomości e-mail.

3) Drukuj bez dłużników z adresem e-mail – powiadomienia zostaną wydrukowane tylko dla tych klientów, którzy nie mają zdefiniowanego adresu e-mail w karcie klienta.

Po wysłaniu potwierdzeń sald lub wezwania do zapłaty informacja o tym fakcie rejestrowana jest w karcie Kontrahenta jako komentarz, w miejscu Dodatkowe informacje znajdującym się zaraz obok nazwy Klienta.

Zbiorczą informację na temat wysłanych dokumentów można uzyskać w menu Przychody > Rejestr wysłanych dokumentów, gdzie na raporcie za dany okres pojawi się informacja o wysłanych wiadomościach oraz ich rodzaju. Takie zestawienie można utworzyć dla poszczególnych rodzajów dokumentów jak i dla każdego Kontrahenta z osobna.

Każdy raport może być zapisany jako PDF lub XLS. Wystarczy kliknąć jedną z ikon znajdującą się w górnej prawej części ekranu.

Raport dostarcza nam informacji na temat wierzytelności klienta na dany dzień w okresach tygodniowych lub miesięcznych.

Data – określ, na jaki dzień ma być wygenerowany raport.

Poziom szczegółowości – wybierz szczegółowy (według dokumentów) lub ogólny (według klientów).

Okres – wybierz, czy przekroczenie terminu płatności ma być mierzone w tygodniach, czy miesiącach.

Klient – wskaż klienta, dla którego chcesz przygotować raport.

Dział­ – określ dział, dla którego chcesz przygotować raport.

Każdy raport może być zapisany jako PDF lub XLS. Wystarczy kliknąć jedną z ikon znajdującą się w górnej prawej części ekranu.

Ten raport dostarcza informacji na temat dokonanych i oczekiwanych płatności klienta w wybranym okresie.

Przedział dat (od/do) – wprowadź zakres dat raportu.

Klient – wybierz klienta, dla którego ma być przygotowany raport.

Waluta – wybierz walutę, w której rozliczasz się z klientem.

Każdy raport może być zapisany jako PDF lub XLS. Wystarczy kliknąć jedną z ikon znajdującą się w górnej prawej części ekranu.

Jeżeli posiadasz licencję Pro, to możesz wprowadzić grupowania klientów. Aby dodać grupę klientów przejdź do Ustawienia > Dodatkowe parametry > Grupy klientów > Nowa Grupa. Po dodaniu grupy klientów w karcie klienta pojawi się dodatkowa lista rozwijana Grupa klientów, z której to daną grupę będzie można wybrać. Względem poszczególnych grup klientów możesz dodawać stałe komentarze, które pojawią się, jeżeli ta grupa zostanie wybrana.

Tutaj możesz wystawiać oferty, faktury pro forma oraz faktury zaliczkowe i faktury rozliczające zaliczki. Moduł ten będzie Ci pomagał w bieżącej obsłudze klienta.

Aby przygotować ofertę lub fakturę proforma dla Klienta, musimy przejść do menu Przychody > Oferty, Proformy i Zaliczki. Wybieramy z listy odpowiedni dokument.

Pojawi się okno dokumentu, w którym należy wypełnić wszystkie niezbędne dane.

Klient – dane klienta

Data wystawienia – data utworzenia oferty

Termin ważności – uzupełniamy tutaj termin ważności oferty

Data wysyłki – data wysłania do Klienta

Oferta nr – numer Oferty odpowiada się automatycznie, zgodnie z ustawieniami systemu które możemy zmienić w menu Ustawienia > Ustawienia Ogólne >  Numeracja dokumentów w pozycji Numer następnej ofert, proformy, zaliczki.

Dział, projekt –Jeśli są one wcześniej zdefiniowane pojawi się możliwość wyboru w generowanym dokumencie

Płatnik/Nabywca - możesz tu dostosować informacje w przypadku, gdy Płatnik faktury jest inny niż jej odbiorca.

Rodzaj procedury sprzedaży – Jeśli w swojej działalności musisz stosować szczególne rodzaje sprzedaży oznacz je w tym miejscu

Typ dokumentu – Uzupełniamy w przypadku wprowadzania dokumentów zbiorczych z kas rejestrujących. Szczegółowe informacje w naszym podręczniku

Sprzedaż Środków Trwałych – zaznaczamy to pole, jeśli oferta dotyczy sprzedaży majątku trwałego.

Ceny brutto – zaznaczamy, jeśli cena na ofercie ma być ceną brutto, jeśli cena w ofercie ma być netto, to pole to zostanie puste.

Artykuł/Usługa – towar lub usługa, dla której utworzona została oferta sprzedaży.

Nowy komentarz – Na każdym etapie ofertowania możemy dodać własny komentarz w tym polu. Każda wzmianka, zmiana statusu lub dodane działanie, będą się automatycznie zapisywały w Historii.

Po zapisaniu wypełnionego formularza, możemy wysłać daną ofertę lub inny utworzony dokument do klienta. Służy do tego ikona koperty w górnym prawym rogu oferty. Jeśli w karcie klienta zawarty jest adres e-mail, to oferta zostanie wysłana na podany adres. Dodatkowo można dodać załączniki klikając w ikonę spinacza oraz zapisać ofertę do pliku PDF.

Po wysłaniu wiadomości e-mail, klient będzie mógł z poziomu wiadomości obejrzeć ofertę. Oferta otworzy się w nowym oknie przeglądarki.

Klient ma do wyboru: Zatwierdzić ofertę, Odrzucić lub Dodać komentarz do oferty. Wybór dodatkowego komentarza powoduje otwarcie okna, gdzie można wpisać uwagi do oferty i przesłać do dostawcy.

Odrzucenie oferty powoduje automatyczną wysyłkę informacji zwrotnej do dostawcy o odrzuceniu oferty lub faktury proforma.

Zaakceptowanie oferty spowoduje automatyczną wysyłkę informacji do dostawcy.

Zmiany dokonane za pomocą odnośników na stronie www z ofertą automatycznie powodują zmiany statusu oferty w programie. Dodatkowo zmiana statusu następuje u klienta podczas podglądu oferty w przeglądarce internetowej.

Można również dokonać edycji dokumentu samodzielnie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Zmiany naniesione zostaną ujęte w historii oferty.

Rodzaj – rodzaj dokumentu tworzymy, może to być Oferta, Proforma lub Faktura zaliczkowa.

Status – tutaj możemy zmieniać status dokumentu, dostępne statusy zależne są od obecnego statusu widniejącego w utworzonym dokumencie. Status zmienia się automatycznie w przypadku postępowania zgodnie z instrukcją zamieszczoną powyżej.

Działanie – tutaj możemy sami utworzyć rodzaj działania jakie będzie podejmowane w związku z utworzoną ofertą. Komentarz dodaje się poprzez kliknięcie Dodaj na liście rozwijalnej.

Wszystkie dostępne statusy widoczne są na liście utworzonych dokumentów w menu Przychody > Oferty proformy zaliczki:

Na liście wyszukiwania Ofert przy kolumnie Status widnieje znak lupy. Po kliknięciu pokazuje się okno wyboru statusu ofert. Domyślnie ustawione jest tak, aby pokazywały się tylko oferty, proformy i zaliczki o statusach: Utworzono, Wysłano, Zatwierdzono, Odrzucono, Skomentowano. Ustawienia domyślne można zmienić odznaczając kratki przy odpowiednim statusie.

Utworzono – dokument został utworzony w systemie.

Wysłano – oferta została wysłana do klienta i czeka na odpowiedź.

Zatwierdzono – klient zaakceptował ofertę i należy wystawić fakturę proforma, fakturę zaliczkową lub fakturę końcową.

Odrzucono – klient odrzucił ofertę. W takiej sytuacji można wprowadzić modyfikacje i wysłać Ofertę ponownie, lub w przypadku przyjęcia odrzucenia, wybrać status anulowano.

Skomentowano – odbiorca pozostawił komentarz do wysłanej oferty.

Faktura końcowa – oferta została zaakceptowana przez klienta i z danego dokumentu została utworzona faktura końcowa.

Anulowano – dokument został odrzucony przez klienta, oferta została anulowana.

Gdy proces został zakończony akceptacją klienta na oferowany towar i cenę to kolejnym etapem realizacji jest wystawienie faktury zaliczkowej z utworzonej i zaakceptowanej wcześniej oferty. Znajdując się w menu Przychody > Oferty Proformy Zaliczki widzimy listę dokumentów. Wybieramy zaakceptowaną ofertę i otwieramy dokument. Aby utworzyć fakturę zaliczkową, należy zmienić rodzaj dokumentu na Faktura zaliczkowa.

W dokumencie pojawi się pole Przedpłata %, gdzie podajemy, jaki procent wartości oferty klient musi wpłacić za zamówiony towar lub usługę, aby dokonać zaliczki.

Domyślnie w systemie wysokość wymaganej zaliczki to 50%, można to jednak zmienić przechodząc do Ustawienia > Ustawienia ogólne > Faktury > Przedpłata %.

Klikając na ikonę PDF generuje się dokument Faktura zaliczkowa o numerze takim samym jak oferta.

Płatność za fakturę zaliczkową rejestruje się w menu Płatności > Transakcje > Rozrachunki z Klientami. Wybieramy klienta oraz z listy faktur wybieramy faktura zaliczkowa O-… wybieramy fakturę zaznaczając kratkę w kolumnie Wybierz. Jeśli wpłacona została mniejsza kwota niż wskazuje na to faktura to w kolumnie Kwota wprowadzamy poprawną wartość. Zapisujemy operację.

Płatność za fakturę zaliczkową w systemie tworzy automatyczny wpis do deklaracji VAT w dniu zapłaty za fakturę zaliczkową.

Ostatnim etapem ofertowania jest wystawienie faktury rozliczającej fakturę zaliczkową, czyli tzw. Faktury końcowej. Robimy to z poziomu faktury zaliczkowej, którą wcześniej wysłaliśmy do klienta, aby wykonał przedpłatę. W menu Przychody > Oferty Proformy Zaliczki > wybieramy fakturę z listy. W edytowanej fakturze zaliczkowej, w polu Status zmieniamy z Zatwierdzone na Faktura końcowa. Na ekranie pojawia się dodatkowy kafelek w prawym górnym rogu strony. Wybieramy Utwórz fakturę.

Automatycznie przechodzimy do okna utworzonej i zapisanej faktury końcowej. Faktura zawierać będzie numer faktury zaliczkowej której dotyczy, wpłatę jakiej dokonał klient oraz kwotę do zapłaty jaka pozostała po rozliczeniu faktury zaliczkowej.

Wartość tej faktury została uprzednio zarejestrowana na koncie zaliczek od Klientów oraz w deklaracji VAT. Dlatego też, na fakturze, pod sumą faktury, tworzy się równoczesny zapis korygujący wcześniej zarejestrowaną transakcje – Transakcja korygująca dla przedpłaty KG-1. Zapisy korygujące w rejestrach VAT wyglądają następująco.

Skorygowany został zapis dotyczący płatności za fakturę zaliczkową, a zarejestrowany został zapis z faktury sprzedaży końcowej.

Dopiero zatwierdzenie faktury końcowej powoduje powstanie przychodu na koncie zespołu 7 dotyczącej danego rodzaju sprzedaży.

Jeżeli w danej firmie faktury wystawia się w określonych odstępach czasu, np. co miesiąc, kwartał, rok, a treść faktury pozostaje niezmienna, to warto skorzystać z faktur cyklicznych. Jest to bardzo dobre narzędzie do nadzorowania komu i kiedy powinniśmy wysłać kolejną fakturę.

Aby dodać faktury cykliczne przejdź do Przychody > Faktury cykliczne > Nowa faktura cykliczna oraz uzupełnij wszystkie niezbędne pola.

Klient – wybierz klienta z listy lub dodaj nowego w razie potrzeby

Adres – zostanie pobrany na podstawie karty klienta

Data następnej faktury – na podstawie tych danych zostaną wystawione kolejne faktury

Dzień płatności – wskazujemy dzień na który faktura ma być opłacona

Numer umowy – wprowadź numer kontraktu, na podstawie którego wykonywana jest usługa lub pozostaw te pole puste.

Cykliczność – wybierz miesiąc, kwartał, rok.

Ilość cykli – co, ile cykli faktura ma być wysyłana, np. co dwa miesiące.

Początek umowy – jeżeli wiesz, kiedy kontrakt na świadczenie usług się rozpoczął, możesz wprowadzić tę datę tutaj. Te pole może również pozostać niezmienione lub może być tutaj data rozpoczęcia pracy w programie.

Koniec umowy – jeżeli umowa z klientem zawiera również datę końcową świadczenia usług, można ją wprowadzić tutaj. Te pole może również pozostać puste.

Okres pierwszej faktury:

1) bieżący okres­ – data początkowa oraz data końcowa są automatycznie umieszczana na fakturze i mieści się w tym samym okresie, w którym ta faktura cykliczna jest tworzona, np. od dziś do końca miesiąca.

2) kolejny okres – data początkowa oraz data końcowa są automatycznie umieszczana na fakturze i rozpoczyna się od początku kolejnego okresu, np. od początku kolejnego miesiąca, kwartału, roku.

3) okres od następnego dnia – data początkowa to kolejny dzień po utworzeniu faktury cyklicznej, a data końcowa jest generowana zależnie od długości okresu, tj. miesiąc później, kwartał później lub rok później, np. od 14.02.2017 do 15.03.2017.

Płatnik/Nabywca – możesz tu dostosować informacje w przypadku, gdy Płatnik faktury jest inny niż jej odbiorca

Rodzaj procedury sprzedaży – Jeśli w swojej działalności musisz stosować szczególne rodzaje sprzedaży oznacz je w tym miejscu

Typ dokumentu – Uzupełniamy w przypadku wprowadzania dokumentów zbiorczych z kas rejestrujących. Szczegółowe informacje w naszym podręczniku

Dodatkowe informacje – komentarze nie mogą być dodawane w cyklicznych fakturach. Dodaj komentarz w karcie klienta lub użyj stałego komentarza w grupach klientów.

Aby zapisać nową fakturę cykliczną kliknij w Zapisz i dodaj. Program zapisuje fakturę cykliczną i otwiera nową kartę, w której możemy utworzyć nową fakturę cykliczną. Jeżeli chcesz przygotować faktury okresowe o takiej samej treści do wielu różnych odbiorców, kliknij Zapisz. Następnie kliknij kopiuj, aby skopiować wiersze faktury, która została właśnie zapisana dostosuj fakturę do kolejnego periodycznego wysyłania.

Lista faktur cyklicznych dodanych w module Przychody > Faktury cykliczne jest również podstawą do wygenerowania faktur okresowych.

Aby wystawić faktury sprzedaży, w polu Generuj faktury do wprowadź datę, do kiedy chcesz wystawić faktury.

Kliknij Podgląd. Wszystkie utworzone faktury do określonej w poprzednim kroku daty ukażą się na ekranie. Jeżeli nie chcesz, aby któraś z faktur została wysłana, to możesz ją odhaczyć.

Aby utworzyć faktury kliknij Utwórz faktury. W ten sposób otrzymasz podgląd wszystkich wystawionych faktur. Po wystawieniu faktur, data kolejnych faktur sprzedaży jest automatycznie obliczana względem okresowości, która została wybrana dla danej faktury.

Możesz zobaczyć faktury sprzedaży w module Przychody > Sprzedaż I wystawianie faktur Możesz poprawić, usunąć, wydrukować lub wysłać faktury pocztą elektroniczną.

Aby poprawić fakturę kliknij w Edytuj, a po dokonaniu zmian, zapisz. Aby usunąć fakturę kliknij w ikonę kosza na śmieci.

360 Księgowość oferuje możliwość zbiorczego drukowania lub wysyłania faktur pocztą elektroniczną jednocześnie. Przejdź do Przychody > Faktury i inne dowody zakupu oraz kliknij w Masowa dostawa.

Przedział dat (od - do) – wprowadź przedział dat wystawionych faktur, które chcesz wydrukować lub wysłać jako e-mail.

Dane wyjściowe – wybierz sposób dostarczenia faktur sprzedaży:

1) E-mail – wszystkie faktury sprzedaży wysłane za pomocą e-mail na adresy wskazane w kartach klientów. Jeżeli w danej karcie klienta brakuje adresu e-mail, faktura nie zostanie wysłana.

Przed wysłanie faktur poprzez e-mail, sprawdź ustawienia e-mail w module Ustawienia > Ustawienia Ogólne > E-mail.

2) Drukarka – wszystkie wybrane faktury zostaną wydrukowane. Kliknij Generuj PDF i drukuj, aby wygenerować faktury w postaci pliku PDF i wydrukować.

3) Drukarka (faktury bez adresu e-mail) – wydrukowane zostaną tylko te faktury, które nie mają wskazanego adresu e-mail w karcie klienta.

4) Ustawienia karty klienta – wybór automatycznie dostosowany do Kart klientów

Podgląd – generuje listę faktur sprzedaży. Jeżeli nie chcesz wysłać wiadomości e-mail z fakturą lub wydrukować którejś faktury, możesz ją odhaczyć z listy.

W tym menu możesz utworzyć ewidencję przychodów dla ryczałtu ewidencjonowanego.

Wybierz odpowiedni okres i kliknij Otrzymaj raport. Raport możesz również pobrać do PDF lub XLS.

· napisz do nas: pomoc@360ksiegowosc.pl

· zadzwoń do nas: +22 30 75 777

· napisz na czacie

Odwiedź też naszą stronę 360 Księgowość.

Pozdrawiamy!

Zespół 360 Księgowość