Klare Kommunikation ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf der Ausschreibung. In diesem Abschnitt erläutern wir die Fragenverwaltung in Mercell Ausschreibung, über die Bieterunternehmen Fragen zu Ihrer Ausschreibung einreichen können.
Bieterunternehmen können über das Lieferantenportal Fragen zu aktiven Vergabeverfahren an die beschaffende Stelle senden. Fragen zu weiteren Informationen können bis zur Frist eingereicht werden, die die beschaffende Stelle in der Beschaffungsbekanntmachung angegeben hat.
Nach Veröffentlichung Ihrer Bekanntmachung können Bieterunternehmen Fragen stellen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Öffnen Sie zur Verwaltung auf der Übersicht der Bekanntmachung die Registerkarte „Fragen zu weiteren Informationen“. Dort werden alle eingegangenen Fragen aufgelistet.
Gibt es unbeantwortete Fragen zu einem aktiven Vergabeverfahren, erscheint vor dessen Namen ein weißes Fragezeichen. Die erstellende Person wird außerdem über jede eingehende Frage per E-Mail informiert.
Unbeantwortete Fragen werden auch auf der Informationsseite der Bekanntmachung angezeigt. Klicken Sie dort auf „Zur Fragenverwaltung“, um die Fragen zu prüfen und eine Antwort zu erstellen.
Fragen zu weiteren Informationen für die vollständige Fragenverwaltung
In der Fragenverwaltung können Sie eingegangene, in Bearbeitung befindliche und beantwortete Fragen verwalten sowie neue Fragen und Antworten erstellen.
Eingegangen
Diese Ansicht zeigt eine Liste der eingegangenen, unbeantworteten Fragen.
Beantworten
Klicken Sie auf „Beantworten“ und füllen Sie das Formular aus:
Antwort: Geben Sie Ihre Antwort in das Feld ein.
Verknüpfungen: Sie können der Antwort eine Verknüpfung hinzufügen.
Anhänge: Sie können einen Anhang hinzufügen. Einzelne Dateien dürfen höchstens 100 Megabyte groß sein; die Gesamtzahl der Anhänge ist unbegrenzt.
Empfänger: Zeigen Sie die E-Mail-Adressen der empfangenden Personen an.
Zusätzliche Empfänger: Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, an die Sie die Antworten senden möchten, jeweils eine Adresse pro Zeile. Die Antworten werden automatisch an alle Personen gesendet, die die Ausschreibung eingesehen haben.
Speichern und veröffentlichen: Eine E-Mail mit der Antwort wird an die eingegebenen Adressen und an alle Personen gesendet, die die Ausschreibung eingesehen haben.
Mit „Speichern“ speichern Sie die ausgefüllten Angaben, ohne sie zu versenden. Die Frage wird anschließend auf die Registerkarte „In Bearbeitung“ verschoben. „Als unbeantwortet zurückstellen“ löscht die Antwort und verschiebt alle mit dieser Frage zusammengefassten Fragen zurück zu „Eingegangen“.
Ausgewählte Fragen zu einer einzigen Frage zusammenfassen
Wählen Sie die gewünschten Fragen aus und klicken Sie auf „Ausgewählte Fragen zu einer einzigen Frage zusammenfassen“.
Wählen Sie die Fragen einzeln oder über „Alle auswählen“ gemeinsam aus.
Die Frage öffnet sich in einem Fenster wie in der Ansicht „Beantworten“. Ausführliche Hinweise zur Bearbeitung finden Sie im entsprechenden Abschnitt.
In Bearbeitung
Diese Ansicht zeigt Fragen, deren Beantwortung begonnen wurde, deren Antworten aber noch nicht veröffentlicht wurden.
Bearbeiten
Die Frage öffnet sich in einem Fenster wie in der Ansicht „Unbeantwortet, jetzt beantworten“. Ausführliche Hinweise finden Sie im entsprechenden Abschnitt.
Ausgewählte Antworten versenden
Mit dieser Funktion versenden Sie mehrere Antworten in einer einzigen E-Mail.
Wählen Sie die Fragen einzeln oder über „Alle auswählen“ gemeinsam aus.
Empfänger: Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, an die Sie die Antworten senden möchten, jeweils eine pro Zeile. Die Antworten werden automatisch an alle Personen gesendet, die die Ausschreibung eingesehen haben.
„Empfänger anzeigen“ zeigt die vollständige Liste der Personen an, die die Ausschreibung eingesehen haben.
Mit „Bearbeiten“ können Sie die Antwort vor dem Versand ändern.
Wenn die Antworten fertig sind, klicken Sie auf „Ausgewählte Antworten als eine E-Mail versenden“.
Neue Frage/Antwort erstellen
Im Abschnitt „In Bearbeitung“ können Sie neue Fragen und Antworten erstellen. Dafür stehen dieselben Funktionen wie für Fragen in Bearbeitung zur Verfügung. Ausführliche Hinweise zum Erstellen neuer Fragen finden Sie im Abschnitt „Beantworten“.
Beantwortet
Die Registerkarte „Beantwortet“ enthält die bereits beantworteten Fragen. Dafür stehen dieselben Funktionen wie für Fragen in Bearbeitung zur Verfügung. Ausführliche Hinweise zur Verwaltung beantworteter Fragen finden Sie im Abschnitt „In Bearbeitung“.
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