De koppeling met AFAS kan twee kanten op werken:
Exportbestand voor AFAS
Middels een exportbestand kunnen er gegevens voor de verloning worden ingelezen in AFAS. Onderstaande looncomponenten worden bijvoorbeeld geëxporteerd:
gewerkte uren en dagen
uitbetaalde plusuren
uitbetaalde verlofuren
toeslagen (ort)
opgenomen verlofuren
ziekte-uren en dagen
kilometers.
De geregistreerde uren worden gebaseerd op de uren die door de leidinggevende zijn geaccordeerd. Roosters, verlof- en ziekte-periodes kunnen niet worden doorgestuurd via het exportbestand.
Volg onderstaande stappen om een exportbestand te kunnen downloaden:
Vraag de salarisverwerker om het AFAS-formulier in te vullen
Gebruik hiervoor het formulier Exportbestand voor AFAS, zodat de salarisadministratie kan aangeven welke codes en gegevens er nodig zijn.
Is het formulier ingevuld? Dan ontvangen wij dit automatisch en kan het exportbestand worden aangemaakt.
Check alle personeelsnummers in TactiPlan
Controleer of alle personeelsnummers staan ingevuld op de pagina personeel. Dit is nodig voor alle contractsoorten waarvoor er gegevens worden doorgezonden via de export, zoals de vaste medewerkers en 0-urencontracters.
Download het exportbestand
Nadat het Stappenplan urenverwerking is doorlopen, kan het exportbestand gedownload worden via de pagina exports.
Selecteer hier een maand en klik op 'exporteren' om het bestand te downloaden. Stuur het gedownloade bestand door aan de salarisadministratie.
Maandoverzicht
Naast het exportbestand is er ook een rapportage beschikbaar met urengegevens, (reis-)dagen en kilometers. De rapportage geeft overzicht voor de hoofdgebruikers. Het exportbestand is enkel te gebruiken door de salarisadministratie om direct te kunnen inlezen in AFAS.
Synchronisatie met AFAS
Via de pagina personeel kan er een synchronisatie worden ingesteld voor de NAW-gegevens. Zodra er een nieuw personeelslid in dienst komt, hoeven de gegevens alleen in het salarispakket te worden ingevoerd. In TactiPlan kan dit vervolgens worden opgehaald via de pagina personeel - tabblad 'synchronisatie'.
De velden 'medewerker in Afas' en 'contract in Afas' worden gekoppeld zodat de synchronisatie werkt. Wijzigingen in NAW-gegevens komen dan automatisch door. Is er een verschil tussen de contracturen in AFAS en wat er is ingevoerd in TactiPlan? Dan verschijnt er tevens een melding bovenaan de pagina.
Voor het inrichten van deze synchronisatie is een AFAS-expert nodig die gegevens kan aanleveren en deze tevens kan instellen in AFAS.