Wie heeft toegang tot deze functies?
In de meeste gevallen kan niet iedereen een vakantiesaldo overboeken maar dat verschilt sterk van bedrijf tot bedrijf. Als u merkt dat u geen toegang hebt tot sommige van de onderstaande functies neemt u contact op met onze Support. De dienst kan uw toestemmingsniveaus controleren of contact opnemen met uw beheerder.
🤔 Wat is het overboeken van een vakantiesaldo?
Nadat de laatste dag van de vakantieperiode voorbij is, kunt u het resterende vakantiesaldo overboeken naar de volgende vakantieperiode. Dat noemen we een vakantiesaldo overboeken.
Waar kunt u uw vakantiesaldo overboeken?
Het overboeken van een vakantiesaldo gebeurt via de medewerkerskaart. Ga naar Filiaal > Medewerkers en de medewerkerskaart. Klik op het tabblad Vakantiesaldo.
Opmerking: Momenteel kunt u slechts één overboeking per keer doen.
Hoe kunt u het saldo overboeken?
Ga eerst naar de datumkiezer door op het kleine kalenderpictogram te klikken. Selecteer de laatste dag van de vakantieperiode die net is afgelopen.
💡Tip: Gebruik de pijlen onderaan de kalender om vorige vakantieperiodes te zoeken en te selecteren (in ons voorbeeld is 01/01/2020-31/12/2020 de vorige vakantieperiode):
Het systeem toont u vervolgens de vakantiedagen van de vorige vakantieperiode. In ons voorbeeld zien we dat de medewerker 30 dagen heeft opgebouwd en 23 dagen heeft gebruikt. Hij heeft dus nog zeven resterende vakantiedagen:
Nu u het aantal resterende vakantiedagen van de vorige periode kent, gaat u verder naar de eerste dag van de volgende vakantieperiode. Klik op de drie puntjes:
... en vervolgens op de optie Saldo overboeken.
Er verschijnt een overboekingsformulier met vooraf ingevulde informatie over het aantal over te boeken dagen en de vakantieperiode van waaruit en waarnaar u overboekt. Het aantal dagen wordt als suggestie meegegeven en komt overeen met het beschikbare saldo op de laatste dag van de vorige vakantieperiode.
💡 U kunt de voorgestelde velden bewerken als u het aantal en/of de datum waarop het saldo verloopt wilt wijzigen. U kunt ook een opmerking geven maar dat is geen verplichting.
Controleer de informatie in het overboekingsformulier en klik op Verzenden.
Het aantal wordt toegevoegd in de regel Overboeking (zie hieronder) in de vakantiesaldokaart. Het wordt beschikbaar vanaf de eerste dag van de vakantieperiode waarnaar u het hebt overgeschreven. U krijgt een melding of de overboeking geslaagd is. 🎉
Waar ziet u de overboeking nadat deze is gedaan?
Na het uitvoeren van de overboeking ziet u deze in de saldogeschiedenis en in het logboek van de medewerker, via het tabblad Historie op de medewerkerskaart. We zullen ze beide hier bekijken:
1. De overboeking in de saldogeschiedenis bekijken
Zodra het vakantiesaldo is overgeboekt naar de nieuwe vakantieperiode kunt u het in de saldogeschiedenis bekijken. Ga naar de gebruikerskaart van de medewerker en klik op het tabblad Vakantiesaldo. Direct onder de vakantiesaldokaarten ziet u de saldogeschiedenis. Hier zou u de overboeking moeten zien:
2. De overboeking bekijken in het logboek
Ga naar de medewerkerskaart en klik op het tabblad Historie. U wordt doorgestuurd naar het medewerkerslogboek waar u kunt klikken op Van vakantieplanning om eventuele overboekingen voor deze medewerker te bekijken:
Datum: Wanneer de overboeking is gedaan
Beschrijving: Welk type vakantiesaldo is overgeboekt, welk bedrag is overgeboekt en naar welke vakantieperiode.
Gemaakt door: Wie heeft de overboeking gedaan?
🔄 Een overboeking ongedaan maken
Een fout gemaakt? Geen probleem - Met de functie Ongedaan maken in de saldogeschiedenis wordt uw overboeking ongedaan gemaakt.
Opmerking: Om ervoor te zorgen dat u of uw collega's met toegang tot de saldogeschiedenis niet in de war geraken, dient u een opmerking toe te voegen als u een overboeking ongedaan maakt.
1. Zoek in de saldogeschiedenis eerst de overboeking die u ongedaan wilt maken. Klik op de drie puntjes naast het aantal van de overboeking en druk op Ongedaan maken:
2. Voeg de reden voor het ongedaan maken van de overboeking toe in het opmerkingenveld. Sluit af door op Verzenden te drukken:
3. Een banner laat u weten dat de overboeking ongedaan is gemaakt 🎉 U zult ook zien dat het aantal ongedaan gemaakte dagen verwijderd is uit de overboekingsregel in de relevante saldokaart, direct boven de saldogeschiedenis:
Goed gedaan! Neem gerust contact met ons op als u hulp nodig hebt om deze functie te gebruiken:
Help & Ondersteuning ❓
🖥️ Web/pc: Klik op de blauwe chatballon in de rechterbenedenhoek.
📲 App: Klik op Meer > Contact ondersteuning.