In TactiPlan kunnen plus- en minuren worden berekend op basis van de te werken uren in een vakantieweek en tijdens een reguliere week. Het programma vergelijkt dan de feitelijk gewerkte uren met de vaste afspraak over de uren in een week volgens de vakantieregeling. Gebruik de toelichting op deze pagina om dit in te richten voor een BSO-medewerker of een 40-weken-medewerker
Instellen Vakantieregeling
Volg onderstaande stappen om de vakantieregeling in te stellen:
Ga naar de pagina vakanties en voeg een regeling toe, bijvoorbeeld met de naam 'vakanties regio midden'.
Klik telkens op de knop 'vakantie toevoegen' om een vakantieperiode toe te voegen. Doe dit net zolang alle vakanties erin staan voor het komende jaar. Voorbeeld:
Klik op 'opslaan' om de vakantieperiodes in te stellen.
Na dit jaar zijn er andere datums gekoppeld aan de vakanties. Het is belangrijk dat er op een later moment vakanties worden toegevoegd voor het volgende jaar.
Inrichting per personeelslid
Volg onderstaande stappen op de pagina personeel om de regeling in te stellen:
Selecteer een personeelslid voor wie de vakantieregeling geldt.
Voer het ‘afgesproken aantal contracturen per week’ in. Dit is wat het personeelslid over 52 weken betaald krijgt, bijvoorbeeld 19:30 uur.
Selecteer onderaan de pagina welke vakantieregeling geldt. Voorbeeld:
Vul bij 'contracturen per week tijdens vakantie' de uren in voor de vakanties, bijvoorbeeld 25 uur*.
Vul bij 'contracturen per week buiten vakantie' de uren in voor buiten de vakanties, bijvoorbeeld 18 uur*.
Voorbeeld:
*Op basis van deze uren worden de plus-/minuren berekend.
Stel vervolgens de standaard werkuren per dag in zoals dit in de reguliere weken geldt. Voorbeeld:
Klik linksboven op 'opslaan' en selecteer de datum of periode vanaf wanneer de vakantieregeling ingaat, bijvoorbeeld voor de gehele periode.
Berekening 'afgesproken contracturen' per week
Een personeelslid bouwt in TactiPlan automatisch verlof op over het aantal afgesproken contracturen per week. Volgens onderstaande berekening kan dit ook worden ingevuld voor een personeelslid dat tijdens de vakantieweken standaard andere uren werkt.
Voorbeeldberekening
Stel iemand werkt in het jaar:
40 gewone weken: elke week 18 uur
12 vakantieweken: elke weel 25 uur.
Dan ziet de berekening er zo uit:
Aantal uren in gewone weken:
40 weken × 18 uur = 720 uur
Aantal uren in vakantieperiodes:
12 weken × 25 uur = 300 uur
Totaal aantal uren per jaar:
720 + 300 = 1020 uur
Gemiddeld per week:
1020 uur ÷ 52 weken = 19,62 uur per week.
Voor het gemak is in het voorbeeld gekozen om het af te ronden op 19 uur en 30 minuten per week (19:30). Deze afgesproken contracturen per week kunnen dan in TactiPlan worden gebruikt om het jaarlijkse verlofsaldo automatisch te berekenen.
Omrekenen naar uren en minuten
In TactiPlan wordt er met tijdstippen en uren en minuten gewerkt. Vandaar dat het nodig is om decimalen achter de komma om te rekenen naar minuten. Denk hierbij aan halve uren als voorbeeld: 0,50 uur wordt 0:30 uur in TactiPlan. Lees hier meer over in het artikel Berekening uren en minuten - vanuit decimalen. Voorbeeld:
Bij een berekening van afgesproken contracturen à 19,62 uur per week, kunnen de uren ingevoerd worden voor 19.37 uur in TactiPlan.
Verlof- en ziekte-uren
Verlof- en ziekte-uren worden automatisch berekend in TactiPlan. Hiervoor worden bij de instelling van de vakantieregeling twee methodes gebruikt:
tijdens de reguliere weken wordt dit gebaseerd op de werkuren per dag die bij personeel zijn ingevoerd. Het totaal aantal werkuren per week wordt samengevat bij ‘gemiddeld aantal contracturen per week’.
tijdens vakantieweken wordt er gekeken naar de contracturen tijdens de vakanties: hierbij gaat het voor een hele week altijd goed. Voor een losse verlof- of ziekte-dag kan het zijn dat er een aanpassing nodig is. In dat geval wordt er namelijk 1/5e van het totaal aantal uur per vakantieweek aangehouden. Bekijk het helpartikel Aanpassen verlofuren voor het wijzigen van deze uren.
Uren tijdens een feestdag
Voor de berekening van feestdaguren tijdens vakanties kan het tevens zijn dat er net een andere afspraak geldt. BSO-medewerkers werken bijvoorbeeld ook tijdens de vakantieweken. Controleer of dit goed gaat op de pagina feestdagen via de knop 'uitzonderingen'.
Instelling voor een 40-weken contract
Voor peuteropvang-medewerkers geldt dat er doorgaans geen sprake is van verlofopbouw in TactiPlan. Dat betekent dat er voor een personeelslid geen verlofkaart zichtbaar is in TactiPlan. Immers: er is afgesproken dat er tijdens de vakantieweken al verlof wordt opgenomen. Lees de extra toelichting in het afzonderlijke artikel Peuteropvang - vakantieregeling voor meer informatie over hoe de vakantieregeling werkt voor een medewerker die in de vakanties vrij is.
💡 Vaak werkt een 40-weken medewerker meer uren buiten de 12 vakantieweken om tijdens de vakantieweken vrij te kunnen zijn.
💡 Gedurende het jaar wordt er wel verlof opgebouwd over de contracturen. Omdat niet alle verlofuren kunnen worden opgenomen in tijd, wordt dit vaak gedeeltelijk in het salaris uitbetaald.