Le transfert des soldes de congés est généralement une action restreinte, mais cela varie considérablement d'une entreprise à l'autre. Si vous remarquez que vous n'avez pas accès à certaines des fonctionnalités ci-dessous, contactez notre support qui peut vérifier vos niveaux d'autorisation, ou contactez votre administrateur.

Une fois le dernier jour de la période de vacances écoulé, il est possible de transférer le solde des congés restants à la prochaine période de vacances. Nous appelons ce processus un transfert de solde de congés.

Le transfert du solde de congés s'effectue dans la fiche utilisateur de l'employé ; naviguez ici via Département > Utilisateurs et accédez à la fiche utilisateur de l'employé. Cliquez sur l'onglet intitulé Soldes de congés.

Remarque : pour le moment, il n'est possible de procéder qu'à un seul transfert à la fois.

Commencez par entrer dans le sélecteur de date en cliquant sur la petite icône de calendrier. Sélectionnez le dernier jour de la période de vacances qui vient de se terminer.

💡 Conseil : utilisez les flèches en bas du calendrier pour rechercher et sélectionner les périodes de vacances précédentes (dans notre exemple, 01/01/2020-31/12/2020 est la période de vacances précédente) :

Une fois que vous avez navigué jusqu'à la période de vacances précédente, le système vous montrera les détails du solde pour cette période. Dans notre exemple, nous voyons que l'employé a accumulé 30 jours, a utilisé 23 jours, ce qui donne 7 jours de vacances restants :

Maintenant que vous savez quel est le solde restant de la période précédente, continuez en naviguant jusqu'au premier jour de la prochaine période de vacances. Cliquez sur les trois points :

... puis cliquez sur l'option intitulée Transférer le solde :

Un formulaire de transfert apparaîtra avec des informations pré-remplies concernant le montant à transférer et la période de vacances à partir de laquelle vous transférez et vers laquelle vous transférez. Dans le champ du montant, un montant vous sera suggéré, qui correspond au solde disponible le dernier jour de la période de vacances précédente.

💡 Vous pouvez modifier les champs suggérés si vous souhaitez modifier le montant et/ou la date d'expiration du solde. Notez que vous pouvez également laisser un commentaire, même si cela est facultatif.

Après avoir examiné les informations du formulaire de transfert, cliquez sur Soumettre.

Le montant sera ajouté à la ligne Transfert (voir ci-dessous) de la carte de solde de congés et deviendra disponible à partir du premier jour de la période de vacances à laquelle vous avez effectué le transfert. Un message de réussite informera que l'action a été effectuée avec succès. 🎉

Une fois qu'un transfert a été effectué, vous pouvez le visualiser dans l'historique des soldes et dans le registre des employés, via l'onglet Historique de la fiche utilisateur. Nous allons vérifier ces deux domaines ci-dessous :

1. Visualisation du transfert dans l'historique des soldes

Une fois le solde de congés transféré dans la nouvelle période de vacances, vous pouvez le visualiser dans l'historique des soldes ; dirigez-vous vers la fiche utilisateur de l'employé et cliquez sur l'onglet Solde de congés. Juste en dessous des cartes de solde de congés, vous verrez l'historique des soldes, où vous devriez pouvoir repérer le transfert :

2. Visualisation du transfert dans le registre

Accédez à la fiche utilisateur de l'employé et cliquez sur l'onglet Historique. Vous serez redirigé vers le registre des utilisateurs, où vous pourrez cliquer sur À partir du planning de congés pour afficher les transferts effectués pour cet utilisateur :

Vous avez fait une erreur ? Aucun problème : la fonction Rétablir dans l'historique du solde annulera votre transfert.

Remarque : pour vous assurer que vous ou l'un de vos collègues ayant accès à l'historique des soldes ne soyez pas confus par la suite, il est nécessaire d'ajouter un commentaire lors de l'annulation d'un transfert.

1. Commencez par localiser la ligne de transfert que vous souhaitez rétablir dans l'historique des soldes. Cliquez sur les trois points à côté du montant du transfert, et appuyez sur Annuler :

2. Ajoutez la raison de l'annulation du transfert dans le champ de commentaire, et terminez en appuyant sur Soumettre :

3. Une bannière de réussite vous informera que l’annulation a bien été effectuée 🎉 Vous verrez également que le montant remboursé a été retiré de la ligne de transfert dans la carte de solde correspondante, juste au-dessus de l'historique des soldes :

Bravo ! Si vous avez besoin d'aide pour utiliser cette fonctionnalité, n'hésitez pas à nous contacter :

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📲 Application : Cliquez sur Plus > Contactez le support.