Einige Emissionskategorien erfordern möglicherweise Daten, die Sie nicht bereits in ERP-Systemen oder anderen Datenbanken gespeichert haben. Die Befragung von Mitarbeiter:innen kann eine Möglichkeit sein, diese Daten zu erfassen.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Umfragen dabei helfen können, bestimmte Datenpunkte zu erfassen, wie Sie den Erfolg bei Umfragen unter Mitarbeiter:innen sicherstellen können und wie Sie die Umfragevorlagen von Plan A nutzen können.

Daten dazu, wie viele Ihrer Mitarbeiter:innen an wie vielen Tagen pro Woche im Schnitt im Homeoffice arbeiten, werden für Ihre Organisationsdaten benötigt.

Es gibt einige Umstände, unter denen es möglicherweise nicht erforderlich ist, diese Daten von Ihren Mitarbeiter:innen zu erheben:

Wenn all das nicht zutrifft, ist Ihre beste Option zur Sammlung der erforderlichen Daten in der Regel die Durchführung einer monatlichen Umfrage.

Daten zum Pendelverkehr sind ohne eine monatliche Umfrage nur schwer zu erheben. Falls Ihr Unternehmen monatliche Tickets für den öffentlichen Nahverkehr subventioniert, könnten Daten verfügbar sein, aber insbesondere für andere Verkehrsmittel ist es eher unüblich, dass die erforderlichen Daten vorliegen.

Wahrscheinlich existieren in Ihren Datenbanken bereits Daten zu Geschäftsreisen. Wenn Sie beispielsweise ein Travel Management System (TravelPerk, TripActions, eine firmeneigene Lösung, usw.) nutzen, können Sie hier sehr präzise Daten sammeln. Sollten Sie ein solches System (noch) nicht nutzen, könnten Rechnungen und Belege eine andere Quelle für diese Informationen sein. Falls die benötigten Daten dort nicht vermerkt sind, ist eine monatliche Umfrage erneut die beste Lösung.

Generell empfehlen wir, in einer einzigen monatlichen Umfrage so viele Informationen wie möglich zu erfragen, damit Ihre Umfrage alle Fragen enthält, die Sie zur Beantwortung der erforderlichen Daten für z. B. Homeoffice, Pendeln und Geschäftsreisen benötigen.

Hier sind einige Tipps zur Gestaltung der Fragen, damit Sie die Antworten mit wenig Aufwand in die Plattform von Plan A eingeben können.

Verwenden Sie die Antworten, um die folgenden Datenpunkte in den Organisationsdaten zu erfassen:

Wenn Sie Mitarbeiter:innen aus mehreren Standorten gleichzeitig befragen, fügen Sie eine entsprechende Frage hinzu, damit Sie die Antworten später filtern können.

Beispiel:

In diesem Fall sollte Remi aus der Liste entfernt werden, da er nicht im Homeoffice gearbeitet hat. Das bedeutet, dass 5 von insgesamt 6 Mitarbeiter:innen im Homeoffice arbeiten. Von diesen 5 beträgt die durchschnittliche Anzahl der Tage pro Woche, die sie im Homeoffice arbeiten, 2,4.

Bei der Erhebung von Daten zum Pendelverkehr Ihrer Mitarbeiter:innen haben Sie zwei Optionen, aus denen Sie wählen können:

Exakte Daten

Verwenden Sie die Antworten, um die gesamte Pendelstrecke pro Pendelart für die Befragten zu summieren.

Durchschnittsdaten

Verwenden Sie die Antworten, um die entsprechenden Zahlen pro Verkehrsmittel im Pendelverkehr auszufüllen.

Was, wenn nicht alle Mitarbeiter:innen an der Umfrage teilnehmen?

Für die Berechnung Ihrer Pendelemissionen ist das Verhältnis zwischen den verschiedenen Verkehrsmitteln entscheidend und nicht die absoluten Zahlen.

Beispiel: Sie haben folgende Antworten von 42 Mitarbeitern erhalten (siehe zweite Spalte). Was wir zur Schätzung Ihrer Emissionen berechnen werden, ist das Verhältnis, d. h. der Anteil der Personen pro Pendeloption (siehe dritte Spalte).

Selbst wenn Sie die Zahlen extrapolieren (nehmen wir an, Sie haben nur 42 von 50 Antworten erhalten), werden Sie feststellen, dass sich das Verhältnis nicht ändert (siehe vierte und fünfte Spalte).

Je höher Ihre Rücklaufquote ist, desto genauer sind natürlich Ihre Ergebnisse. Dadurch sind nicht nur Ihre Emissionen präziser, sondern auch Ihre Dekarbonisierungsmaßnahmen werden effektiver.

Weiter unten erfahren Sie mehr über die erforderlichen Rücklaufquoten für Ihre Umfragen.

Wenn Sie Mitarbeiter:innen zu deren Geschäftsreisen befragen, gibt es im Allgemeinen zwei Optionen, um die Daten auf der Plattform einzugeben: Sie können entweder die genauen Start- und Endpunkte einer Reise angeben oder die Anzahl der Kurz- und Langstreckenreisen angeben. Beachten Sie, dass wir dringend empfehlen, die genaue Methode zu wählen, da Ihre Emissionsberechnungen umso präziser sind, je genauer Ihre Daten sind.

Sie können Ihren Mitarbeitern beide Optionen anbieten, sollten jedoch betonen, dass die genaueste Option die bevorzugte ist.

Abhängig von dem Umfragetool, das Sie verwenden, möchten Sie möglicherweise eine vorangestellte Frage stellen: „Können Sie genaue Reisedaten bereitstellen? (Ja/Nein)“ und die nachfolgenden Fragen basierend auf der Antwort anpassen.

Wir alle wissen, dass das Ausfüllen von Mitarbeiterumfragen… herausfordernd sein kann – unabhängig davon, ob Sie die Person sind, die nach Antworten FRAGT, oder ob Sie gefragt werden, zu antworten. Hier sind vier Kriterien, um Ihren Umfrageansatz zu bewerten. Dies kann Ihnen helfen, mehr Menschen zu motivieren, Ihre Umfrage auszufüllen.

Warum erhalten die Mitarbeiter:innen diese Umfrage? Warum ist es wichtig, dass sie diese ausfüllen?

Nutzen Sie Ihre Kreativität. Wie kann Ihre Umfrage unterhaltsam und informativ gestaltet werden?

Fragen Sie nur nach Informationen, die Sie wirklich nicht haben. Seien Sie clever im Umgang mit den Funktionen Ihrer Umfrage und ermöglichen Sie den Teilnehmern, irrelevante Abschnitte zu überspringen.

Wohin fließen die Bemühungen, die die Teilenhmenden investieren?

Neben diesen Kriterien sollten Sie auch einige grundlegende Kommunikationsregeln beachten:

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps helfen, die höchstmögliche Rücklaufquote zu erreichen. Aus statistischer Sicht gibt es einige Schwellenwerte, die Sie idealerweise in Bezug auf die Antworten erreichen sollten, basierend auf der Anzahl der Mitarbeiter, an die Sie die Umfrage senden:

Sie können eine Kopie unserer Vorlagen in Google Forms erstellen. Klicken Sie auf den entsprechenden Button unten, um die Vorlage auf Englisch, Französisch oder Deutsch zu öffnen, und wählen Sie 'Vorlage verwenden' in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Die Vorlage dient als Ausgangspunkt für die Erhebung von Daten zu den Pendelwegen Ihrer Mitarbeiter, zu Homeoffice und/oder zu Geschäftsreisen.

Die Vorlage ist vollständig anpassbar an Ihre Abläufe und die Daten, die Sie erfassen möchten. Wir haben sie so gestaltet, dass Daten für mehrere Berechnungsmethoden gleichzeitig erfasst werden können, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter, unabhängig von den Informationen, die sie zu ihren Pendel- oder Geschäftsreisen haben, engagiert bleiben und die Umfrage ausfüllen.

Innerhalb der Vorlage haben wir die Abschnitte hervorgehoben, die Sie an die spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen sollten. Zögern Sie nicht, jedes Element nach Ihren Bedürfnissen zu ändern.

Bitte beachten Sie jedoch, dass die Vorlage so konzipiert wurde, dass die Antworten leicht in Datenpunkte übersetzt werden können, die für Ihre Emissionsberechnung relevant sind.

Noch wichtiger: Jede Umfrage, die Sie an Ihre Mitarbeiter senden, bedeutet, dass Sie ihre Zeit in Anspruch nehmen. Wir alle wissen, wie kostbar Zeit ist, also stellen Sie sicher, dass Sie nur das Wesentliche abfragen. Schätzen Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für das Ausfüllen Ihrer Umfrage aufwenden.

Lassen Sie uns zunächst die erforderlichen Anpassungen durchgehen und anschließend einige optionale Überlegungen.

1. Platzhalter für [UNTERNEHMEN] und [MONAT]

Stellen Sie sicher, dass Sie [UNTERNEHMEN] durch den Namen Ihrer Organisation ersetzen. Bitte beachten Sie, dass die Umfrage idealerweise monatlich versendet werden sollte, damit die Empfänger wissen, welche Daten die Umfrage abfragt.

Im gesamten Umfrageverlauf gibt es Verweise auf [MONAT und JAHR], die ebenfalls ersetzt werden müssen.

Wenn Sie Daten auf einer anderen Zeitskala sammeln möchten (z. B. vierteljährlich oder jährlich), müssen Sie die Vorlage entsprechend bearbeiten. In diesem Fall sollten Sie möglicherweise zusätzliche Fragen hinzufügen, um jeden Monat zu erfassen, oder die Fragen selbst anpassen, um anzugeben, dass die Mitarbeiter vierteljährliche oder jährliche Durchschnittswerte bzw. die häufigsten Aktivitäten (z. B. Verkehrsmittel) als ihre Antworten angeben sollen.

2. Optionen zu Standort/Betriebsstätte

Ersetzen Sie die Optionen in der Frage „Zu welchem Standort gehören Sie?“ durch alle Büros oder Standorte, die für Sie zutreffend sind und für die Sie die CO₂-Bilanzierung durchführen (z. B. „Berlin“, „Paris“). Wenn Sie nur Personen aus einer einzigen Einrichtung befragen, können Sie diese Frage natürlich löschen.

Bannerbild

Um sicherzustellen, dass Ihre Umfrage mit Ihrer Corporate Identity übereinstimmt und um das Engagement zu erhöhen, ziehen Sie in Betracht, beispielsweise Ihr Firmenlogo oder ein Banner in die Umfrageüberschrift einzufügen.

Einführung in die Umfrage

Bitte beachten Sie, dass Ihre Empfänger möglicherweise nicht wissen, was CO₂-Bilanzierung oder wer Plan A ist. Erwägen Sie, diesen Abschnitt entsprechend anzupassen. Denken Sie daran, dass es auch die E-Mail oder andere Kommunikationskanäle gibt, die Sie zur Verbreitung der Umfrage nutzen werden! Es ist wichtig, die wichtigen Informationen bereits dort zusammenzufassen.

Homeoffice

Die Optionen im Abschnitt zum Homeoffice erfordern normalerweise keine Anpassungen, es sei denn, Sie sind ein vollständig remote arbeitendes Unternehmen. In diesem Fall entfernen Sie einfach den Abschnitt oder passen die Optionen entsprechend an.

Genauere oder weniger genaue Daten

Für sowohl das Pendeln der Mitarbeiter als auch Geschäftsreisen stehen mehrere Berechnungsmethoden mit unterschiedlicher Genauigkeit zur Verfügung. Wenn Sie sich bereits entschieden haben, nur eine Berechnungsmethode zu verwenden, können Sie die Fragen zu den anderen Methoden entfernen.

Optionen zum Pendeln

Sie werden die zusätzliche Option „Other“, in der Umfragevorlage finden. Dies ist allerdings kein akzeptierter Wert beim Hochladen von Emissionsdaten. Wir haben diese Option vielmehr hinzugefügt, damit Sie frühzeitig erkennen können, ob eine signifikante Anzahl von Mitarbeiter:innen Verkehrsmittel nutzen, die derzeit nicht von unserer Plattform abgedeckt werden.

Wenn Sie sich entscheiden, diese zusätzliche Option beizubehalten, und ein bestimmtes Muster in den Antworten bemerken, senden Sie bitte eine Anfrage, da dies uns helfen wird, die Entwicklung neuer Berechnungseingaben entsprechend zu priorisieren.

Geschäftsreisen

Geschäftsreisen gehören zu den Kategorien, für die Sie möglicherweise Daten über ein Reisemanagementsystem haben. Falls dies der Fall ist, löschen Sie einfach den entsprechenden Abschnitt.

Die Transportmöglichkeiten für Geschäftsreisen entsprechen dem, was wir momentan zur Berechnung der Emissionen nutzen können. Wenn Sie eine No-Flight-Policy oder Ähnliches haben, entfernen Sie natürlich die nicht zutreffenden Optionen. Die Umfrage fragt zunächst nach Daten zu Reisen und anschließend nach Übernachtungen, die mit den Geschäftsreisen verbunden sein könnten.

Die Umfrage verlangt von den Mitarbeitern, einen Reisetitel (z. B. Ort/Zweck) für genaue Daten und Unterbringungsfragen einzugeben. Dies sind optionale Daten, die als Tag verwendet werden können, damit verschiedene Reisen und Unterkünfte unter einem Reiseeintrag zusammengefasst werden können. Ebenso können Sie die Daten pro Teilnehmer taggen, sodass Sie die Emissionen von Geschäftsreisen auf einer Person-zu-Person-Basis verfolgen können.

Umfrageeinstellungen

Bevor Sie die Umfrage an Ihre Empfängerliste senden, überprüfen Sie die Umfrageeinstellungen, um zu sehen, ob sie zu Ihrer Organisation und Ihrem Anwendungsfall passen. Achten Sie besonders darauf, ob Sie möchten, dass