Sådan sparer du klik på indkøb
Når du opretter en indkøbsordre, skal du udfylde en række oplysninger: hvem der leverer, hvor varerne skal hen, hvilke betingelser der gælder, og hvad varerne koster.
Køber du hos de samme leverandører igen og igen, er oplysningerne ofte de samme hver gang. I tracezilla er der mange indstillinger, der kan lette dine arbejdsgange og spare dig for klik.
Du kan sætte automatikken op to steder.
På leverandøren, under Partnere i topmenuen. Det gælder kun ordrer hos den leverandør. Du kan gemme:
hvor varerne leveres til og hentes fra
hvem hos leverandøren der skal have dokumenter som eksempelvis købsbekræftelsen
en indkøbsprisliste
valuta, sprog og en fast ejer af ordrerne.
For alle indkøbsordrer, under Virksomhedsindstillinger. Det gælder alle indkøbsordrer i virksomheden. Du kan eksempelvis vælge:
en standardleverandør
om nye ordrer starter som kladde
om afhentningsdatoen skal beregnes automatisk
hvilke handlinger der vises på ordren.
Du behøver ikke sætte det hele op på én gang. Mange starter med leverandørernes relationer og kontakter, fordi det gør det lettere at oprette ordrer fra første dag. Du kan altid rette oplysningerne på den enkelte ordre, hvis der er en undtagelse.
Vælg automatisk, hvor varerne leveres til
Leveres varerne fra en leverandør altid til samme sted, kan du gemme stedet på leverandøren. Det kan fx være jeres eget lager eller en ekstern producent, der forarbejder varerne for jer. Så bliver feltet Leveres til partner udfyldt på nye indkøbsordrer hos leverandøren.
Lokationen skal have rollen Lager for at kunne vælges som leveringssted på en indkøbsordre. Rollen sætter du på fanebladet Adgang, når du opretter eller retter lokationen.
Klik Partnere i topmenuen.
Find leverandøren i listen.
Klik på leverandørens navn.
Klik Redigér på kortet Basisoplysninger.
Klik fanebladet Relationer.
Vælg Indkøb i feltet Ordretype under Automatiske valg på ordrer.
Vælg Leveres til i feltet Partnerrolle.
Vælg den partner, varerne skal leveres til, i feltet Partner.
Vælg lokationen i feltet Lokation.
Klik Gem.
Felterne under rækken, fx Leveringsprofil, kan du lade stå, som de er. De hører til leveringsprofiler, som du kan læse om i vejledningen om partnere.
Leveres næsten alle jeres indkøb til samme lager, kan du i stedet gemme valget på jeres egen partner, der er markeret Min profil i partneroversigten. Så gælder det alle indkøbsordrer.
Vælg automatisk, hvor varerne hentes fra
Når du vælger leverandøren på en indkøbsordre, sætter tracezilla selv leverandøren i feltet Afhentes fra partner. Lokationen bliver dog ikke udfyldt. Har leverandøren en fast adresse, hvor varerne hentes, kan du gemme lokationen på leverandøren, så den også bliver udfyldt.
Klik Partnere i topmenuen.
Find leverandøren i listen.
Klik på leverandørens navn.
Klik Redigér på kortet Basisoplysninger.
Klik fanebladet Relationer.
Klik Tilføj en til, hvis der allerede står et valg under Automatiske valg på ordrer.
Vælg Indkøb i feltet Ordretype i den nye række.
Vælg Afhentes fra i feltet Partnerrolle
Vælg leverandøren selv i feltet Partner.
Vælg lokationen i feltet Lokation.
Klik Gem.
Bruger I altid den samme speditør til varer fra leverandøren, kan du gemme den på samme måde. Vælg Speditør i feltet Partnerrolle, og vælg speditøren i feltet Partner.
Vælg, hvem der automatisk modtager købsbekræftelsen
Når du sender købsbekræftelsen fra en indkøbsordre, skal den sendes til den rigtige person hos leverandøren. Opretter du en kontakt hos leverandøren og sætter flueben ved Købsbekræftelse, bliver kontaktens e-mailadresse sat ind som modtager automatisk.
Har flere kontakter flueben ved Købsbekræftelse, bliver de alle sat ind som modtagere. Er der ingen kontakt med flueben, bruger tracezilla e-mailadressen fra leverandørens basisoplysninger.
Klik Partnere i topmenuen.
Find leverandøren i listen.
Klik på leverandørens navn.
Klik Tilføj kontakt på kortet Kontakter.
Skriv kontaktens navn i feltet Kontaktens navn.
Skriv kontaktens e-mailadresse i feltet Email.
Sæt flueben ved Købsbekræftelse under E-mail disse dokumenttyper til kontakt.
Klik Gem.
Du kan sætte flueben ved flere dokumenttyper, hvis kontakten også skal modtage andre dokumenter.
Knyt en indkøbsprisliste til leverandøren
En indkøbsprisliste indeholder de priser, I har aftalt med leverandøren. Knytter du prislisten til leverandøren, får varepartierne automatisk en pris, når du tilføjer dem til en indkøbsordre.
Klik Partnere i topmenuen.
Find leverandøren i listen.
Klik på leverandørens navn.
Klik Redigér på kortet Basisoplysninger.
Klik fanebladet Priser, betingelser … [[VERIFY — fanebladets fulde navn]]
Vælg prislisten i feltet Prisliste, Indkøb.
Klik Gem.
Har leverandøren ingen prisliste endnu, kan du oprette en direkte herfra med afkrydsningen Opret prisliste. Læs mere om, hvordan du opretter og vedligeholder prislister.
Vælg valuta, sprog og ejer for leverandøren
Handler du med leverandøren i en bestemt valuta, eller foretrækker leverandøren dokumenter på et bestemt sprog, kan du gemme det på leverandøren. Valutaen bliver valgt på nye indkøbsordrer, og sproget bruges, når du opretter dokumenter til leverandøren, fx købsbekræftelsen.
Står den samme kollega altid for indkøbene hos leverandøren, kan du også vælge kollegaen som ejer. Så bliver kollegaen valgt som ejer på nye ordrer til leverandøren.
Klik Partnere i topmenuen.
Find leverandøren i listen.
Klik på leverandørens navn.
Klik Redigér på kortet Basisoplysninger.
Vælg valutaen i feltet Standardvaluta på fanebladet Basisoplysninger.
Vælg sproget i feltet Foretrukket sprog.
Vælg en kollega i feltet Ejet af medarbejder, hvis I vil have en fast ejer.
Klik Gem.
Vælg en standardleverandør
Handler I næsten alt hos én leverandør, kan du vælge den som standardleverandør. Så er leverandøren allerede valgt, når du klikker Opret indkøbsordre.
Køber du hos en anden leverandør, vælger du bare en anden i feltet Leverandør på ordren.
Klik på dit navn øverst til højre.
Klik Virksomhedsindstillinger.
Klik Indkøb på kortet Ordrer.
Skriv leverandørens navn i feltet Standardleverandørpartner på fanebladet Standardindstillinger.
Vælg leverandøren i listen.
Klik Gem.
Vælg, om nye indkøbsordrer starter som kladde
Mange virksomheder arbejder med indkøb på en af to måder:
Kladde først: Du opretter ordren som kladde og kontakter leverandøren. Når leverandøren har sagt ja til at levere, bekræfter du ordren, og den får status Ordre.
Direkte modtagelse: Du har allerede bestilt varerne, fx over telefonen, og ved, at leverandøren kan levere. Du taster ordren ind og modtager varerne kort efter.
Feltet Standardstatus bestemmer, hvilken status nye indkøbsordrer får, når du opretter dem. Du kan altid vælge en anden status i feltet Status på den enkelte ordre.
Klik på dit navn øverst til højre.
Klik Virksomhedsindstillinger.
Klik Indkøb på kortet Ordrer.
Vælg Kladde eller Ordre i feltet Standardstatus på fanebladet Standardindstillinger.
Klik Gem.
Arbejder I på begge måder, kan nye ordrer starte som kladde, og du kan stadig modtage en kladde direkte med handlingen Modtag alt. Så springer du bekræftelsen over.
Sæt afhentningsdatoen automatisk
Afhentningsdatoen er den dag, varerne bliver hentet hos leverandøren. Feltet skal være udfyldt, før du kan gemme en indkøbsordre. Mangler det, viser tracezilla meddelelsen afhentningsdato feltet er påkrævet.
Når du opretter ordren, kender du måske kun den dag, varerne skal leveres, og ikke den dag, de bliver sendt. Med feltet Beregning af afhentningsdato i forhold til leveringsdato kan tracezilla regne afhentningsdatoen ud fra leveringsdatoen. Du kan vælge:
Ingen automatisk dato: Du taster selv afhentningsdatoen, hver gang du opretter en ordre.
Samme dag: Afhentningsdatoen bliver den samme som leveringsdatoen.
1 dag før til 7 dage før: Afhentningsdatoen bliver det valgte antal dage før leveringsdatoen.
Klik på dit navn øverst til højre.
Klik Virksomhedsindstillinger.
Klik Indkøb på kortet Ordrer.
Vælg en værdi i feltet Beregning af afhentningsdato i forhold til leveringsdato på fanebladet Standardindstillinger.
Klik Gem.
Du kan altid rette afhentningsdatoen på den enkelte ordre.
Vælg, hvilke handlinger der vises på indkøbsordren
Handlingerne er det, du kan gøre med en indkøbsordre, fx Bekræft, Modtag alt og Annullér ordre. Du bestemmer selv, hvor hver handling står på ordren:
Primær: Handlingen får sin egen knap øverst til højre på ordren, når ordrens status tillader det. Den står også i menuen (⋮) ved siden af.
Vis: Handlingen står i menuen (⋮) øverst til højre. Kan den ikke bruges i ordrens nuværende status, er den grå.
Skjul: Handlingen vises slet ikke.
Der vises kun én primær knap ad gangen. Det er den første primære handling i listen, som kan bruges i ordrens status.
Bruger I fx aldrig På vej fra leverandør, kan du skjule den, så der er færre valg i menuen. Arbejder I tit med direkte modtagelse, kan du sætte Bekræft til Vis. Står Modtag alt på Primær, bliver den så knappen på kladder, og du kan modtage varerne med ét klik.
Klik på dit navn øverst til højre.
Klik Virksomhedsindstillinger.
Klik Indkøb på kortet Ordrer.
Klik fanebladet Handlinger.
Vælg Primær, Vis eller Skjul ud for den handling, du vil ændre.
Klik Gem.
Ændringen gælder med det samme på alle indkøbsordrer, også dem, der allerede findes. Fortryder du, kan du altid ændre indstillingen igen.
Kontrollér oplysningerne på en ny indkøbsordre
Når du har sat automatikken op, kan du se resultatet, næste gang du opretter en indkøbsordre.
Klik Indkøb i topmenuen.
Klik Opret indkøbsordre.
Vælg leverandøren i feltet Leverandør, hvis den ikke allerede er valgt.
Tjek felterne på fanebladet Ordredetaljer.
Klik fanebladet Levering.
Tjek felterne Leveres til partner, Afhentes fra partner og Leveringsbetingelser.
Udfyld feltet Afhentningsdato, hvis det ikke allerede er udfyldt.
Klik Gem.
Skal et felt være anderledes på netop denne ordre, retter du det, før du gemmer.