1) Begrip van tijdregistratie bij Vertuoza
De tijdregistratiemodule in de mobiele app stelt teamleiders in staat om de tijdregistratie van hun teams eenvoudig aan te passen en te valideren, direct vanaf hun smartphone of tablet. Vaarwel aan informatie die via Whatsapp wordt verstuurd of op een vel papier wordt geschreven.
Vereisten: De module moet door een beheerder worden geactiveerd op een computer in de instellingen: Instellingen > Eigenschappen > Tijdregistratie > Voorkeuren.
Werking: Voor elke werknemer wordt dagelijks automatisch een tijdregistratie gegenereerd op basis van het project- en interventieplanning. Als de informatie correct is in de planningen, hoeft de teamleider deze alleen te valideren. Hij kan ook:
De vertrektijden, aankomsttijden en pauzes aanpassen op basis van de gebeurtenissen van de dag.
Een prestatie toevoegen of aanpassen (project of interventie).
De mobiliteitsinformatie wijzigen, zoals het aantal afgelegde kilometers en de rol van chauffeur of passagier.
De gevalideerde tijdregistratie wordt vervolgens afgesloten door de beheerder of de secretaresse op de computer, wat invloed heeft op de rentabiliteit van de projecten en geëxporteerd kan worden naar de loonadministratie.
2) Toegang tot de tijdregistratiemodule in de app
Nadat u bent ingelogd op de mobiele app, kunt u toegang krijgen tot de tijdregistratiemodule door op het pictogram "Tijdregistratie" in de menubalk onderaan het scherm te klikken. Als u het niet ziet, controleer dan de vereisten zoals uitgelegd in de vorige sectie.
Een cijfer in een rood bolletje geeft het totale aantal tijdregistraties aan dat nog gevalideerd moet worden.
💡TIP : Moedig uw teamleiders aan om aan het eind van elke dag op 0 te staan.
Op het tijdregistratiescherm ziet u een tijdregistratiekaart voor elke werknemer in uw team, met een overzicht van hun werkdag: het aantal gewerkte uren en het aantal overuren tussen haakjes. De overuren worden bepaald op basis van het schema dat is aangegeven op de werknemerskaart.
In de bovenste balk kunt u tussen de dagen navigeren door erop te klikken. Een cijfer geeft het aantal tijdregistraties aan dat nog gevalideerd moet worden voor elke dag. Als u op de maand klikt, opent u de kalender om naar een specifieke dag te navigeren.
3) Een tijdregistratie valideren
Om een tijdregistratie te valideren, klikt u op het blauwe "V"-pictogram aan de rechterkant van de tijdregistratiekaart van de werknemer. Het pictogram verandert in een pijl, waardoor u de tijdregistratie indien nodig opnieuw kunt openen.
💡TIP: De knop "Alles valideren" stelt u in staat om alle tijdregistraties in één keer te valideren.
4) Een tijdregistratie wijzigen
Om een tijdregistratie te wijzigen, klikt u eenvoudig op de tijdregistratiekaart van de betreffende werknemer.
a) Een werknemer als afwezig markeren: Om een werknemer als afwezig te markeren, klikt u bovenaan het scherm op "Afwezig". Op het volgende scherm kunt u op de pijl klikken om een reden te selecteren of een opmerking toe te voegen. De opmerking is een aanvullende informatie voor de beheerder of secretaresse die de tijdregistratie moet afsluiten.
De afwezigheidsredenen worden gedefinieerd door de beheerder in de instellingen op de computer: Eigenschappen > Planning > Afwezigheidstypen.
b) Een prestatie toevoegen of de tijden wijzigen: Om een prestatie toe te voegen, klikt u op "Een werf/een interventie toevoegen".
Er verschijnt een lijst met:
De projecten en interventies die voor de gebruiker vandaag gepland zijn.
Andere beschikbare projecten.
Een invoer van het type "ANDERE" voor taken die niet gerelateerd zijn aan projecten of interventies, zoals een bezoek aan de technische keuring van een voertuig.
U kunt vervolgens de begintijd, eindtijd en pauzes aanpassen door op de pijl bij elk veld te klikken. Een opmerking kan ook worden toegevoegd om extra informatie te geven aan de beheerder/secretaresse die de tijdregistratie moet afsluiten.
Het is ook mogelijk om een prestatie te verwijderen door op de prullenbak rechtsboven in de prestatiekaart te klikken.
💡 TIP: De knop "Gegroepeerde actie" stelt u in staat om alle werknemers in één keer aan te passen als zij dezelfde taken op de dag hebben uitgevoerd.
c) Mobiliteit: Als de mobiliteitsfunctie is ingeschakeld, kunt u invoeren:
Het aantal kilometers heen en terug.
Of de werknemer chauffeur, chauffeur met passagier of passagier was.
Deze informatie is belangrijk voor de loonadministratie in België. Als deze functie niet van toepassing is op u, kan deze worden uitgeschakeld door de beheerder.
5) De lijst van werknemers wijzigen
Standaard ziet u de werknemers die zijn ingepland op de projecten waaraan u bent toegewezen. U kunt deze lijst wijzigen door op "Werknemers wijzigen" onder de tijdregistratiekaarten te klikken.
Voeg een werknemer toe door op de "+" linksboven te klikken en hem te selecteren in de lijst. Om een werknemer te verwijderen, klikt u op het kruisje bij de betreffende werknemer. Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op de bevestigingsknop onderaan het scherm.
