Tu peux assigner des types de congé et des politiques d'absence aux employés directement lors de la création de leur profil d'employé. Tu peux aussi sauter cette étape et les assigner plus tard. Tu peux le faire avec des employés individuels (y compris) ou par sélection multiple.
1. Assigner des types d'absence à un employé individuel
Va à Congé > Entreprise
Ici, tu obtiens un aperçu de tous les employés et de leurs types d'absence et des politiques qui leur sont assignées.
Pour assigner une politique à un employé, suis ces étapes :
Trouve l'employé
Clique sur les trois points à la fin droite de la colonne de l'employé
Choisis Gérer les politiques dans le menu pop-up
Tu vois ici tous les types d'absence avec les politiques assignées correspondantes
Effectue les changements nécessaires et choisis la politique souhaitée dans la sélection sous Assigner la politique
Appuie sur Enregistrer les modifications
Tu peux décider à partir de quand cette politique s'applique lorsque tu la choisis.
Date de début : disponible pour les nouvelles recrues, pour faciliter les premières assignations
Cette année : disponible pour tous les employés qui ne sont pas encore assignés à une politique (comme les nouveaux employés) et le droit est calculé comme si la politique avait été assignée au début de l'année
Aujourd'hui : toujours disponible pour assigner les politiques immédiatement
L'année prochaine : toujours disponible pour planifier les assignations pour l'année à venir
Si des règles d'adaptation s'appliquent à la politique, Kenjo calcule automatiquement le solde en fonction des règles et des informations du profil d'employé.
2. Modifier le droit
Si tu souhaites modifier manuellement le droit calculé, suis ces étapes :
Va dans le menu de gauche vers Congé > Entreprise
Clique sur les trois points à la fin droite de la colonne de l'employé
Choisis Ajuster le solde dans le menu pop-up
Entre le nouveau solde et clique sur Ajuster
Tu peux également ajuster le report et les jours pris de la même manière.
Note :
Par défaut, seuls les employés actifs te sont montrés dans l'aperçu. Si tu souhaites ajuster les politiques pour des employés inactifs, tu peux cocher la case Afficher les employés inactifs sous le filtre Statut de l'employé.
Tu peux cacher les cartes avec les détails d'absence à tes employés. Les détails des cartes d'absence doivent informer tes employés sur la façon dont leurs règlementations d'absence sont configurées, afin qu'ils comprennent leur solde. Cependant, tu as la possibilité de masquer ces informations dans la configuration de chaque règlementation d'absence.
3. Pour plusieurs employés (action de masse)
Tu peux assigner les politiques à tes employés non seulement individuellement, mais aussi en gros. Pour cela, tu dois suivre quelques étapes simples :
Après avoir créé une politique, on te demandera si tu souhaites maintenant assigner des employés à cette politique. Clique sur OUI, ASSIGNER DES EMPLOYÉS.
Choisis dans la liste les employés que tu veux assigner à cette politique. Ici, tu peux utiliser les filtres pour sélectionner certains groupes d'employés
Tu peux ensuite ajouter tes employés en cliquant sur le bouton bleu à côté de leur nom, ou si tu veux assigner tous tes employés, clique sur TOUT AJOUTER
Quand tu as terminé, clique sur SUIVANT
Ensuite, tu dois choisir la date d'application. Ici, tu as plusieurs options (dépendant des réglages de politique) :
Prochain cycle : Cette option est toujours disponible pour planifier les assignations pour le prochain cycle annuel.
Début du cycle : Cette option est pour les employés qui n'ont pas d'assignations antérieures (p. ex. nouveaux employés), et te permet de simuler que la politique a été assignée au début du cycle annuel.
Date de début personnalisé : Ici, tu peux choisir n'importe quelle date pour appliquer cette politique
Date de début de l'employé : Cette option convient aux nouveaux employés pour faciliter les premières assignations.
Une fois que tu as sélectionné la date d'application, Kenjo affiche automatiquement le solde de départ calculé. Si la politique, par exemple,. inclut l'option "Date de début au prorata", les nouveaux employés auront automatiquement moins de jours de congé que ceux qui ont commencé le cycle précédent.
Et voici comment le processus apparaîtra :
Note :
Lorsque tu assignes des employés, tu vois une liste des employés suivants :
-> Tous les employés de l'entreprise qui ne sont pas déjà assignés à cette politique
-> Ceux qui ne sont pas assignés à une autre politique avec d'autres unités de rémunération (jours ou heures). Par exemple, si tu es déjà assigné à une politique basée sur les heures, tu ne peux pas être assigné à cette politique basée sur les jours (dans ce cas, tu devras d'abord désassigner la politique basée sur les heures avant d'assigner la politique basée sur les jours).
Nouvelle assignation :
Un employé ne peut être assigné qu'à une politique dans une catégorie de types d'absence.
Si un employé est déjà assigné à une autre politique dans cette catégorie, la politique déjà assignée sera affichée dans la colonne "Politique actuelle". Si tu choisis d'assigner cet employé à la nouvelle politique, cela signifie qu'il sera réassigné de la politique déjà assignée.
4. Gérer les employés d'une politique
Si tu décides d'assigner des employés à ta politique plus tard et non juste après la création de la politique d'absence, tu peux le faire.
Va simplement à tout moment à :
Congé > Réglages > Politique
Clique sur les trois points à côté de la politique à laquelle tu veux assigner des employés
Puis clique sur Gérer les employés et suis les mêmes étapes que décrites ci-dessus
