Hier is de Nederlandse vertaling van de tekst, waarbij ik de Engelse termen voor de gebruikersinterface (UI) tussen haakjes heb behouden om de navigatie soepel te laten verlopen.
Wat is de Documentenbibliotheek (Document Library)?
Om het maximale uit AI-functies (zoals de AI Bid Assistant Chatbot en de Go/No-Go-checklijst) te halen, moet de AI uw specifieke bedrijfscontext begrijpen. De Documentenbibliotheek fungeert als de centrale AI-kennisbank van uw organisatie. Door de documenten van uw bedrijf te uploaden, geeft u de AI de achtergrondinformatie die nodig is om zeer gepersonaliseerde hulp, feedback en antwoorden te bieden.
U hoeft geen Organisatiebeheerder (Organisation Admin) te zijn om documenten te uploaden en toegang te krijgen tot de documentenbibliotheek.
Hoe u toegang krijgt tot de bibliotheek
U kunt eenvoudig naar de Documentenbibliotheek navigeren vanuit de hoofdinterface:
Zoek naar het Documentenbibliotheek-pictogram (Document Library) in het linkermenu.
U vindt het net onder Marktinformatie (Market Intelligence / MI) en boven het menu Instellingen (Settings).
Let op: De bibliotheek is alleen zichtbaar als u de juiste machtigingen op uw account heeft ingeschakeld.
De Documentenbibliotheek configureren
Stap 1: Open de Documentenbibliotheek (Document Library) binnen het platform.
Stap 2: Upload de interne bestanden van uw organisatie (zoals compliance-certificaten of financiële gegevens) en organiseer ze in mappen.
Stap 3: Selecteer expliciet de optie "Gebruik voor AI" (Use for AI) voor de documenten die u de Bid Assistant wilt laten lezen. Er is momenteel een limiet van 10 AI-bruikbare documenten per organisatie om ervoor te zorgen dat de verwerkingssnelheden hoog blijven.
Optioneel: Als er bij een specifieke zakelijke kans documenten ontbreken, kunt u relevante bestanden direct handmatig uploaden (onder Your organisation's uploads), zodat de AI de nodige context heeft om betere antwoorden te genereren.
Ondersteunde bestandstypen en groottelimieten
Om ervoor te zorgen dat de AI uw bedrijfsgegevens efficiënt kan verwerken, ondersteunt de bibliotheek een breed scala aan tekstuele bestandsindelingen:
Documenten: Word (.doc, .docx), PDF (.pdf), Platte tekst (.txt), Rich Text (.rtf)
Spreadsheets: Excel (.xls, .xlsx), CSV (.csv)
Presentaties: PowerPoint (.ppt, .pptx)
Code/Web: XML (.xml), JSON (.json), HTML (.html), Markdown (.md)
Documenten die in zip-bestanden zijn opgeslagen, worden herkend door de Bid Buddy.
Opslaglimieten:
Maximale bestandsgrootte: 100 MB per individueel bestand.
Maximale organisatie-opslag: 2 GB in totaal voor uw hele organisatie.
Uw kennisbank organiseren
Door uw Documentenbibliotheek georganiseerd te houden, zorgt u ervoor dat zowel uw team als de AI gemakkelijk de juiste informatie kunnen vinden bij het evalueren van zakelijke kansen.
Mappen beheren
Wanneer u de bibliotheek voor het eerst opent, ziet u een reeks vooraf gemaakte mappen die zijn ontworpen om u te sturen in welke soorten documenten u moet uploaden. U heeft de volledige controle om deze structuur aan te passen:
Maak nieuwe, aangepaste mappen om aan de workflow van uw bedrijf te voldoen.
Hernoem bestaande mappen.
Verwijder mappen (Let op: het verwijderen van een map zal ook permanent alle bestanden in die map verwijderen).
Bestanden uploaden en beheren
Wanneer u bestanden uploadt, helpt het systeem u om de zaken overzichtelijk te houden. Als u probeert een bestand te uploaden met exact dezelfde naam als een bestaand bestand, wordt u gevraagd om het oude bestand te vervangen of de upload te annuleren. Vanuit de bibliotheek kunt u ook eenvoudig bestanden downloaden of verwijderen naarmate de kennisbank van uw bedrijf zich ontwikkelt.
Zoeken, sorteren en filteren
Als u een grote bibliotheek heeft, is het vinden van specifieke bestanden eenvoudig:
Sorteer de hele bibliotheek op Bestandstype (Type) (bijv. Map, PDF, DOCX) of op Datum laatst gewijzigd (Last modified).
Zoek op specifieke trefwoorden binnen elke map.
Filter de inhoud van elke map op Aanmaakdatum (Created time) of de Gebruiker (User) die het bestand heeft geüpload.
AI-toegang, delen en machtigingen
De Documentenbibliotheek is ontpworpen met veiligheid en samenwerking in gedachten. Het is een gedeelde bron voor uw hele organisatie, maar u behoudt de volledige controle over wat de AI mag lezen.
AI-toegang inschakelen (Het AI-vinkje)
Het uploaden van een document naar de bibliotheek betekent niet automatisch dat het aan de AI wordt gevoed. Bij het uploaden of beheren van een document ziet u een selectievakje waarmee het document voor AI-doeleinden kan worden gebruikt.
U moet dit vakje handmatig aanvinken voordat de AI het document kan verwerken en gebruiken om vragen te beantwoorden in de Go/No-Go-checklijst of de Chatbot.
Afhankelijk van uw specifieke gebruikersrechten, kan dit selectievakje vergrendeld zijn of standaard op een bepaalde status staan.
Let op: Naast de hoofd-Documentenbibliotheek kunnen gebruikers ook rechtstreeks binnen individuele pagina's van zakelijke kansen (BOPP) documenten uploaden en de AI-toegang in- of uitschakelen.
Delen binnen de organisatie en beveiliging
De Documentenbibliotheek wordt per organisatie gedeeld. Dit betekent dat elke gebruiker in uw bedrijf met de juiste rechten exact dezelfde mappen en documenten ziet. Het fungeert als één centrale bron van waarheid.
Beveiliging: Uw geüploade gegevens worden strikt beveiligd gehouden. Alleen geautoriseerde gebruikers binnen uw organisatie en de geïsoleerde AI-omgeving hebben toegang tot deze bestanden.
Mercell gebruikt beveiligde dataservers in Dublin en Frankfurt
Gebruikerssynchronisatie: Om de veiligheid te handhaven, synchroniseert het systeem gebruikerslijsten minstens elke 30 dagen om ervoor te zorgen dat verwijderde of gedeactiveerde gebruikers geen toegang meer hebben tot de bibliotheek.
Vereiste machtigingen
Omdat deze functie bedrijfsbrede kennis beheert, zijn specifieke machtigingen vereist. Om de bibliotheek te bekijken, bestanden te uploaden, mappen te beheren of het AI-toegangsvakje aan te vinken, moet een gebruiker een van de volgende machtigingen aan zijn account hebben toegewezen:
Manage Document library - AI (Biedt volledige rechten voor Maken, Lezen, Bijwerken en Verwijderen, plus de mogelijkheid om het AI-vinkje in of uit te schakelen).
Premium Bid Delivery documents library
Neem contact op met uw organisatiebeheerder als deze machtigingen aan uw profiel moeten worden toegevoegd.
Article Ref: 110820261213