Spring videre til hovedindholdet

Automatiske ordrelinjer

Automatiske ordrelinjer omfatter automatiske servicelinjer, automatiske budgetlinjer og automatiske varelinjer.

Automatiske ordrelinjer opretter automatisk en service, en budgetpost eller en vare på indkøbsordrer eller salgsordrer på baggrund af de regler, der er defineret for den automatiske ordrelinje. Læs nedenfor, hvordan du opretter en automatisk ordrelinje for en salgsordre eller for en indkøbsordre.

Her er eksempler på hvor de forskellige typer linjer finder anvendelse:

  • Automatiske servicelinjer: Skal du have pant, fragt eller rabat på ordrer, og skal det med på dokumenter, så skal du anvende automatiske servicelinjer.

  • Automatiske budgetlinjer: Skal du have omkostninger som afgifter, told, forarbejdning eller lignende på ordrer, og skal det ikke fremgå af dokumenter men bare regnes med som en omkostning, så skal du anvende automatiske budgetlinjer

  • Automatiske varelinjer: Skal du lægge paller, æsker eller kasser på ordrer baseret på hvilke varer der sælges eller købes, så skal du anvende automatiske varelinjer.

Fælles for for alle typer ordrelinjer er, at du kan opsætte regler for hvornår de skal lægges på baseret på produkter, mængder, pris, lande, kunder, leverandører og meget andet. Der er mange måder at kombinere indstillingerne på. Nederst i dette dokument finder du eksempler på indstillinger, som mange kunder benytter.

1) Automatisk servicelinje for salgsordrer

  1. Vælg Salg/Indkøb i topmenuen og klik på Automatiske ordrelinjer i rullemenuen.

  2. Klik på Tilføj ny i øverste højre hjørne.

  3. Indtast et sigende navn fx Rabat eller Pant A.

  4. Blandt linjetyperne skal du vælge Servicelinje .

  5. Du kan vælge en foruddefineret service, eller du kan tilføje en service ved at klikke på +-symbolet. En foruddefineret service, er en service som du allerede har oprettet. En service er også det som kaldes for en ydelse. Den minder om en vareart, men resulterer ikke i et lagertræk. Det er muligt at oprette en automatisk ordrelinje uden at tilknytte en foruddefineret service. Men hvis I handler med EDI, har differentieret moms eller har bogføringsregler for jeres services, skal der knyttes en foruddefineret service til den automatiske ordrelinje.
    ​

  6. Ved at sætte flueben ud for Tilknyt ordrelinje til varearter, vil den automatiske ordrelinje tilknyttes hver enkelt varearter på en ordre, hvor varearten har et tag eller varearten er en specifik vareart, som defineres under reglerne efter oprettelse af den automatiske servicelinje. Dette kan fx anvendes ved en automatisk ordrelinje for pant.

  7. Indtast en Linjetekst, som gør det lettere at genkende den automatiske servicelinje.

  8. Vælg en Kategori for servicelinjen fra listen fx rabat, arbejdsløn, varekøb, maskineri, overhead osv.

  9. Vælg om den automatiske servicelinje er aktiv eller ikke i feltet *Er denne automatiske servicelinje aktiv?

  10. Du kan vælge følgende Beregningsmetoder: Fast pris, Pr enhed eller Procent fx Pr enhed ved pant og procent ved rabat.

  11. Tjek at Valuta og Valutakurs står rigtigt, hvis du har valgt Fast pris eller Pr enhed som beregningsmetode.

  12. Hvis du har valgt pr enhed som beregningsmetode skal du vælge om prisen skal beregnes pr stk, kolli, kg, liter eller andet i feltet Pr enhed.

  13. Indtast pris eller procent for den automatiske servicelinje afhængigt af hvad du har valgt som beregningsmetode. For Pant A vil dette være 0,8 kr.

  14. Klik på Gem for at oprette den automatiske servicelinje.

  15. Når du har oprettet en automatisk servicelinje, vil den fremgå af listen i oversigten. Ved at klikke på knappen Regler ud for en given automatisk servicelinje er det muligt at sætte regler op for i hvilke tilfælde den automatiske servicelinje skal finde anvendelse.

  16. Den automatiske servicelinje kan tilknyttes en ordre, en partner eller en vareart via Tags. Læs mere om tags her. Det kan være en fordel at knytte fx fragt til et partner-tag og pant til et vareart-tag, da det gør den automatiske servicelinje mere fleksibel, så flere partnere eller varearter nemt kan knyttes til den automatiske servicelinje.

  17. I feltet Partnerland er kan du vælge et land fra listen, hvorefter den automatiske servicelinje bliver oprettet for salgsordrer til partnere fra dette land. Denne regel er nyttig til at sætte en automatisk servicelinje op for pant, da der er nationale pantregler i fx Danmark og Sverige.

  18. Den automatiske servicelinje kan tilknyttes en specifik vareart, som vælges fra listen i feltet Vareart er. Du kan også skrive en del af vareartens navn eller varenummer, og derefter vælge den fra listen.

  19. Du kan opsætte regler der afhænger af beløbet på ordren i felterne Beløbet er mindre end eller lig med eller Beløbet er større end eller lig med.

  20. Du kan tilføje flere regler ved at klikke på Tilføj tom regel.

  21. Du kan definere en modregel til den øverste regel i sektionen Tilføj kun denne servicelinje når ingen af følgende betingelser er opfyldt. Klik på Tilføj tom regel og udfyld som beskrevet ovenfor. Denne regel kan fx anvendes for at undgå at give to rabatter på samme salgsordre.

  22. Husk at gemme ved at klikke på Gem regler.

Derefter skal varearterne, som den automatiske servicelinje skal tilknyttes, tildeles tagget Pant A. Læs mere om opsætningen af varearten her.

2) Automatiske budgetlinjer

Hvis du har omkostninger, du ønsker tilføjet til ordrer automatisk, kan du oprette automatiske budgetlinjer.

Automatiske budgetposter oprettes ligesom en automatisk servicelinje, med den undtagelse, at der ved oprettelse vælges Budgetlinje i Linjetype. Ved at gøre dette vil der ikke blive oprettet en servicelinje, men kun en bagvedliggende budgetlinje.

Dette er f.eks. nyttigt, hvis en fast fragtudgift er forbundet med ordrer til en bestemt kunde, hvor kunden ikke skal faktureres for fragten, eller hvis der tilløber afgifter eller told på ordren.

I tilfælde af at automatiske budgetlinjer skal genberegnes, kan dette gøres på følgende måde:

  1. Gå til ordren.

  2. Klik Genberegn i topmenuen.

  3. Ordrens tilknyttede automatiske budgetlinjer vil nu genberegnes.

3) Automatiske varelinjer

Hvis du har emballage som paller eller kasser som du ønsker tilføjet til ordrer automatisk, kan du oprette automatiske varelinjer.

Automatiske varelinjer oprettes ligesom en automatisk servicelinje, med den undtagelse, at der ved oprettelse vælges Varelinje i Linjetype. Herefter er der mulighed for at vælge den vare, som automatisk skal lægges på ordren. Bemærk at det kun er varer uden sporbarhed, der kan lægges til ordrer som automatiske vaelinjer.

Dette er f.eks. nyttigt, hvis du altid skal lægge paller eller kasser på ordrer baseret på hvilke produkter der er på ordren eller hvem ordren er til eller fra.

I tilfælde af at automatiske varelinjer skal genberegnes, kan dette gøres på følgende måde:

  1. Gå til ordren.

  2. Klik Genberegn i topmenuen.

  3. Ordrens tilknyttede automatiske varelinjer vil nu genberegnes.

4) Automatisk servicelinje for indkøbsordrer

  1. Vælg Indkøb i topmenuen og klik på Automatiske servicelinjer i rullemenuen.

  2. Klik på Tilføj ny i øverste højre hjørne.

  3. Giv servicelinjen et sigende Navn.

  4. Du kan vælge en foruddefineret service eller du kan tilføje en service ved at klikke på +-symbolet.

  5. Ved at sætte flueben ud for Tilknyt servicelinje til varearter, vil den automatiske servicelinje tilknyttes hver enkelt varearter på en ordre, hvor varearten har et tag eller varearten er en specifik vareart, som defineres under reglerne efter oprettelse af den automatiske servicelinje.

  6. Indtast en Linjetekst, som gør det lettere at genkende den automatiske servicelinje.

  7. Vælg en Kategori for servicelinjen fra listen fx analyse, arbejdsløn, varekøb, maskineri, overhead osv.

  8. Vælg om den automatiske servicelinje er aktiv eller ikke i feltet *Er denne automatiske servicelinje aktiv?

  9. Du kan vælge følgende Beregningsmetoder: Fast pris, Pr enhed eller Procent fx Pr enhed ved pant og procent ved rabat.

  10. Tjek at Valuta og Valutakurs står rigtigt, hvis du har valgt Fast pris eller Pr enhed som beregningsmetode.

  11. Indtast pris eller procent for den automatiske servicelinje afhængigt af hvad du har valgt som beregningsmetode.

  12. Klik på Gem for at oprette den automatiske servicelinje.

  13. Når du har oprettet en automatisk servicelinje, vil den fremgå af listen i oversigten. Ved at klikke på knappen Regler ud for en given automatisk servicelinje er det muligt at sætte regler op for i hvilke tilfælde den automatiske servicelinje skal finde anvendelse.

  14. Den automatiske servicelinje kan tilknyttes en ordre, en partner eller en vareart via Tags. Læs mere om tags her.

  15. I feltet Partnerland er kan du vælge et land fra listen, hvorefter den automatiske servicelinje bliver oprettet for salgsordrer til partnere fra dette land.

  16. Den automatiske servicelinje kan tilknyttes en specifik vareart, som vælges fra listen i feltet Vareart er. Du kan også skrive en del af vareartens navn eller varenummer, og derefter vælge den fra listen.

  17. Du kan opsætte regler der afhænger af beløbet på ordren i felterne Beløbet er mindre end eller lig med eller Beløbet er større end eller lig med.

  18. Du kan tilføje flere regler ved at klikke på Tilføj tom regel.

  19. Du kan definere en modregel til den øverste regel i sektionen Tilføj kun denne servicelinje når ingen af følgende betingelser er opfyldt. Klik på Tilføj tom regel og udfyld som beskrevet ovenfor. Denne regel kan fx anvendes for at undgå at to modsvarende servicelinjer tilføjes til den samme indkøbsordre.

  20. Husk at gemme ved at klikke på Gem regler.

5) Tilføj automatiske servicelinjer til oprettet ordre

Har du allerede oprettet en eller flere ordrer, hvor de automatiske servicelinjer skulle tilføjes? Så kan du følge denne vejledning:

  1. Gå til salgsordren ved at klikke på Salg og derefter Ordrer. Hvis det er en indkøbsordre, klik da på Indkøb og derefter Ordrer.

  2. Find ordren, fx ved hjælp af filtrene til venstre. Her kan du søge efter ordrens nummer, partneren eller en vareart som indgår i ordren. Klik ind på ordren.

  3. Klik på Genberegn for at opdatere ordren, så de automatiske servicelinjer tilføjes.

Nye ordrer, som oprettes fremover, vil få tilføjet servicelinjerne automatisk i henhold til de regler som servicelinjerne er oprettet med.


6) Eksempler på automatiske ordrelinjer (pant, paller, fragt og rabat)

Automatiske ordrelinjer kan bruges til automatisk at tilføje varer eller services på en ordre, når bestemte betingelser er opfyldt.

Nedenfor finder du eksempler på nogle af de mest anvendte opsætninger. Eksemplerne kan tilpasses, så de passer til virksomhedens arbejdsgange.

Pant

Brug denne opsætning, hvis kunder automatisk skal opkræves pant, når bestemte varer sælges.

1. Skab en service, hvor der indstilles, at kunden skal faktureres en bestemt pris per vare, de køber.


2. Skab en automatisk ordrelinje, hvor der indstilles, at ordrelinjen skal tilknyttes de varearter, der er på ordren.


3. Skab derefter regler, der definerer, hvornår kunden skal betale for pant.

Eksempel: Det er muligt at skabe en regel, der gør, at det skal gælde for en bestemt vareart eller varearter med et bestemt tag.

Pant tilføjes automatisk, når ordren indeholder varearter med det valgte tag.

Paller

Der er forskellige muligheder for at sætte paller på en ordre.
Nogle virksomheder lagerfører deres paller. De skal bruge opsætning 1.
Andre tilføjer dem på ordrer som servicelinjer. De skal bruge opsætning 2.
​

Opsætning 1: Paller bliver lagerført og skal sættes på ordren som en vareart.

1. Hvis du ikke har pallen som en vareart, da skal den oprettes. Vær opmærksom på, at den skal være uden sporbarhed.

2. Opret en automatisk ordrelinje med følgende indstilling:

3. Definer, hvornår den automatiske ordrelinje skal aktiveres.
3.1 Eksempel på regel: Kunder med et bestemt tag skal have paller på deres ordrer.

3.2 Eksempel på regel: Varearter med et bestemt tag skal have paller tilknyttet på ordrer.

4. Tjek, at I har sat palleindstillingen på varearterne.


​
​Opsætning 2: Paller bliver ikke lagerført og skal sættes på ordren som en service:
​
1. Skab en service, hvor der indstilles, at kunden skal faktureres en bestemt pris pr. palle de køber.

2.Opret en automatisk ordrelinje med følgende indstilling:

3. Definer, hvornår den automatiske ordrelinje skal aktiveres.
Eksempel på regel: Kunder med et bestemt tag skal have paller på deres ordrer.


4. Tjek at I har sat palleindstilling på varearterne.

Fragt

Brug denne opsætning, hvis kunder skal betale fragt, når ordreværdien er under et bestemt beløb.


1. Skab en service, hvor der indstilles, at kunden skal faktureres en bestemt pris for fragt.

2. Skab en automatisk ordrelinje, hvor der indstilles, at ordrelinjen skal benytte den foruddefinerede service.

3. Opret regler, der definerer, hvornår gebyret gælder.

Eksempel på regel: Kunder med et bestemt tag betaler fragt, hvis beløbet på ordren er under 1000 kr.

Rabat

Det er muligt at lave rabatter på forskellige måder i tracezilla. En af metoderne er automatiske ordrelinjer, hvor en rabat kan sættes op således:

  1. Skab en service, der angiver en rabat, kunden skal have.

  2. Skab derefter en automatisk ordrelinje. I dette eksempel er det en sommerrabat og den vil kun gælde på ordrer i et specifikt tidsinterval.

  3. Definer hvilke regler, der skal gælde for at den træder i kraft. I dette tilfælde er det et tag på partneren, men det kan også de andre faktorer i indstillingerne, der udløser rabatten. Eksempelvis er der mange, der har tidsbestemte rabatter til udvalgte varer i en periode.

Automatiske ordrelinjer aktiveres først, når alle regler er opfyldt.

Hvis en ordrelinje ikke bliver oprettet automatisk, bør du kontrollere:

  • om reglerne matcher ordren

  • om ordren er genberegnet

  • om den automatiske ordrelinje er aktiv

Source: https://www.tracezilla.com/da/vejledninger/automatiske-ordrelinjer

Updated date: 2020-11-24 00:00:00

Relaterede artikler
Indkøbsrapport
Salgsrapport
Servicelinjer
Hvordan kan jeg oprette og anvende tags?
MOMS-indstillinger
Besvarede dette dit spørgsmål?