1. Gesetzliche Vorgaben und Systemverhalten verstehen
Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen in Deutschland haben Mitarbeiter die Möglichkeit, nicht genutzten Jahresurlaub von einem Jahr auf das nächste zu übertragen. Wenn Du bei Kenjo die Urlaubsregelungen erstellst, musst Du auswählen, ob es Deinen Mitarbeitern erlaubt ist, ungenutzte Urlaubstage von einem Jahr auf das nächste zu übertragen.
An dieser Stelle musst Du auch eine Frist für die Inanspruchnahme dieser Tage festlegen. Nach Ablauf der von Euch festgelegten Übertragungsfrist setzt Kenjo alle übertragenen Beträge automatisch auf Null zurück. Daher ist es äußerst wichtig, dass Mitarbeiter daran erinnert werden, alle übertragbaren Tage vor dem Verfallsdatum zu nehmen, zu genehmigen und zu bearbeiten.
Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Logik: Falls Du festgelegt hast, dass maximal 23 Tage des im letzten Jahr angesammelten und nicht genutzten Urlaubs bis zu 3 Monate ins Folgejahr übertragen werden können, treten folgende Bedingungen ein:
Mitarbeiter müssen die übertragenen Tage vor dem 31. März beantragen.
Vorgesetzte müssen die Anträge vor dem 31. März genehmigen.
Mitarbeiter müssen diese Tage vor dem 31. März nutzen.
Hinweis:
Nach Ablauf der von euch festgelegten Übertragungsfrist setzt Kenjo alle übertragenen Beträge automatisch auf Null zurück. Daher ist es äußerst wichtig, dass Mitarbeiter daran erinnert werden, alle übertragbaren Tage vor dem Verfallsdatum zu nehmen, zu genehmigen und zu bearbeiten.
2. Aktuelle Einstellungen überprüfen
Um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen über die Übertragungskonfigurationen (die für den vorherigen Zyklus festgelegt wurden) weitergegeben werden, führst Du folgende Schritte aus:
Klicke auf Abwesenheiten > Einstellungen > Richtlinien > Richtlinieneinstellungen > Guthaben.
Prüfe, ob der Regler bei Erlaube den Übertrag ungenutzten Anspruchs in den nächsten Zyklus nach rechts geschoben ist.
Kontrolliere, ob der Verfallszeitraum bei Verfällt nach auf eine bestimmte Anzahl an Monaten oder Wochen begrenzt ist.
3. Resturlaub und -verfall einstellen
Hier kannst Du auswählen, wie das Guthaben Deiner Mitarbeiter für die Richtlinie, die du erstellst/ bearbeitest, verwaltet werden soll.
1. Negativen Kontostand in aktuellem Zyklus erlauben | Wenn aktiviert, können Deine Mitarbeiter Urlaub über ihr verfügbares Guthaben hinaus beantragen. Das negative Guthaben kann begrenzt oder unbegrenzt festgelegt werden. |  |
2. Erlaube den Übertrag ungenutzten Anspruchs in den nächsten Zyklus | Wenn aktiviert, können Mitarbeiter nicht genutztes Guthaben in den nächsten Jahreszyklus mitnehmen. Das übertragene Guthaben kann begrenzt oder unbegrenzt sein, mit einer zeitlichen Begrenzung für dessen Gültigkeit. Wenn Du möchtest, dass Deine Mitarbeiter unbegrenzt den Resturlaub nehmen können, wähle Verfällt nicht. |  |
3. Aktuelles Guthaben auf volle Tage aufrunden (nur für tagesbasierte Richtlinien) | Das Runden erfolgt nur, wenn ein Guthaben gewährt wird.
Beispiel: Jahreszyklus ab 1. Januar, monatliche Gewährung, z. B. 23 Tage jährlich → 23/12 = 1,92 Tage pro Monat.
1. Abrunden auf das vorherige Intervall: Der Mitarbeiter erhält am 1. jedes Monats 1 Tag.
2. Aufrunden auf das nächste Intervall: Der Mitarbeiter erhält am 1. jedes Monats 2 Tage.
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4. Richtliniendetails in Abwesenheitskarten anzeigen | Wenn aktiviert, sehen Mitarbeiter die Details ihrer Abwesenheitsrichtlinie auf der Seite Abwesenheit → Persönlich in der entsprechenden Karte. |
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Nachdem du die Einstellungen getroffen hast, klicke auf SPEICHERN.
4. Erinnerung an Mitarbeiter erstellen
Neben den internen Kommunikationsmitteln Deines Unternehmens kannst Du auch die Ankündigungsfunktion von Kenjo nutzen, um Deine Mitarbeiter zu informieren.
Navigiere zu Home > Neuen Beitrag erstellen.
Füge einen neuen Beitrag hinzu.
Lege ein Datum fest, an dem der Beitrag sichtbar sein soll.
Hier ist ein Beispieltext für Deine Ankündigung:
Hallo Team,
wir möchten Euch hiermit daran erinnern, dass Ihr noch bis zum Datum maximal X ungenutzte Urlaubstage aus dem letzten Jahr nehmen könnt. Nach Ablauf der Frist dürft Ihr die übertragenen Tage nicht mehr nutzen, auch wenn diese von Eurem Vorgesetzten genehmigt wurden. Bitte reicht den gesamten Resturlaub aus dem Jahr 2026 bis Datum, das Euren Mitarbeitern genügend Zeit lässt, alle ungenutzten Übertragungstage zu nehmen ein.
Nur für Manager: Bitte bearbeitet alle Urlaubsanträge bis zum Datum.
Vielen Dank
Euer HR-Team
