De module urencontrole is ontwikkeld als verbeterde module in plaats van de pagina 'tijdschrijven'. We raden urencontrole aan, vanwege deze redenen:
het rooster wordt direct ingeladen zodat het personeel alleen wijzigingen hoeft op te geven;
er kan per dag worden opgegeven in plaats van per week. Dit kan handig zijn omdat de gewerkte tijden dan nog vers in het geheugen staan;
er kan via de app een opmerking per dag worden toegevoegd in plaats van per week. Ook kan de hoofdgebruiker een bericht terugsturen over wat er geaccordeerd is;
het verschil tussen de geplande tijden (rooster) en de feitelijk opgegeven uren is bij overzichtelijk voor de hoofdgebruiker;
er kan per afdeling worden geaccordeerd. Staat er toegang per afdeling aan? Dan ziet een coördinator alleen de gewerkte uren van het eigen team;
via het logboek zijn wijzigingen inzichtelijk die door hoofdgebruikers zijn gedaan;
er kan een selectie van 'niet-geaccordeerde' personeelsleden worden gemaakt;
de module urencontrole wordt telkens doorontwikkeld en 'tijdschrijven' niet.
Stappenplan voor overgang
Vanuit het gebruiken van 'tijdschrijven' is het gemakkelijk over te gaan naar de module urencontrole. Hiervoor kunnen de volgende stappen worden doorlopen:
Stel een week vast voor de overgang. Per deze maandag kan het personeel alleen nog uren opgeven via urencontrole.
Zet via de pagina accounts - tabblad 'toegang' het vinkje alvast aan bij 'urencontrole'. Het vinkje bij 'tijdschrijven' mag uit zodra het personeel uren heeft opgegeven voor de laatste week voor de overgang.
Communiceer met het personeel dat er vanaf < datum > urencontrole kan worden gebruikt voor het opgeven van gewerkte tijden. Geef een toelichting aan de hoofdgebruikers welke afspraken ze kunnen aanhouden met het personeel over het gebruik van urencontrole.
Accordeer de opgegeven uren van voor de overgang via 'tijdschrijven'. Dit blijft na de overgang nog open staan voor hoofdgebruikers om de laatste weken te kunnen accorderen.
Accordeer de uren vanaf de overgang via 'urencontrole'.
Stem een datum af waarop de pagina 'tijdschrijven' kan worden uit gezet.
Geef het personeel tijdens de overgang de ruimte om vragen te stellen over het opgeven van uren via urencontrole, totdat iedereen gewend is aan de nieuwe module.