Opsætning af stamdata i tracezilla

En vareart er det, som mange kalder et "varenummer", og som på engelsk kaldes SKU (Stock Keeping Unit).
Varearten har et unikt varenummer, fx 20001, og et varenavn og kan tilknyttes forskellig information som fx måleenheder, EAN-nummer og genbestillingspunkt.

Et vareparti (LOT) er en specifik, afgrænset mængde af en vareart, som kommer fra samme batch og har samme holdbarhed, produktionssted og historik. Varepartiet har et lot-nummer, som er fortløbende inden for den enkelte vareart (i tracezilla fx 20001-00001).

Når du køber, producerer og sælger varer i tracezilla, håndteres de altid som enkelte varepartier inden for en vareart for at sikre sporbarhed.
Det er muligt at sætte en vareart op, så den ikke har sporbarhed. Da vil alt blive samlet på et vareparti.

Måleenheden skal afspejle den måde, du disponerer varen på i:

Eksempel: Køber du en vare i sække à 20 kg, men bruger den i kg i produktionen, skal måleenheden være kg.
Under Pakkestørrelse kan du angive, at varen er pakket i sække à 20 kg.

Hvis råvaren i stedet er registreret i din leverandørs salgsenheder, får du problemer, når du skal bruge den i din produktion – og hvis færdigvaren ikke er omregnet til den enhed, du afregner i, får du problemer, når du skal fakturere kunden.

Færdigvarer i kollipakninger skal måles i stk. og kolli, og det skal angives, hvor mange stk. der er i et kolli.
​Eksempel:

10002, Pesto m/basilikum, 10x100 g, ØKO.
Måleenhed: stk.
Fast kasseenhed: Kolli.
Standard antal måleenheder pr. kolli: 10 stk.

Flere. En færdigvare, der pakkes og sælges i forskellige pakninger, skal oprettes som forskellige varearter, hvis den sælges/afregnes i kolli (hvilket anbefales i langt de fleste tilfælde).
​Eksempel:
Fx 1 kolli à 12 stk:

og 1 kolli à 24 stk:

Det samme gælder, hvis samme vare afregnes forskelligt:

Eksempel:

Varen sælges i bøtter og afregnes pr. bøtte:
10003, Pesto m/basilikum, 4000 g, ØKO.
Måleenhed: stk.

Eksempel:

Varen sælges i bøtter og afregnes pr. kg:
10004, Pesto m/basilikum, 4000 g, ØKO.
Måleenhed: KG.
Pakkestørrelse: 4 KG

Ja. Varearter, der måles i stk., skal have angivet nettovægt og bruttovægt. Det gælder ikke kun for færdigvarer, men også for stk.-emballage. Uden netto- og bruttovægt kan der opstå problemer med at beregne kostprisen korrekt.

​

Lav fortløbende varenumre på fire eller fem cifre, og brug gerne forskellige talserier for hver varekategori, fx:

Brug tags og attributter til at kategorisere varenumrene yderligere.

Lange varenumre risikerer ikke at kunne være på salgsdokumenterne, og nogle systemer accepterer ikke bogstaver og tegnsætning i varenumre – det kan give problemer i integrationer, fx til webshop eller regnskabssystem. For meget systematik gør det svært at styre varenumrene på sigt: Man risikerer at løbe tør for numre i en af rækkerne og ender med rod i varenummerstrukturen.

Ja. Økologiske varer skal have deres eget varenummer. Dette kan ikke løses med tags.

Varenavnet i dit system bør så vidt muligt matche produktbetegnelsen på etiketten på slutproduktet, fx: Pesto m/basilikum, 10x100 g, ØKO.

Dine kunder bruger varenavnet på dine salgsdokumenter til at identificere varen ved den fysiske håndtering i deres butik og til deres egen skiltning, fx på varehylden og på kassebonen. Matcher navnet ikke etiketten, kan kunden få svært ved at genkende varen på følgesedler og fakturaer.
Det er muligt at angive kundens navn på varen på en partnerrelation. Da vil dette navn fremgå på dokumenter til denne kunde.

Det er også muligt at give varearten et navn og få et andet navn på alle dokumenter. Da skal det navn, der ønskes kommer på dokumenter, indskrives i feltet oversættelser.

​

Så lidt som muligt, ud over selve produktbetegnelsen, stykvægten og evt. økologimærkning. Information som kundens varenummer, EAN-numre og certifikatnummer kan angives andre steder i tracezilla, så det kommer med på dokumenterne. Et overlæsset varenavn bliver langt og uoverskueligt på salgsdokumenterne.

Regn opskriften om til en mindsteenhed, og gang op i forbindelse med produktion:

Vigtigt: Du kan ikke lave halve eller kvarte portioner af en opskrift – men du kan altid gange op. Opgør du opskriften i hele batches, fx en tank på 1.000 liter, kan du altså ikke lave en produktion på 500 liter. Den enhed, du måler opskriften i, kaldes opskriftsenheden.

Ja, det er en fordel. I opskrifter på færdigvarer, der skal emballeres, tilføjes emballagen som ingredienser i opskriften. Eksempel: En færdigvare sælges i kolli à 10 stk. Opskriften producerer 1 kolli og indeholder ingredienserne til 10 stk. samt emballagen (10 glas, 10 låg, 10 etiketter og 1 kasse). Uden emballage og produktionsomkostninger i opskriften bliver kostprisen på færdigvaren ikke retvisende.

Produktionsomkostninger, som skal lægges oven i kostprisen på færdigvaren, skal omregnes til opskriftsenheden, ligesom ingredienserne.

Ja. Der skal laves opskrifter for økologiske produkter, for at de kan indgå i økologiregnskabet.

Hvis opskriften viser sig at være systematisk forkert, bør den kalibreres, så den passer bedre. Alternativt er det muligt at rette mængden af færdigvare

eller forbruget af råvarer til på ordren, når ordren er blevet bekræftet.

I tracezilla er partner den samlede betegnelse for kunder og leverandører.
En partner skal kun oprettes én gang, også selvom du både sælger til og køber fra virksomheden. Med tags angiver du, om partneren er kunde, leverandør eller begge dele.

Nej. Opret partneren én gang, og giv den begge tags (Kunde + Leverandør). Eksempel:

Opretter du den samme partner to gange, skal den vedligeholdes to steder, og du mister overblikket over transaktionerne på den enkelte partner.

Partnere skal have tags som kunde eller leverandør (eller begge dele) for at blive synkroniseret korrekt med den tilsvarende kunde/leverandør i e-conomic. Tagget overføres til e-conomic i integrationen.

Sørg for, at partnere, der er oprettet som både kunde og leverandør i e-conomic, er stavet helt ens, før du overfører dem til tracezilla. Hvis den samme partner er stavet forskelligt som kunde og leverandør, bliver den oprettet to gange i tracezilla, hvilket kan give rod i dine data.

Vi kan hjælpe dig med at samle de to under én partner.
Kontakt os på support@tracezilla.com

Hvis ikke alle lokationer er oprettet, kan det give problemer med lagerpluk, lageroptælling og korrekte adresser på dokumenter.

Som lønproducent er det en fordel at holde styr på, hvem der ejer varerne.
Opret en lokation under kundens partner, og indtast din egen virksomhedsadresse.

Ja. Sørg for, at dine lagerlokationer også fremgår af dit egenkontroldokument.
Hvis ikke alle lagre er kortlagt, kan det give problemer ved fødevarekontrolbesøg, og virksomheden kan få en anmærkning fra Fødevarestyrelsen.
Korrekt registrerede og overskuelige lagre gør desuden revision hurtigere.